5. Menú Lateral
Este menú permite realizar tareas sobre el documento y tiene las siguientes opciones:
Las opciones son las siguientes y saldrán según lo indicado en el perfil de acceso:
Para que funcione el presente menú lateral, usted debe haber seleccionado como minino un radicado pendiente.
Al presionar un radicado, la pantalla, se observará de la siguiente forma:
Donde el menú lateral cambiará de ubicación.
La descripción de cada funcionalidad es la siguiente:
TRASLADAR RADICADO
Esta opción permite trasladar un radicado a otra persona, teniendo en cuenta que va a trasladar es su responsabilidad sobre una tarea a otra persona, sobre un radicado en particular.
Esta opción permite adicional lo siguiente:
Trasladar un radicado a otra persona
En este caso se debe seleccionar la persona y luego presionar el botón finalizar.
Trasladar varios o todos los radicados a otra persona.
Funciona igual que lo explicado en el ítem anterior, pero saldrá lo siguiente, en caso de seleccionar varios radicados.
Le indica cuantos radicados ha seleccionado y debe seleccionar el cuadro de Es traslado masivo y luego presionar el botón Trasladar.
Si desea cerrar esta ventana, debe presionar la X .
Y cuando seleccione trasladar, saldrá la pantalla anterior la cual usted debe seleccionar la persona a la cual le enviará el documento. Deberá ir escribiendo el nombre y Mensajero Digital, le irá mostrando personas que cumplan con el criterio.
COMENTARIO
Esta opción permite poner comentarios sobre un radicado en particular
Y al igual que el ítem anterior, tiene la opción de poner un comentario uno a uno o un comentario masivo, que indica que va a poner el mismo comentario a todos los radicados seleccionados, como se ve en la imagen siguiente.
Luego debe presionar el botón guardar comentario.
DEVOLVER RADICADO AL CAD
Esta opción solo debe utilizarse, si desea que el radicado o los radicados seleccionados, sean enviados al CAD, que significa específicamente que sean devueltos al administrador de Mensajero Digital y NO a quién los radico.
Al presionar esta opción, saldrá la siguiente ventana.
Debe presionar el botón, estoy seguro, si desea que este o estos radicados sean enviados al ADMINISTRADOR de Mensajero Digital.
ENVIAR COPIA
Esta funcionar permite enviar un radicado en particular a otra persona a la cual usted desee que este enterada del tramite de un documento.
Lo podrá observar la otra persona, si selecciona el menú filtrante y selecciona la opción copias, así.
Y cuando seleccione enviar copia, saldrá la pantalla siguiente en la cual usted debe seleccionar la persona a la cual le enviará el documento. Deberá ir escribiendo el nombre y Mensajero Digital, le irá mostrando personas que cumplan con el criterio.
CANCELAR RADICADO
Esta opción permite cancelar un radicado.
Si usted selecciona esta opción, Mensajero Digital cancelará el radicado seleccionado y no continuará más en el proceso.
Se recomienda utilizar esta opción solo por el administrador, para tener el control de la cancelado. Lo ideal es que sean opciones de un proceso, lo que lleven el documento al administrador y así cancelarlo.
Una vez seleccionada esta opción, saldrá la siguiente pantalla.
Si esta seguro de cancelar el radicado, deberá presionar el botón, Si, estoy seguro!, de lo contrario presione le botón rojo de No.
EDITAR RADICADO
Seleccione esta opción, solo cuando considere que el documento fue mal radicado y desea cambiar las opciones ingresadas en el momento de la radicación.
Pero debe tener en cuenta que esta opción solo modifica los datos de radicado, pero no modifica los datos del proceso en el cual se radico.
Una vez modifique la información, presione el botón guardar.
Si desea modificar el proceso, seleccione la opción siguiente.
REINICIAR RUTA
Seleccione esta opción cuando desea que el radicado reinicie en otro proceso diferente y sobre una entidad del grupo diferente.
Debe tener tener en cuenta que al seleccionar la empresa del grupo, solo se mostraran los procesos que estén configurados para la empresa del grupo.
Una vez seleccione los datos, presione aceptar.
REPORTES
Permite generar la siguiente información según lo seleccionado, para poder realizar un seguimiento adecuado a los tramites realizados.
Saldrá las siguientes opciones:
Cuando presione la opción. VER ESTADO DE MIS TRAMITES REALIZADOS saldrá la siguiente pantalla.
En la cual podrá filtrar según el rango deseado, según lo indica la flecha naranja y presionar el botón aceptar.
Si presiona los títulos de las columnas, podrá ordenar en orden ascendente o descendente, según se desee. Observar flecha azul. Saldrá una flecha al lado de la columna sobre la cual se ha organizado.
La información que sale en esta pantalla, fue explicada en un apartado anterior.
Cuando presione la opción. VER ESTADO DE TRAMITES DE TODOS LOS USUARIOS saldrá la siguiente pantalla.
En la cual podrá filtrar según el rango deseado, según lo indica la flecha naranja y presionar el botón aceptar.
Y si presiona la carpeta en negro podrá observar los radicados. Flecha azul. Si desea salir de esta pantalla, seleccione la X.
Adicional se tienen tres REPORTES, los cuales son:
Todos estos reportes funcionan similares, lo que cambia son las fechas:
Se procederá a explicar sobre el caso de fecha de recibido y los otros dos funcionan igual, pero se debe observar es que la condición de búsqueda cambia, según la fecha que se seleccione.
Al presionar esta última opción, aparece la siguiente ventana:
En la cual usted debe `poner la fecha desde la cual desea generar este informe y hasta que fecha desea el informe y luego presionar el botón generar.
Es de aclarar que es un informe complejo de generar, por ello, la recomendación es que el rango de fecha no supere un mes.
El sistema le genera un archivo plano, con la información que solicita, así:
Y una vez el sistema genere el archivo aparece el botón de Descargar informe en formato CSV. Al presionar este último botón el sistema descarga el archivo. Y se vería así.
Al dar clic, sobre el archivo descargado, el sistema operativo de su computadora abrirá el software Excel y luego el archivo y se observará de la siguiente forma.
Para poder ver el documento es un formato más entendible, siga los siguientes pasos:
Segundo: Seleccione la Opción Datos.
Tercero: Seleccione la opción Texto en Columnas
Cuarto: Verificar que este seleccionada la opción Delimitado y posteriormente presionar el botón siguiente y luego seleccionar coma(;)
Allí selecciona la opción Coma y presiona el botón Finalizar. Y listo queda el archivo para que usted pueda manipularlo.
Los campos que le aparecen, detalla lo siguiente:
Campo | Descripción |
Radicado | El número de radicado |
EmpresEmpresaGrupo | Empresa del grupo a la cual pertenece |
FechaRecibido | Fecha en que se radico el documento |
FechaDocumento | Fecha del documento |
FechaVencimiento | Fecha de vencimiento del documento |
RadicadoPor | Quien lo radico |
TipoRadicado | Qué tipo de radicado es |
Nit-Identificacion DE | Nit/CC del quién envía el documento |
DE Nombre | Para quién era el documento |
TipoRadicado | Qué tipo de radicado es |
TipoDocumento | Qué tipo de documento es |
Asunto | El asunto del documento |
RadicoOrigen | Número del radicado de origen /Nro de factura |
ValorFactura | Valor de la factura |
OrdenCompra | Número de Orden de Compra |
NumeroCXP | Número de la Causación |
ComprobanteEgreso | Número de comprobante de egreso |
Tramitado | Si el documento está tramitado o aún está pendiente del trámite. |
EnBandejaDe | En la bandeja de cual usuario está el documento |
* Selección total de los documentos para tramite masivo:
Por solicitud de usuarios del sistema, a la funcionalidad de trámite masivo, se le agrego la funcionalidad de seleccionar todo, con lo cual facilita la selección y no uno a uno como estaba inicialmente.
* Traslado masivo de documentos y Traslado masivo de documentos desde el Administrador de Mensajero Digital en una bandeja de trabajo de otro usuario:
Esta nueva funcionalidad apoya mucho el funcionamiento del sistema en la bandeja de trabajo de los usuarios.
En el caso que se requiera trasladar masivamente documentos.
Funciona tanto en la bandeja del usuario, como en la bandeja de otro usuario, si soy el usuario administrador del sistema (CAD).
A continuación, se presenta un video demostrativo.
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