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# Solicitudes de beneficios

Asigne o rechace las solicitudes de beneficio que llegan desde los formularios, haga seguimiento al correo y a la descarga del bono, y reenvíe cuando haga falta.

## ¿De dónde salen las solicitudes?

Cuando una persona envía un formulario con el campo [Solicitud de Beneficio](/beneficios/campo-solicitud-de-beneficio-en-formularios.md), se crea una solicitud por cada beneficio elegido, ligada al radicado del formulario. El responsable del radicado decide si la **asigna** (entrega el beneficio) o la **rechaza**.

| Estado         | Significado                                                               |
| -------------- | ------------------------------------------------------------------------- |
| **Solicitado** | Pendiente de decisión. En el radicado se muestra como *Pendiente*.        |
| **Asignado**   | Se entregó el beneficio: se descontó del inventario y se envió el correo. |
| **Rechazado**  | No se entregó. Queda registrado el motivo.                                |

## La pestaña Solicitudes

En el módulo **Beneficios**, abra la pestaña **Solicitudes**.

<figure><img src="https://2099257791-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-LT3uJQOuTNAS8sLraYy%2Fuploads%2FHQEioGEd1cSMOExXncZS%2F13.jpg?alt=media&#x26;token=4002d408-042a-4ad5-be2c-0b559b9ce310" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Filtros

| Filtro                | Opciones                                                                                                                              |
| --------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Desde** / **Hasta** | Fecha de la solicitud. Por defecto, los últimos 30 días.                                                                              |
| **Producto**          | Todos o uno en particular.                                                                                                            |
| **Estado**            | Todos, Solicitado, Asignado o Rechazado.                                                                                              |
| **Descarga del bono** | Todas, **Sin descargar** o **Descargado**. Ver [Confirmación de descarga del bono](/beneficios/confirmacion-de-descarga-del-bono.md). |
| **Buscar**            | Nombre, identificación, ID de la solicitud o producto.                                                                                |

Haga clic en **Aplicar** para filtrar y en **Limpiar** para volver a los valores por defecto. Las tarjetas **Total filtradas**, **Pendientes**, **Asignadas** y **Rechazadas** se calculan sobre lo filtrado.

### El listado

Muestra el **ID**, la **fecha**, la **identificación** y el **nombre** del solicitante, el **producto**, la **cantidad**, el **documento entregado** (enlace al PDF), el **estado** y las **acciones**.

Con el botón **+** de cada fila se abre el detalle: radicado asociado, cantidades, fecha y usuario de la asignación, valor, punto de redención, correo al que se envió y, si fue rechazada, el motivo.

Para descargar el listado use **Exportar página** o **Exportar todo (filtros)** (archivo Excel).

## Asignar una solicitud

{% hint style="warning" %}
Solo puede asignar o rechazar **el responsable actual del radicado** de la solicitud. Los demás usuarios ven el aviso *«Solo el responsable del radicado puede gestionar»*.
{% endhint %}

{% stepper %}
{% step %}

### Abra el diálogo

Haga clic en **Asignar** en la fila de la solicitud. Si el producto no tiene unidades suficientes, el botón aparece deshabilitado con el aviso *«Sin stock suficiente»*.

El diálogo muestra el producto, la cantidad solicitada, el valor, el remitente, las unidades disponibles y el radicado.

<figure><img src="https://2099257791-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-LT3uJQOuTNAS8sLraYy%2Fuploads%2F5ZMnro5XPgh9Sr9zZvWY%2F14.jpg?alt=media&#x26;token=76d16284-2b39-4413-a9ad-bb101f497951" alt=""><figcaption></figcaption></figure>
{% endstep %}

{% step %}

### Elija el punto de redención

Solo aparece si el producto requiere **documento por unidad**: elija el punto del que saldrán los PDF. La lista muestra cuántos PDF disponibles tiene cada punto, y solo incluye los que alcanzan para la cantidad solicitada. Si hay un único punto, ya viene elegido.

Si ningún punto tiene PDF suficientes, verá un aviso: cargue más documentos desde [Productos](/beneficios/productos.md).
{% endstep %}

{% step %}

### Confirme el correo

En **Correo para enviar confirmación** aparece el correo que la persona dejó en el formulario. Corríjalo si hace falta.
{% endstep %}

{% step %}

### Decida si tramita el radicado

La casilla **Marcar el radicado como tramitado** viene marcada: al asignar se finalizan las tareas pendientes del radicado y queda registrada la trazabilidad. Desmárquela si el radicado debe seguir su proceso.
{% endstep %}

{% step %}

### Asigne

Haga clic en **Asignar y enviar**. El sistema:

* Descuenta las unidades del inventario (queda el movimiento *Asignación por solicitud*).
* Toma los PDF libres del punto de redención y los liga a la persona.
* Marca la solicitud como **Asignado** y prepara el correo con el bono.
  {% endstep %}
  {% endstepper %}

## Rechazar una solicitud

1. Haga clic en **Rechazar**.
2. Escriba las **Observaciones** con el motivo (obligatorio, hasta 500 caracteres).
3. Si el radicado no está tramitado, puede dejar marcada la casilla para **finalizar también el trámite del radicado**.
4. Haga clic en **Rechazar**.

El rechazo no mueve el inventario. Una solicitud asignada o rechazada **no se puede revertir**.

## El correo con el bono

### Un solo correo por radicado

Si un radicado tiene varias solicitudes, la persona recibe **un único correo** con todos los beneficios asignados y sus documentos, que se envía cuando se resuelve (asigna o rechaza) **la última** solicitud del radicado. Mientras tanto, la fila muestra la insignia *«Falta 1 solicitud del mismo radicado»* (o *«Faltan N…»*), indicando cuáles faltan.

El correo llega con el nombre de su empresa como remitente. Su contenido y si el bono va adjunto o con un botón de descarga se configuran en [Plantillas de correo](/beneficios/plantillas-de-correo.md).

### Estado del correo

En las solicitudes asignadas, una insignia indica qué pasó con el correo:

| Estado                | Significado                                                                                                             | Qué hacer                                                                              |
| --------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Enviado**           | El correo salió; se espera la confirmación de entrega, que suele llegar en segundos.                                    | Nada.                                                                                  |
| **Entregado**         | El servidor de correo de la persona **aceptó** el mensaje. No garantiza que lo haya visto (puede estar en Promociones). | Si dice que no lo encuentra, que busque el nombre de su empresa en todas las carpetas. |
| **Demorado**          | El servidor de la persona está demorando la entrega; aún puede llegar.                                                  | Esperar.                                                                               |
| **Rebotado**          | El correo fue rechazado (dirección inexistente, buzón lleno…). El motivo aparece al pasar el cursor.                    | Confirmar la dirección y usar **Reenviar** con la correcta.                            |
| **Falló**             | El correo no pudo salir (por ejemplo, dirección mal escrita).                                                           | Corregir la dirección y usar **Reenviar**.                                             |
| **Marcado como spam** | La persona marcó el correo como no deseado.                                                                             | Contactarla: reenviar puede volver a caer en spam.                                     |
| **No se envió**       | El correo no llegó a salir.                                                                                             | Revisar la dirección y usar **Reenviar**.                                              |

Si el bono se entrega con **botón de descarga**, aparece además una insignia con el estado de la descarga (**Descargado**, **Sin descargar**…). Consulte [Confirmación de descarga del bono](/beneficios/confirmacion-de-descarga-del-bono.md).

### Reenviar el correo

Cuando la persona no encuentra su correo o la dirección estaba mal:

1. Haga clic en **Reenviar** en la fila de la solicitud.
2. Revise el **Correo del destinatario**. Si lo corrige, la nueva dirección queda guardada.
3. Confirme.

{% hint style="success" %}
**Reenviar no consume inventario.** Se envía de nuevo el mismo correo con los documentos ya asignados. Si el bono va con botón de descarga, el enlace del correo anterior deja de funcionar: quien lo haya recibido por error ya no puede descargar el bono.
{% endhint %}

## Desde el radicado, en la bandeja

Las solicitudes también se gestionan desde el radicado: en la bandeja, al abrir el radicado verá la pestaña **Solicitud de Beneficio** (o **Solicitudes de Beneficio (N)**), con una tarjeta por solicitud y los botones **Asignar** y **Rechazar** para el responsable.

<figure><img src="https://2099257791-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-LT3uJQOuTNAS8sLraYy%2Fuploads%2FcnBF4wQm8m0xGmHQLVaS%2F15.jpg?alt=media&#x26;token=36f4e92a-63e8-437f-8fea-f657d5e1addd" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="info" %}
Por seguridad, desde la bandeja solo se muestran los **nombres** de los documentos entregados. Para abrirlos, reenviar el correo o ver su estado, ingrese a la pestaña **Solicitudes** del módulo de Beneficios.
{% endhint %}

## Preguntas frecuentes

**El botón Asignar no aparece.**\
Solo lo ve el responsable actual del radicado. Si la solicitud no tiene radicado asociado, no se puede asignar desde el módulo.

**Asigné una solicitud, pero el correo no sale.**\
Revise si la insignia dice *«Falta(n) N solicitud(es) del mismo radicado»*: el correo sale cuando se resuelva la última.

**¿Puedo deshacer una asignación?**\
No. Si se asignó por error, comuníquese con soporte.

**¿Cómo sé si la persona tuvo su bono?**\
Active el **botón de descarga** en [Plantillas de correo](/beneficios/plantillas-de-correo.md) y use el filtro **Descarga del bono**.