Series

En esta opción podrá administrar las Series Documentales y sus respectivas Subseries Documentales, las cuales constituyen la base de la organización documental dentro de Mensajero Digital.

Las series representan los grandes grupos documentales (por ejemplo: Actas, Afiliaciones, Ahorros, Activos Fijos, entre otros), mientras que las subseries permiten clasificar de manera más específica cada tipo de documento o trámite relacionado.

Funcionalidades disponibles

• Agregar Serie (tipo de documento): Permite crear nuevas series documentales.

• Agregar Subserie (asunto): Permite crear subseries asociadas a una serie existente.

• Modificar Series y Subseries: A través del botón de edición podrá actualizar la información de cada registro.

• Consultar Subseries: Al expandir una serie, podrá visualizar todas las subseries asociadas.

• Buscar y filtrar: Permite localizar rápidamente una serie documental específica.

Importancia de las Series y Subseries

Las Series y Subseries Documentales son uno de los elementos más importantes de la configuración de Mensajero Digital.

Cuando se diseñan y configuran los procesos, formularios o flujos documentales dentro de la plataforma, a cada proceso se le asigna una Serie Documental y una Subserie Documental.

Gracias a esta configuración:

• Todos los documentos que ingresen por ese proceso quedarán automáticamente clasificados en la serie y subserie correspondiente.

• Se garantiza una correcta organización documental.

• Se facilita la búsqueda y recuperación de información.

• Se mejora el control, trazabilidad y conservación de los documentos.

• Se asegura una clasificación homogénea de la información en toda la organización.

Por ejemplo, si un proceso de "Solicitud de Bonos" está asociado a la Serie Activos Fijos y a la Subserie Solicitud de Bonos, todos los documentos radicados a través de dicho proceso quedarán clasificados automáticamente bajo esa estructura documental.

Consideración importante

Las Series y Subseries Documentales son genéricas y compartidas para todas las empresas usuarias de Mensajero Digital. Por esta razón, se recomienda utilizarlas siguiendo criterios documentales estándar y evitando crear estructuras redundantes o duplicadas, garantizando así una clasificación uniforme dentro de la plataforma.