C. Bandeja de trabajo
Es el espacio donde usted podrá acceder a todos los documentos que usted tiene pendientes de trámite.
Para ingresar a la bandeja de trabajo, debe presionar el icono de la carpeta amarilla y le permitirá acceder a la bandeja de trabajo. O puede presionar las tres rayas que aparecen en la parte superior izquierda del logo de su empresa, y luego la carpeta amarilla.
Una vez selecciona la opción Bandeja de Trabajo, usted observará la siguiente pantalla, en la cual podrá realizar el 100% de los trámites.
Las siguientes opciones son importantes:
Estas aparecen en la parte superior izquierda de la bandeja de trabajo.
Todos mis pendientes: Le despliega al presionar esta opción, en la bandeja de trabajo, todos sus documentos pendientes de trámite.
Destacados: Despliega al presionar esta opción, en la bandeja de trabajo, todos los documentos que han sido destacados.
Cargar pendientes por: Le permite agrupar la opción 4, por cualquiera de las siguientes opciones:
Cargar pendientes
Entidad, la cual es por defecto.
Formulario
Remitente interno
Tarea en común
Tipo de radicado
Proceso
Tipo de documento /Serie
Asunto /Subserie
Comprobante de egreso (CP/OP/CEG)
Causaciòn (CxP/ FPC)
Orden de compra (OC /cOCA /Solped)
Nro de Pedido (OP)
Nota Crédito (NC)
Nro de Entrada de Almacén (EIN)
Centro de costos
Copias
Radicados vencidos en trámite
Caja (Almacenamiento)
Empresa del grupo
Bandeja de otros usuarios
Filtrar: Le permite filtrar ingresando el texto de los elementos que aparecen en la franja 4.
Agrupación: En esta opción aparecen la agrupación, según la forma que seleccionó en cargar pendiente por, opción 3.1.
Radicar: Permite radicar documentos por:
Radicación general
Radicar desde formulario.
Menú de opciones
Buscar radicados
Filtros locales
Filtros de las empresa del grupo.
Información del radicado
Información del Remitente / Responsable
Fecha de recibido de cada radicado, lo asigna mensajero digital
Fecha del radicado indicado por quien radicado
Fecha de vencimiento indicado por quien radico
Información adicional del documento radicado. Tales como, si se ingresan:
Comprobante de egreso (CP/OP/CEG)
Causaciòn (CxP/ FPC)
Orden de compra (OC /cOCA /Solped)
Nro de Pedido (OP)
Nota Crédito (NC)
Nro de Entrada de Almacén (EIN)
Centro de costos
Como proceder a tramitar un documento.
Agrupe su documentos según su preferencia, si lo desea. Por medio de la opción Cargar pendientes
Revisar su bandeja de trabajo
3. Seleccione el documento que desea tramitar, puede seleccionar por los datos del documento (Radicado).
4. Puede revisar los datos del radicado, los datos del remite / responsable, las fechas y la información adicional.
5. Presione la pestaña de trámites e información del radicado y revise el proceso y la tarea que le están solicitando que realice.
6. A continuación es documentarse sobre lo que le llego, por ello mire estas dos posibilidades.
Si el radicado (documento) viene de un formulario: Presione la pestaña de formulario, el cual tiene como nombre, el mismo nombre del formulario. Y documentese de la información contenida en el formulario.
Si tiene contratado el servicio de firma electrónica, puede enviar para firma electrónica de nuevo el formulario.
2. Si llego por radicación general: Presione la pestaña de Adjuntos del radicado y observe los documentos que le enviaron, recuerde que el radicado, puede tener varios adjuntos, revísalos todos.
Puede declara como público el documento o privado, Descargar el documento, Ampliar el documento, Adjuntar nuevos documentos o imágenes, borrar el adjunto si tiene este perfil, Ver cuantos adjuntos tiene el radicado y navegar entre ellos y Ver el nombre original del documento. Adicional encuentro otro menú en la barra negra para su servicio.
7. El paso siguiente es Ver la trazabilidad, lo cual le muestra los tramites que han realizado las otras personas y qué decisiones han tomado.
8. Puede hacer uso de estas opciones:
Trasladar radicado: Permite trasladar su responsabilidad de un radicado o varios radicados a otra persona. Traslada el radicado y su tarea.
Si selecciona varios radicados, le aparece la opciòn de traslado masivo. Y una vez seleccione el usuario a quien le va a trasladar sus radicados y ponga un comentario y presione el botón Trasladar sus radicados vana desaparecer de su bandeja y aparecen en la bandeja de a quien traslado sus radicados.
Poner comentario:
Con radicado creado desde formulario:
Permite poner un comentario y permitir enviar un correo electrónico, al asociado, siempre y cuando en formulario se haya seleccionado la opción Permitir realizar seguimiento por el usuario que radica el formulario, lo cual le exige a quien radica el formulario a ingresar su correo electrónico al final del formulario.
Con radicado desde radicaciòn general
Permite poner un comentario
En ambos casos, el comentario se refleja en el siguiente lugar:
Devolver radicado al CAD: Devuelve el radicado al usuario, declarado como administrador de mensajero digital. No se recomienda su uso, las devoluciones deberìa ser por medio de las tareas y condiciones de un proceso.
Enviar copia: Permite copiarle a otra persona un radicado, para que esta persona esté enterada de un proceso en particular, la persona a la cual le envío la copia, podrá poner comentarios, pero nada adicional y no podrá tramitar el documento. Este desaparece de copias cuando finaliza el tràmite del documento. Para enviar copia, presione en el menú esta opción y para observar la bandeja de copias, debe seleccionar la opción que se observa en la gráfica.
Eliminar radicado: Permite borrar un radicado seleccionado, previo al ingreso de un comentario.
Editar radicado: Permite editar los campos con los que fue radicado un documento y asì ingresar datos que se requieran completar en el proceso de trámite del documento.
Reiniciar ruta: Si un radicado fue radicado en un proceso inadecuado, por medio de esta opción podrá reiniciar el radicado en otro proceso.
9. Destacar radicados: Usted puede destacar radicados y solo se reflejan sobre su propia bandeja. Para ello en la bandeja de trabajo y sobre un radicado debes presionar la estrella que se encuentra en la parte derecha del radicado. Y para ver todos los radicados destacados, debes dar clic sobre la opciòn destacados en la parte izquierda.
10. Filtros locales: Este tiene tre opciones y va de la mano de la opción de la cual permite, si selecciona esta opción, ver los de una empresa del grupo en particular.
Todos los radicados: Permite ver todos los radicados de su bandeja.
Documentos vencidos: Permite ver todos los documentos vencidos en trámite
Coon tarea vencida: Permite ver todos los documentos con tarea vencida.
11. Buscar: Esta es una opciòn, que permite buscar documentos, por varias opciones.
12. Firmas electrónicas: Si estoy en la carpeta de adjuntos del radicado, podrá enviar para firma electrónica un documento adjunto, si tiene esta opciòn contratada,
Mientras el documento esta pendiente de firma, saldrà un mensaje de pendiente de firma.
Y cuando se firme, aparece un mensaje de documento firmado electrónicamente. Donde se borra el documento sin firmar y se reemplaza por el documento firmado.
13. Reportes en bandeja: Permite generar un archivo plano, con los documentos radicados según la opción seleccionada, debe dar está opción con reserva, según el perfil, porque muestra todos todos los radicados en todas las bandejas.
Información y trámites del radicado
Permite que tramite su documento.
Una vez está documentado de todo el trámite, podrá ver la trazabilidad, donde se observa los trámites que han realizado, sobre ése documento.
Luego observe el proceso y la tarea que debe realizar sobre el radicado y luego dar clic sobre el recuadro de Visado y se despliega las condiciones de la tarea, para que seleccione la condiciòn màs adecuada y luego presiona el botón Trami
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