Esta guía explica cómo usar las etiquetas en la bandeja de radicados para organizar, clasificar y filtrar sus documentos.
¿Qué son las etiquetas?
Las etiquetas son etiquetas de color que permiten clasificar y organizar los radicados. Puede usarlas para:
Agrupar documentos por tema, prioridad o proyecto
Filtrar rápidamente los radicados que le interesan
Archivar documentos para tenerlos fuera de la bandeja principal sin borrarlos
Cada etiqueta tiene un nombre y un color para distinguirla fácilmente.
Dónde ver las etiquetas
Panel lateral izquierdo: En la sección "Etiquetas" puede ver todas sus etiquetas. Si hace clic en una, la bandeja muestra solo los radicados que tienen esa etiqueta asignada.
Cada fila del radicado: Las etiquetas asignadas a un documento se muestran como chips o insignias de color junto al radicado.
Editar una etiqueta
En el panel lateral, coloque el cursor sobre la etiqueta que desea editar.
Haga clic en el icono de lápiz que aparece al lado.
Modifique el nombre o el color.
Guarde los cambios.
Eliminar una etiqueta
En el panel lateral, coloque el cursor sobre la etiqueta que desea eliminar.
Haga clic en el icono de papelera (rojo).
Confirme la eliminación.
Nota: Si la etiqueta está asignada a documentos, deje claro si se elimina solo la etiqueta o también las asignaciones. Normalmente, al eliminar una etiqueta se quita de todos los documentos que la tenían, pero los radicados permanecen en la bandeja.
Asignar etiquetas a un radicado
Hay dos formas de asignar etiquetas a un documento:
Desde el menú contextual del radicado
Localice el radicado en la tabla de la bandeja.
Haga clic derecho sobre la fila del radicado.
Seleccione Agregar etiqueta en el menú que aparece.
Se abrirá una ventana con la lista de etiquetas disponibles.
Marque las etiquetas que desea asignar y elija cómo aplicarlas (ver más abajo).
Desde la ventana de gestión de etiquetas
Abra el diálogo de etiquetas con el botón + en el panel lateral.
Use el botón Crear o gestionar etiquetas dentro del diálogo de asignación de etiquetas.
Etiquetar vs. Mover a etiqueta
Al asignar una etiqueta a un documento, puede elegir entre dos modos:
Etiquetar
El documento sigue visible en la bandeja principal.
Se muestra la etiqueta como chip junto al radicado.
Sirve para clasificar sin sacar el documento de la vista general.
Mover a etiqueta
El documento se oculta de la bandeja principal.
Solo volverá a aparecer cuando filtre la bandeja por esa etiqueta en el panel lateral.
Sirve para archivar o dejar documentos aparte sin perderlos.
Analogía: Es similar a Gmail: "Etiquetar" aplica una etiqueta al mensaje; "Mover" lo archiva y solo se ve al abrir esa etiqueta.
Cambiar el modo de una etiqueta asignada
Si un documento ya tiene una etiqueta asignada:
Puede cambiar entre Etiquetar y Mover usando los botones correspondientes en el diálogo de etiquetas del documento.
Etiquetar: el documento vuelve a mostrarse en la bandeja principal.
Mover: el documento se oculta de la bandeja principal.
Quitar una etiqueta de un radicado
Abra el menú contextual del radicado (clic derecho).
Elija Agregar etiqueta.
En la lista, desmarque la casilla de la etiqueta que quiere quitar.
Cierre el diálogo.
El radicado dejará de tener esa etiqueta asignada.
Filtrar la bandeja por etiqueta
En el panel lateral, en la sección Etiquetas, haga clic en la etiqueta deseada.
La bandeja mostrará solo los radicados que tienen esa etiqueta asignada.
Los documentos que estaban "movidos" (ocultos de la bandeja principal) también aparecerán al filtrar por esa etiqueta.
Para volver a ver todos los documentos, haga clic en una opción superior del menú (por ejemplo, "Entrada", "Mis pendientes", etc.) para quitar el filtro por etiqueta.
Resumen rápido
Acción
Cómo hacerlo
Crear etiqueta
Botón + en la sección Etiquetas del panel lateral
Editar etiqueta
Icono lápiz al pasar el cursor sobre la etiqueta
Eliminar etiqueta
Icono papelera al pasar el cursor sobre la etiqueta
Asignar etiqueta
Clic derecho en el radicado → Agregar etiqueta
Etiquetar (visible)
Marcar casilla + botón "Etiquetar" en el diálogo
Mover (oculto)
Marcar casilla + botón "Mover" en el diálogo
Filtrar por etiqueta
Clic en la etiqueta en el panel lateral
Quitar etiqueta
Abrir diálogo → desmarcar la casilla de la etiqueta
Si tiene dudas adicionales sobre el uso de etiquetas, consulte con el administrador del sistema.
