Campo «Solicitud de Beneficio» en formularios

Agregue a un formulario el campo con el que sus asociados eligen y solicitan un beneficio.

¿Para qué sirve?

Las solicitudes de beneficio nacen en un formulario. Usted agrega a un formulario el campo Solicitud de Beneficio; la persona que lo diligencia elige el beneficio (y, si lo permite, la cantidad), y al enviar el formulario se crea una solicitud en la pestaña Solicitudes, ligada al radicado.

El campo solo aparece en el editor si su empresa tiene activo el módulo de Beneficios.

Agregar el campo al formulario

1. Abra el formulario en el editor y agregue un campo nuevo.

2. En Tipo de elemento o campo, elija Solicitud de Beneficio.

3. El título cambia a «Seleccione un beneficio»; puede modificarlo.

4. Si la persona debe elegir un beneficio obligatoriamente, marque Es obligatorio.

Cada campo permite elegir un beneficio. Si quiere que la persona pueda pedir varios beneficios distintos en el mismo formulario, agregue un campo por cada uno.

Opciones del campo

Productos disponibles

• Todos los productos activos de la empresa (por defecto).

• Solo productos seleccionados: elija en Productos a listar cuáles podrá ver la persona.

Cantidad solicitada

Opción	Qué hace
Permitir ingresar cantidad solicitada	La persona indica cuántas unidades quiere. Si no lo activa, cada solicitud es de 1 unidad.
Cantidad mínima	Desde 1 (por defecto 1).
Cantidad máxima (opcional)	No puede ser menor que la mínima. Si no la define, el límite son las unidades disponibles del producto.
Ocultar las unidades disponibles a quien diligencia el formulario	No se muestra cuántas unidades hay en inventario. La cantidad igual se limita a las existencias: nadie puede pedir más de lo que hay.

Lo que ve la persona que diligencia el formulario

• Una lista desplegable con buscador para elegir el beneficio.

• Los productos sin existencias aparecen en gris con la marca (Agotado) y no se pueden elegir.

• Si el campo pide cantidad, aparece Cantidad solicitada, limitada entre la mínima y el tope, y debajo Disponibles: N (salvo que lo haya ocultado).

Al enviar, el sistema valida de nuevo la cantidad y las existencias. Si algo no cumple, la persona ve el motivo; por ejemplo, «La cantidad máxima permitida es 2» o «Solo hay 3 unidad(es) disponible(s)».

Qué pasa al enviar el formulario

• Se crea una solicitud por cada campo con un beneficio elegido, en estado Solicitado, con el nombre y la identificación del remitente y el radicado del formulario.

• El inventario no se descuenta todavía: se descuenta cuando alguien asigna la solicitud. Por eso, si varias personas piden las últimas unidades, el límite se aplica al asignar.

El correo del remitente importa. Al asignar la solicitud, el sistema propone como destino del bono el correo de seguimiento del formulario. Asegúrese de que el formulario pida ese correo y de que la persona lo escriba bien.

Para asignar o rechazar una solicitud, esta debe estar ligada a un radicado: lo gestiona su responsable actual. Use el campo en formularios que generen radicado.