Etiquetas en la bandeja de radicados
Clasifique y organice sus radicados con etiquetas de color. Las etiquetas de la empresa acompañan al radicado en todos sus traslados; las suyas son privadas.
¿Qué son las etiquetas?
Las etiquetas son marcas de color que permiten clasificar y organizar los radicados de su bandeja. Puede usarlas para:
Agrupar documentos por tema, prioridad o proyecto.
Filtrar rápidamente los radicados que le interesan.
Apartar documentos para tenerlos fuera de la bandeja principal sin borrarlos.
Cada etiqueta tiene un nombre y un color para distinguirla fácilmente.
Dos tipos de etiquetas
Mis etiquetas
Etiquetas de la empresa
Quién la ve
Solo usted
Todos los usuarios de la empresa
Al trasladar el radicado
Se queda con usted; el siguiente usuario no la ve
Acompaña al radicado por todo el proceso
Quién la crea o elimina
Usted
Administradores y quien tenga el permiso
¿Puede apartar de la bandeja?
Sí («Mover a etiqueta»)
No
Para qué sirve
Organizar su propia bandeja
Clasificar el radicado para toda la entidad
Las etiquetas de la empresa se distinguen por el ícono de edificio y aparecen agrupadas bajo el título «De la empresa», tanto en el panel lateral como en la ventana de asignación.
Cuándo usar cada una. Si el rótulo solo tiene sentido para usted («revisar con jefe», «ojo con este»), use una etiqueta propia. Si es una clasificación que debe conservarse mientras el radicado pasa por varias dependencias («Contratación», «Tutela», «Prioridad alta»), use —o solicite— una etiqueta de la empresa.
Dónde ver las etiquetas
Panel lateral izquierdo: en la sección Etiquetas verá primero las de la empresa y luego las suyas. Al hacer clic en una, la bandeja muestra solo los radicados de su bandeja que la tienen asignada.
En cada radicado: las etiquetas asignadas se muestran como insignias de color junto al radicado. Las de la empresa llevan el ícono de edificio.
El número que aparece al lado de cada etiqueta indica cuántos radicados de su bandeja la tienen asignada, también en las de la empresa.
Crear una etiqueta
En el panel lateral, busque la sección Etiquetas.
Haga clic en el botón + (más) al lado de «Etiquetas».
Escriba el nombre de la etiqueta (por ejemplo, «Urgente» o «Proyecto X»).
Seleccione un color.
Presione Crear.
La nueva etiqueta aparecerá en el panel lateral y podrá asignarla a radicados. No puede repetir el nombre de una etiqueta que ya tenga; el sistema se lo advierte al guardar.
Crear una etiqueta de la empresa
Hace falta ser administrador o tener el permiso «Crear y Editar Etiquetas Compartidas» en su perfil (se asigna desde Panel de control → Perfiles). Si es su caso, en el formulario de creación aparece la casilla «Compartir con toda la empresa». Al marcarla, la etiqueta:
La verán todos los usuarios de la empresa.
Acompañará al radicado cuando se traslade a otra dependencia.
No podrá usarse para apartar radicados de la bandeja.
El alcance se decide al crear: una etiqueta personal no se convierte después en etiqueta de empresa, ni al revés.
Editar una etiqueta
En el panel lateral, coloque el cursor sobre la etiqueta que desea editar.
Haga clic en el ícono de lápiz que aparece al lado.
Modifique el nombre o el color y guarde.
En las etiquetas de la empresa, los íconos de lápiz y papelera solo aparecen si tiene permiso para gestionarlas.
Eliminar una etiqueta
En el panel lateral, coloque el cursor sobre la etiqueta que desea eliminar.
Haga clic en el ícono de papelera (rojo).
Confirme la eliminación.
Al eliminar una etiqueta se quita de todos los documentos que la tenían, pero los radicados permanecen en la bandeja.
Cuidado con las etiquetas de la empresa: al eliminar una, desaparece para todos los usuarios. El mensaje de confirmación le indica cuántos radicados quedarán sin esa clasificación.
Asignar etiquetas a un radicado
Localice el radicado en la bandeja de trabajo.
Haga clic derecho sobre la fila del radicado.
Seleccione Agregar etiqueta.
Se abrirá una ventana con las etiquetas disponibles, agrupadas en «De la empresa» y «Mis etiquetas».
Marque las que desea asignar y elija cómo aplicarlas (ver abajo).
Cualquier usuario que tenga el radicado en su bandeja puede asignar o quitar una etiqueta de la empresa: no se requiere permiso especial para clasificar.
Etiquetar vs. Mover a etiqueta
Al asignar una etiqueta puede elegir entre dos modos:
Etiquetar
El documento sigue visible en la bandeja principal.
La etiqueta se muestra como insignia junto al radicado.
Sirve para clasificar sin sacar el documento de la vista general.
Mover a etiqueta
El documento se retira de la bandeja principal y deja de contarse en los números del panel lateral.
Vuelve a aparecer al hacer clic en esa etiqueta en el panel lateral.
Sirve para apartar documentos sin perderlos.
Analogía: es similar a Gmail: «Etiquetar» aplica una etiqueta al mensaje; «Mover» lo archiva y solo se ve al abrir esa etiqueta.
Un radicado movido sigue siendo encontrable. No aparece al navegar la bandeja —ni en «Todos mis pendientes» ni en ninguna agrupación de «Cargar pendientes por»—, pero sí aparece al usar el botón Buscar. «Mover» despeja la bandeja de entrada, no esconde el documento.
«Mover» solo funciona con sus etiquetas personales. En las etiquetas de la empresa el botón aparece deshabilitado, a propósito: como las ve toda la entidad, si un usuario pudiera retirar el radicado con una de ellas, se lo estaría escondiendo a todos los demás.
Cambiar el modo de una etiqueta asignada
Si un documento ya tiene una etiqueta personal asignada, puede alternar entre Etiquetar y Mover con los botones correspondientes en la ventana de etiquetas del documento:
Etiquetar: el documento vuelve a mostrarse en la bandeja principal.
Mover: el documento se retira de la bandeja principal.
Quitar una etiqueta de un radicado
Abra el menú contextual del radicado (clic derecho).
Elija Agregar etiqueta.
En la lista, desmarque la casilla de la etiqueta que quiere quitar.
Cierre la ventana.
Filtrar la bandeja por etiqueta
En el panel lateral, sección Etiquetas, haga clic en la etiqueta deseada.
La bandeja mostrará solo los radicados de su bandeja que la tienen asignada.
Los documentos «movidos» también aparecen aquí: es la forma de volver a verlos.
Para quitar el filtro, haga clic en una opción superior del menú (por ejemplo, Todos mis pendientes).
Resumen rápido
Crear etiqueta
Botón + en la sección Etiquetas del panel lateral
Crear etiqueta de empresa
Marcar «Compartir con toda la empresa» al crear (requiere permiso)
Editar etiqueta
Ícono de lápiz al pasar el cursor sobre la etiqueta
Eliminar etiqueta
Ícono de papelera al pasar el cursor sobre la etiqueta
Asignar etiqueta
Clic derecho en el radicado → Agregar etiqueta
Etiquetar (visible)
Marcar la casilla + botón Etiquetar
Mover (apartado)
Marcar la casilla + botón Mover (solo en etiquetas personales)
Filtrar por etiqueta
Clic en la etiqueta en el panel lateral
Quitar etiqueta
Abrir la ventana → desmarcar la casilla de la etiqueta
Si tiene dudas adicionales sobre el uso de etiquetas, consulte con el administrador del sistema.
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