👨🏫1. PANEL DE CONTROL
La opción Configuración y Administración del Sistema reúne las funcionalidades que permiten parametrizar, administrar y controlar los aspectos generales de Mensajero Digital.
Desde este módulo podrá configurar la estructura organizacional, administrar usuarios y perfiles, gestionar entidades, controlar la facturación, definir series documentales, configurar almacenamiento físico e integrar la plataforma con servicios externos como el robot de correo electrónico.
Importante: Algunas funcionalidades pueden estar restringidas según el perfil y los permisos asignados a cada usuario.
Empresa
Esta opción permite configurar la estructura organizacional que utilizará Mensajero Digital.
Desde aquí podrá:
Crear y administrar empresas.
Configurar dependencias, áreas o departamentos.
Definir la estructura organizacional.
Modificar información general de la entidad.
Gestionar sucursales o unidades operativas cuando aplique.
La correcta configuración de la organización es fundamental para el funcionamiento adecuado de los procesos, formularios, usuarios y permisos.
Facturación y Suscripción / Plan
Permite consultar la información relacionada con los servicios contratados y la facturación de la plataforma.
Desde esta opción podrá:
Consultar planes contratados.
Verificar usuarios incluidos en cada plan.
Revisar créditos disponibles.
Consultar facturas emitidas.
Descargar facturas.
Verificar el estado de pago.
Consultar saldos pendientes.
Revisar el historial de facturación.
Esta información facilita el control administrativo y financiero de los servicios contratados.
Usuarios
Permite administrar los usuarios que tendrán acceso a Mensajero Digital.
Desde esta funcionalidad podrá:
Crear nuevos usuarios.
Modificar información existente.
Activar usuarios.
Inactivar usuarios.
Restablecer contraseñas.
Cambiar perfiles de acceso.
Consultar usuarios registrados.
Importante: Los usuarios no pueden eliminarse físicamente del sistema con el fin de preservar la trazabilidad y auditoría de la información. Cuando un usuario deja de utilizar la plataforma deberá ser inactivado.
Perfiles
Permite configurar los perfiles de acceso y seguridad de la plataforma.
Desde esta opción podrá:
Crear perfiles.
Modificar perfiles existentes.
Definir permisos.
Controlar accesos a menús.
Restringir funcionalidades.
Asignar privilegios administrativos.
Los perfiles permiten garantizar que cada usuario únicamente acceda a las funcionalidades autorizadas según su rol dentro de la organización.
Datos Maestros
Entidades
Permite administrar las personas y organizaciones que interactúan con los procesos de la plataforma.
Desde esta opción podrá:
Crear entidades.
Modificar entidades existentes.
Completar información de terceros.
Registrar personas naturales.
Registrar personas jurídicas.
Administrar proveedores.
Administrar clientes.
Gestionar sucursales.
Estas entidades pueden ser utilizadas en formularios, procesos, trámites y recepción de documentos electrónicos.
Series Documentales
Permite administrar la estructura documental de la organización.
Desde esta opción podrá:
Crear series documentales.
Crear subseries documentales.
Modificar estructuras existentes.
Organizar la clasificación documental.
Apoyar procesos de gestión documental.
La correcta definición de series y subseries facilita la organización, consulta y conservación de la información institucional.
Almacenamiento Físico
Permite administrar la ubicación física de documentos dentro de archivos o centros de almacenamiento.
Desde esta funcionalidad podrá configurar:
Bodegas.
Estanterías.
Filas.
Entrepaños.
Cajas.
Ubicaciones físicas.
Esta estructura facilita la localización y trazabilidad de documentos físicos almacenados por la organización.
Integraciones
Escucha de Correo Electrónico
Permite configurar el Robot de Escucha de Correo Electrónico y las reglas de procesamiento automático de mensajes.
Esta funcionalidad permite integrar Mensajero Digital con cuentas de correo electrónico, especialmente Gmail y otros servicios compatibles.
Entre sus principales capacidades se encuentran:
Leer correos electrónicos automáticamente.
Identificar remitentes.
Descargar archivos adjuntos.
Extraer facturas electrónicas.
Clasificar documentos recibidos.
Crear radicados automáticamente.
Iniciar procesos de trámite.
Distribuir documentos según reglas de negocio.
Reducir tareas manuales de recepción documental.
Este módulo es especialmente utilizado para la automatización de:
Recepción de facturas electrónicas.
Gestión documental.
Correspondencia recibida.
Procesos de cuentas por pagar.
Automatización de radicación.
Mi Cuenta
Permite administrar la información personal del usuario conectado.
Desde esta opción podrá:
Actualizar su fotografía de perfil.
Modificar su nombre.
Actualizar su número celular.
Configurar preferencias personales.
Cambiar su contraseña.
Configurar autenticación de dos factores (2FA).
Importante: Por razones de seguridad y trazabilidad, el correo electrónico asociado a la cuenta no puede ser modificado directamente por el usuario. Si requiere realizar este cambio deberá solicitarlo al administrador de la plataforma.
Recomendación
Antes de comenzar a utilizar Mensajero Digital, se recomienda configurar adecuadamente la estructura organizacional, los usuarios, perfiles y datos maestros. Una correcta parametrización inicial permitirá aprovechar al máximo las funcionalidades de automatización, gestión documental y administración de procesos que ofrece la plataforma.
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