👨🏫Robot de escucha de correo electrónico.
Con esta funcionalidad, puedes extraer de forma automática las facturas electrónicas desde tu correo de gmail y que sean radicados automáticamente en Mensajero Digital.
Si su empresa recibe cientos de facturas electrónicas en su correo, esta es un excelente opción.
• ESCUCHA DE CORREO ELECTRÓNICO, el cual le permite extraer las facturas electrónicas desde UN correo de GMAIL y radicarlas a un único proceso de Mensajero Digital, todo de forma automática.
• LÓGICA DE DISTRIBUCIÓN: Permite configurar una lógica de distribución entre procesos, de la factura importada a mensajero digital. Debe tener en cuenta lo siguiente:
La vinculación es con una cuenta de correo de gmail. Si su operador es diferente, se puede crear una cuenta gratuita en gmail y redireccionar su cuenta del otro operador a la nueva cuenta de gmail, el proveedor no se dará cuenta de este redireccionamiento.
Mensajero radica todas las facturas en un único proceso por escucha y allí una persona debe direccionar a los procesos adecuados o si utiliza el módulo de lógica de distribución, nuestro sistema, hace una análisis y radica la factura en el proceso y tarea más adecuado y si no encuentra una lógica clara, la radica en un único proceso, para su distribución..
Estos correos electrónicos deben ser exclusivos para las facturas electrónicas, porque mensajero digital, lee cada correo y extrae el PDF y lo radica en Mensajero Digital, si es una factura electrónica. Y lo pone como leído sea factura electrónica o no.
El servicio se puede contratar por cada empresa del grupo o unificado de manera independiente.
Puede ingresar al siguiente link y observar un video de cómo funciona: https://enviared.com/escucha-del-correo-2/
El módulo de la escucha: Es de tipo cliente y por tanto debe estar instalado en un equipo, que no se apague, o en el caso de apagarlo, deben activar de nuevo el servicio.
Solo debe analizar el ahorro de tiempo y dinero, porque puede tener una persona por entidad extrayendo facturas una a una del correo, luego extrayendo el pdf y xml del .ZIP y luego radicando una a una en mensajero digital y ahora eso lo hará automáticamente Mensajero Digital día y noche y la persona ahora, solo hará direccionamientos a los procesos adecuados, aumentará la eficiencia de la persona, porque esta última actividad es más simple y podrá destinar tiempo para otras actividades. Además, evita errores, porque Mensajero Digital extrae los datos del proveedor y de la factura del xml y con esto radica automáticamente, completando los datos que vienen en el xml de la factura electrónica.
En la siguiente opción, puede descargar el robot de escucha.
PASOS BÁSICOS INICIALES
Descargar el robot de escucha de correo electrónico e instalarlo en un equipo que no se apague.
Debes crear o tener un correo electrónico en gmail exclusivo para recibir facturas electronicas. Es importante esta recomendación, porque si no es correo exclusivo para facturación, todos los correos que no sean facturas, los llevará a omitidos y los pondrá como leídos.
Acceder al correo electrónico de recepción de facturas electrónicas y crear tres etiquetas. Exactamente iguales a las siguientes:
Omitidos
Procesados
Transito
Nos debes enviar el correo electrónico de recepción de facturas electrónicas exclusivo de facturas electrónicas y la contraseña por medio del formulario de soporte https://app.mensajero.digital/cms/solicitud-servicio e indicando que deseas activar el servicio del robot de escucha de correo electrónico para facturas electrónicas..
Debes tener creado previamente el Proceso en la opción procesos que vas a asignar para la recepción y trámite de las facturas electrónicas.
Una vez nosotros te informemos que tenemos todo configurado. Ingresa a Panel de Control/Escucha de correo electrónico.
CONFIGURACIÓN DEL ROBOT DE ESCUCHA: Una vez hayas completado los pasos anteriores, ingresa a panel de control/escucha de correo electrónico.
Debes seleccionar una Empresa del Grupo y el proceso que vas a asignar para el trámite de facturas electrónicas.
Debes tener abierto el correo electrónico de recepción de facturación electrónica, unicamente la primera vez para configurar el robot de escucha de correo electrónica y siempre que requieras volver a configurar.
Ingresar al robot, con el usuario y contraseña de un usuario de mensajero digital , para este servicio.
Cuando pongas el usuario y contraseña, google te solicitará registrar las condiciones de seguridad.
Selecciona el correo de recepción de facturación electrónica.
Selecciona la opción demarcada en el cuadro rojo, Configuración avanzada.
Luego la siguiente opción demarcada en el cuadro rojo. Ir a Robot de extracción de Facturas Electrónicas (no seguro)
Luego selecciona la opción demarcada en el cuadro rojo. Seleccionar todo.
Luego presiona el botón continuar. Y te saldrá el siguiente mensaje que indica que ya esta conectado a google. Puedes cerrar la ventana e ingresa de nuevo al robot y ya te deben aparecer facturas, si las tenias en recibido y sin leer.
TIENES PROBLEMAS
Si por algún motivo, te las paso para omitidos, puedes hacer una de las siguientes acciones:
Pon los correos electrónicos en Omitidos como correos sin leer y luego los trasladas a recibidos y verifica en el robot que los este leyendo y en Mensajero Digital que esten siendo radicadas las facturas.
Verifica la contraseña del correo electrónico en el robot, ve a panel de control/escuha de correo electrónico e ingresa de nuevo la contraseña o verifica que este bien escrito el correo electrónico y luego verifica, en el Robot de escucha, que se esten leyendo las facturas y en Mensajero Digital que esten llegando.
Envia las facturas electrónicas que esten en omitidos a cto@enviared.co, pero debe tener claro que debe dar reenviar con los adjuntos, sin modificar nada y en el asunto pones que esta factura no la leyo el robot y debes al mismo tiempo enviar la incidencia por https://app.mensajero.digital/cms/solicitud-servicio anotando que se envio al correo las facturas.
Importante, para que una factura no vaya a omitidos, debe tener una presentación así:
Sin leer, y como adjunto un zip y dentro del zip debe venir un xml y un pdf, de lo contrario, no es una factura electrónica con estructura valida.
No valida
Si la factura viene en una de estas formas, el correo será llevado a omitidos, por no ser una factura electrónica, con una estructura valida. Por ello debe tener en cuenta, que no debe enviarnos este correo, porque no cumple con la normativa técnica.
LOGICA DE DISTRIBUCIÓN
Si necesita activar un proceso de trámite, según el nit del proveedor. Debes hacer lo siguiente:
Crear un proceso de trámite, por cada categoria. es decir: Facturas Administrativas, Facturas de Materia Prima, etc.
Selecciona la opcion demarcada en rojo.
Y saldra la siguiente ventana:
Debes poner en la opcion Nit/Identificación del Proveedor el nit del proveedor y en el campo Nit del Cliente (Empresa del grupo), su nit. Luego selecciona la empresa del grupo y el proceso que debe activarse cuando llegue una factura del nit configurado.
Eso lo deben realizar por cada nit.
Las facturas que lleguen el Robot de Escucha de correo electrónico, lo pimero que hará es verificar si existe una lógica configurada previamente, para el nit del proveedor y si existe, activa el proceso configurado, de lo contrario, activará el proceso generico que este aquí configurado.
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