Solicitudes de beneficios
Asigne o rechace las solicitudes de beneficio que llegan desde los formularios, haga seguimiento al correo y a la descarga del bono, y reenvíe cuando haga falta.
¿De dónde salen las solicitudes?
Cuando una persona envía un formulario con el campo Solicitud de Beneficio, se crea una solicitud por cada beneficio elegido, ligada al radicado del formulario. El responsable del radicado decide si la asigna (entrega el beneficio) o la rechaza.
Solicitado
Pendiente de decisión. En el radicado se muestra como Pendiente.
Asignado
Se entregó el beneficio: se descontó del inventario y se envió el correo.
Rechazado
No se entregó. Queda registrado el motivo.
La pestaña Solicitudes
En el módulo Beneficios, abra la pestaña Solicitudes.
Filtros
Desde / Hasta
Fecha de la solicitud. Por defecto, los últimos 30 días.
Producto
Todos o uno en particular.
Estado
Todos, Solicitado, Asignado o Rechazado.
Descarga del bono
Todas, Sin descargar o Descargado. Ver Confirmación de descarga del bono.
Buscar
Nombre, identificación, ID de la solicitud o producto.
Haga clic en Aplicar para filtrar y en Limpiar para volver a los valores por defecto. Las tarjetas Total filtradas, Pendientes, Asignadas y Rechazadas se calculan sobre lo filtrado.
El listado
Muestra el ID, la fecha, la identificación y el nombre del solicitante, el producto, la cantidad, el documento entregado (enlace al PDF), el estado y las acciones.
Con el botón + de cada fila se abre el detalle: radicado asociado, cantidades, fecha y usuario de la asignación, valor, punto de redención, correo al que se envió y, si fue rechazada, el motivo.
Para descargar el listado use Exportar página o Exportar todo (filtros) (archivo Excel).
Asignar una solicitud
Solo puede asignar o rechazar el responsable actual del radicado de la solicitud. Los demás usuarios ven el aviso «Solo el responsable del radicado puede gestionar».
Elija el punto de redención
Solo aparece si el producto requiere documento por unidad: elija el punto del que saldrán los PDF. La lista muestra cuántos PDF disponibles tiene cada punto, y solo incluye los que alcanzan para la cantidad solicitada. Si hay un único punto, ya viene elegido.
Si ningún punto tiene PDF suficientes, verá un aviso: cargue más documentos desde Productos.
Rechazar una solicitud
Haga clic en Rechazar.
Escriba las Observaciones con el motivo (obligatorio, hasta 500 caracteres).
Si el radicado no está tramitado, puede dejar marcada la casilla para finalizar también el trámite del radicado.
Haga clic en Rechazar.
El rechazo no mueve el inventario. Una solicitud asignada o rechazada no se puede revertir.
El correo con el bono
Un solo correo por radicado
Si un radicado tiene varias solicitudes, la persona recibe un único correo con todos los beneficios asignados y sus documentos, que se envía cuando se resuelve (asigna o rechaza) la última solicitud del radicado. Mientras tanto, la fila muestra la insignia «Falta 1 solicitud del mismo radicado» (o «Faltan N…»), indicando cuáles faltan.
El correo llega con el nombre de su empresa como remitente. Su contenido y si el bono va adjunto o con un botón de descarga se configuran en Plantillas de correo.
Estado del correo
En las solicitudes asignadas, una insignia indica qué pasó con el correo:
Enviado
El correo salió; se espera la confirmación de entrega, que suele llegar en segundos.
Nada.
Entregado
El servidor de correo de la persona aceptó el mensaje. No garantiza que lo haya visto (puede estar en Promociones).
Si dice que no lo encuentra, que busque el nombre de su empresa en todas las carpetas.
Demorado
El servidor de la persona está demorando la entrega; aún puede llegar.
Esperar.
Rebotado
El correo fue rechazado (dirección inexistente, buzón lleno…). El motivo aparece al pasar el cursor.
Confirmar la dirección y usar Reenviar con la correcta.
Falló
El correo no pudo salir (por ejemplo, dirección mal escrita).
Corregir la dirección y usar Reenviar.
Marcado como spam
La persona marcó el correo como no deseado.
Contactarla: reenviar puede volver a caer en spam.
No se envió
El correo no llegó a salir.
Revisar la dirección y usar Reenviar.
Si el bono se entrega con botón de descarga, aparece además una insignia con el estado de la descarga (Descargado, Sin descargar…). Consulte Confirmación de descarga del bono.
Reenviar el correo
Cuando la persona no encuentra su correo o la dirección estaba mal:
Haga clic en Reenviar en la fila de la solicitud.
Revise el Correo del destinatario. Si lo corrige, la nueva dirección queda guardada.
Confirme.
Reenviar no consume inventario. Se envía de nuevo el mismo correo con los documentos ya asignados. Si el bono va con botón de descarga, el enlace del correo anterior deja de funcionar: quien lo haya recibido por error ya no puede descargar el bono.
Desde el radicado, en la bandeja
Las solicitudes también se gestionan desde el radicado: en la bandeja, al abrir el radicado verá la pestaña Solicitud de Beneficio (o Solicitudes de Beneficio (N)), con una tarjeta por solicitud y los botones Asignar y Rechazar para el responsable.
Preguntas frecuentes
El botón Asignar no aparece. Solo lo ve el responsable actual del radicado. Si la solicitud no tiene radicado asociado, no se puede asignar desde el módulo.
Asigné una solicitud, pero el correo no sale. Revise si la insignia dice «Falta(n) N solicitud(es) del mismo radicado»: el correo sale cuando se resuelva la última.
¿Puedo deshacer una asignación? No. Si se asignó por error, comuníquese con soporte.
¿Cómo sé si la persona tuvo su bono? Active el botón de descarga en Plantillas de correo y use el filtro Descarga del bono.
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