# Robot para la extracción automatica de Facturas Electrónicas
Si su empresa recibe cientos de facturas electrónicas en su correo, esta es un excelente opción.
• **ESCUCHA DE CORREO ELECTRÓNICO**, el cual le permite extraer las facturas electrónicas desde UN correo de GMAIL y radicarlas a un único proceso de Mensajero Digital, todo de forma automática.
• **LÓGICA DE DISTRIBUCIÓN**: Permite configurar una lógica de distribución entre procesos, de la factura importada a mensajero digital. Debe tener en cuenta lo siguiente:
La vinculación es con una cuenta de correo de gmail. Si su operador es diferente, se puede crear una cuenta gratuita en gmail y redireccionar su cuenta del otro operador a la nueva cuenta de gmail, el proveedor no se dará cuenta de este redireccionamiento.
Mensajero radica todas las facturas en un único proceso por escucha y allí una persona debe direccionar a los procesos adecuados o si utiliza el módulo de lógica de distribución, nuestro sistema, hace una análisis y radica la factura en el proceso y tarea más adecuado y si no encuentra una lógica clara, la radica en un único proceso, para su distribución..
Estos correos electrónicos deben ser exclusivos para las facturas electrónicas, porque mensajero digital, lee cada correo y extrae el PDF y lo radica en Mensajero Digital, si es una factura electrónica. Y lo pone como leído sea factura electrónica o no.
El servicio se puede contratar por cada empresa del grupo o unificado de manera independiente.
Puede ingresar al siguiente link y observar un video de cómo funciona:
El módulo de la escucha: Es de tipo cliente y por tanto debe estar instalado en un equipo, que no se apague, o en el caso de apagarlo, deben activar de nuevo el servicio.
Solo debe analizar el ahorro de tiempo y dinero, porque puede tener una persona por entidad extrayendo facturas una a una del correo, luego extrayendo el pdf y xml del .ZIP y luego radicando una a una en mensajero digital y ahora eso lo hará automáticamente Mensajero Digital día y noche y la persona ahora, solo hará direccionamientos a los procesos adecuados, aumentará la eficiencia de la persona, porque esta última actividad es más simple y podrá destinar tiempo para otras actividades. Además, evita errores, porque Mensajero Digital extrae los datos del proveedor y de la factura del xml y con esto radica automáticamente, completando los datos que vienen en el xml de la factura electrónica.
{% embed url="" %}
En la siguiente opción, puede descargar el robot de escucha.
**Descarga el instalador:**
{% embed url="" %}
Ejecuta el instalador una vez finalice la descarga y sigue los pasos.
{% hint style="info" %}
**IMPORTANTE: SI ESTAS ACTUALIZANDO EL ROBOT, DEBES DESINSTALAR PRIMERO LA VERSIÓN ANTERIOR.**
{% endhint %}
**Si falla al instalar**, utiliza esta opción que es un .ZIP:
{% embed url="" %}
Descarga y descomprime el archivo **.ZIP**. Una vez descomprimido, dentro de la carpeta ejecuta el archivo **Escucha Correo Robot.exe**.\
\
Ten en cuenta que, si el sistema se está actualizando, debes tener **Chrome abierto** y **el correo electrónico de Gmail donde recibes las facturas electrónicas** activo, ya que te solicitará realizar una validación nuevamente.
**PASOS BÁSICOS INICIALES**
1. Descargar el robot de escucha de correo electrónico e instalarlo en un equipo que no se apague.
2. Debes crear o tener un **correo electrónico en gmail exclusivo** para recibir facturas electronicas. Es importante esta recomendación, porque si no es correo exclusivo para facturación, todos los correos que no sean facturas, los llevará a omitidos y los pondrá como leídos.
3. Acceder al correo electrónico de recepción de facturas electrónicas y crear tres etiquetas. Exactamente iguales a las siguientes:
1. Omitidos
2. Procesados
3. Transito
4. Nos debes enviar el **correo electrónico de recepción de facturas electrónicas** exclusivo de facturas electrónicas y la **contraseña** por medio del formulario de soporte [**https://app.mensajero.digital/cms/solicitud-servicio**](https://app.mensajero.digital/cms/solicitud-servicio) e indicando que deseas activar el servicio del robot de escucha de correo electrónico para facturas electrónicas..
5. Debes tener creado previamente el **Proceso** en la opción [procesos](https://docs.mensajerodigital.app/procesos) que vas a asignar para la recepción y trámite de las facturas electrónicas.
6. Una vez nosotros te informemos que tenemos todo configurado. Ingresa a **Panel de Control/Escucha de correo electrónico**.
7. **CONFIGURACIÓN DEL ROBOT DE ESCUCHA**: Una vez hayas completado los pasos anteriores, ingresa a **panel de control/escucha de correo electrónico**.
8. Debes seleccionar una **Empresa del Grupo** y **el proceso que vas a asignar para el trámite de facturas electrónicas.**
9.
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10. **Debes tener abierto el correo electrónico de recepción de facturación electrónica, unicamente la primera vez para configurar el robot de escucha de correo electrónica** y siempre que requieras volver a configurar.
11. **Ingresar al robot, con el usuario y contraseña de un usuario de mensajero digital ,** para este servicio.
Cuando pongas el usuario y contraseña, google te solicitará registrar las condiciones de seguridad.
Selecciona el correo de recepción de facturación electrónica.
Selecciona la opción demarcada en el cuadro rojo, **Configuración avanzada**.
Luego la siguiente opción demarcada en el cuadro rojo. **Ir a Robot de extracción de Facturas Electrónicas (no seguro)**
Luego selecciona la opción demarcada en el cuadro rojo. **Seleccionar todo**.
Luego presiona el botón **continuar**. Y te saldrá el siguiente mensaje que indica que ya esta conectado a google. Puedes cerrar la ventana e ingresa de nuevo al robot y ya te deben aparecer facturas, si las tenias en recibido y sin leer.
**TIENES PROBLEMAS**
Si por algún motivo, te las paso para omitidos, puedes hacer una de las siguientes acciones:
1. Pon los correos electrónicos en **Omitidos** como correos sin leer y luego los trasladas a recibidos y verifica en el robot que los este leyendo y en Mensajero Digital que esten siendo radicadas las facturas.
2. Verifica la contraseña del correo electrónico en el robot, ve a **panel de control/escuha de correo electrónico** e ingresa de nuevo la contraseña o verifica que este bien escrito el correo electrónico y luego verifica, en el Robot de escucha, que se esten leyendo las facturas y en Mensajero Digital que esten llegando.
3. Envia las facturas electrónicas que esten en omitidos a , pero debe tener claro que debe dar reenviar con los adjuntos, sin modificar nada y en el asunto pones que esta factura no la leyo el robot y debes al mismo tiempo enviar la incidencia por anotando que se envio al correo las facturas.
1. Importante, para que una factura no vaya a omitidos, debe tener una presentación así:
2. Sin leer, y como adjunto un zip y dentro del zip debe venir un xml y un pdf, de lo contrario, no es una factura electrónica con estructura valida.
**No valida**
3. Si la factura viene en una de estas formas, el correo será llevado a omitidos, por no ser una factura electrónica, con una estructura valida. Por ello debe tener en cuenta, que no debe enviarnos este correo, porque no cumple con la normativa técnica.
**LOGICA DE DISTRIBUCIÓN**
Si necesita activar un proceso de trámite, según el nit del proveedor. Debes hacer lo siguiente:
1. Crear un proceso de trámite, por cada categoria. es decir: **Facturas Administrativas**, **Facturas de Materia Prima**, etc.
2. Selecciona la opcion demarcada en rojo.
Y saldra la siguiente ventana:
Debes poner en la opcion **Nit/Identificación del Proveedor** el nit del proveedor y en el campo **Nit del Cliente (Empresa del grupo)**, su nit. Luego selecciona la empresa del grupo y el proceso que debe activarse cuando llegue una factura del nit configurado.
Eso lo deben realizar por cada nit.
Las facturas que lleguen el **Robot de Escucha de correo electrónico**, lo pimero que hará es verificar si existe una lógica configurada previamente, para el nit del proveedor y si existe, activa el proceso configurado, de lo contrario, activará el proceso generico que este aquí configurado.
