Búsqueda con IA en la bandeja
Encuentre radicados escribiendo en lenguaje natural lo que busca; la IA arma los filtros por usted y usted puede ajustarlos antes de aplicar.
¿Qué es la búsqueda con IA?
La búsqueda con IA le permite encontrar radicados escribiendo lo que busca con sus propias palabras, sin tener que elegir campo por campo. Por ejemplo, en lugar de configurar manualmente el tipo, el estado y un rango de fechas, puede escribir:
«facturas de Afianzamiento Solidario del mes pasado sin tramitar»
La IA interpreta la frase y arma los filtros equivalentes en el buscador. Usted revisa el resultado, lo ajusta si hace falta y aplica la búsqueda.
Importante: La IA no decide ni oculta nada: solo traduce su frase a los mismos filtros que usted podría configurar a mano. Los filtros quedan visibles y editables antes de ejecutar la búsqueda.
Dónde encontrarla
En la bandeja de trabajo, haga clic en el botón Buscar de la barra superior.
Se abrirá el panel «Búsqueda de radicados con filtros».
En la parte superior encontrará el campo «Búsqueda con IA» junto al botón Buscar con IA.
El campo muestra un ejemplo como pista; ese ejemplo usa el nombre de una entidad real de su empresa y va cambiando.
Cómo usarla
Escriba en el campo «Búsqueda con IA» lo que desea encontrar, en lenguaje natural.
Presione Buscar con IA (o la tecla Enter).
Espere unos segundos mientras la IA interpreta su frase.
Los filtros generados aparecerán en el buscador, ya aplicados a la tabla de radicados.
Revise los filtros: puede modificar, agregar o eliminar cualquiera y volver a aplicar con Aplicar.
Consejo: Entre más específica sea su frase, mejor será el resultado. Puede combinar tipo de documento, estado, fechas, remitente, proceso, etc. en una sola frase.
Qué puede buscar
La IA reconoce los mismos campos del buscador y los ancla a la información real de su empresa (tipos de radicado, series, subseries, procesos, entidades y usuarios):
Tipo de radicado
«facturas», «memorandos»
Estado
«sin tramitar», «archivados», «cancelados»
Fechas (incluso relativas)
«de junio», «del mes pasado», «esta semana»
Entidad remitente
«de Coopidrogas», «radicados de La Equidad»
Responsable / en bandeja de
«asignados a Ana Gómez»
Proceso
«del proceso de retiro voluntario»
Serie / SubSerie
«solicitudes de retiro», «cartera»
Valor de factura
«facturas por más de 5 millones»
Números y referencias
«orden de compra AC1231», «nota crédito 2415»
Fechas relativas: La IA convierte expresiones como «ayer», «el mes pasado» o «de marzo» a las fechas exactas del calendario, tomando como referencia el día actual.
Ejemplos de búsquedas
«facturas pendientes de julio» → Tipo Factura + Estado En trámite + Fecha de radicación entre el 1 y el 31 de julio.
«solicitudes de retiro pendientes» → Serie Solicitudes + SubSerie que contiene retiro + Estado En trámite.
«radicados del proceso de retiro voluntario» → Proceso Retiro Voluntario del Fondo de Empleados.
«facturas por más de 5 millones sin tramitar» → Valor de factura mayor a 5.000.000 + Estado En trámite.
«lo que tiene asignado Juan Pérez esta semana» → Responsable Juan Pérez + rango de fechas de la semana.
Advertencias
Si la IA no puede traducir una parte de su frase, o si un dato es ambiguo, se lo indicará con un mensaje de advertencia debajo del campo de búsqueda. Por ejemplo:
No encontró un remitente, usuario o proceso exacto: deja ese filtro sin completar para que usted lo seleccione manualmente. Si hay varias coincidencias, le muestra algunas para que elija.
Parte no interpretable: avisa qué término no pudo convertir en filtro (por ejemplo, «los urgentes»), sin inventar filtros.
Puede cerrar las advertencias con la ✕ y completar o corregir los filtros a mano.
Buenas prácticas y límites
La búsqueda con IA trabaja sobre los datos del radicado (tipo, estado, fechas, remitente, proceso, etc.), no sobre el contenido interno de los documentos adjuntos.
El filtro Proceso encuentra radicados según su tarea pendiente actual, por lo que aplica a documentos en trámite dentro de ese flujo.
Si el resultado no es el esperado, ajuste los filtros generados a mano o reformule su frase.
La búsqueda con IA está incluida en su plan dentro de la bolsa de IA. Existe un límite de uso por hora por usuario para garantizar un uso justo; en condiciones normales no lo notará.
Resumen rápido
1
Abra la bandeja y haga clic en Buscar
2
Escriba su frase en «Búsqueda con IA»
3
Presione Buscar con IA (o Enter)
4
Revise los filtros generados y las advertencias
5
Ajuste lo que necesite y presione Aplicar
Si tiene dudas adicionales sobre la búsqueda con IA, consulte con el administrador del sistema.
Última actualización