Campo Lista tipo Tabla
Guía completa del campo Lista tipo Tabla: cómo configurar sus columnas, cómo se diligencia, cómo llenarlo desde un archivo de Excel y cómo consultar y exportar la información.
La mayoría de los campos de un formulario reciben un solo dato: un nombre, una fecha, un valor. Pero hay información que por naturaleza es una lista: las personas que van a ingresar a la sede, los productos de un pedido, los equipos que se van a retirar, los asistentes a una capacitación.
Para eso existe el campo Lista tipo Tabla. Usted define las columnas una sola vez y quien diligencia el formulario agrega tantas filas como necesite, como si llenara una hoja de Excel dentro del formulario.
Conceptos clave
Columna
Cada dato que se pide por fila. Se configura una vez, al diseñar el formulario.
Fila
Cada elemento de la lista: una persona, un producto, un equipo. La agrega quien diligencia.
Identificador
Código corto de la columna (col1, col2, …) que se usa para escribir operaciones numéricas. No es editable.
Título de la columna
El encabezado que ve quien diligencia. Es también el que debe traer el archivo cuando se importan filas.
Importar filas
Llenar la tabla de una sola vez desde un archivo de Excel o CSV, en vez de escribir fila por fila.
Plantilla
Archivo con los encabezados en el orden correcto, que el sistema genera a partir de las columnas configuradas.
1. Cuándo usar este campo
Úselo cuando la cantidad de datos no se sabe de antemano y todos tienen la misma estructura.
Un dato que siempre se pide una vez (nombre, fecha, valor total)
Campos normales
Una lista de elementos con las mismas columnas
Lista tipo Tabla
Un documento que se adjunta una sola vez al trámite
Campo de archivo adjunto
Un documento por cada elemento de la lista
Lista tipo Tabla, con una columna de tipo Archivo adjunto
Ejemplos reales: solicitudes de ingreso de contratistas (una fila por persona, con su soporte de seguridad social), pedidos (una fila por producto, con cantidad y valor calculado), inscripciones grupales, inventarios y actas de entrega.
2. Configuración de las columnas
La configuración la hace quien diseña el formulario, en el editor.
Entre al modo de edición del formulario.
Agregue un campo de tipo Lista tipo Tabla.
Póngale título al campo (por ejemplo, Personas que ingresan).
Configure las columnas en el bloque Columnas de la Lista tipo tabla.
2.1. Qué se define en cada columna
Orden
Las flechas ▲▼ suben o bajan la columna. El número de la izquierda es su posición.
Título
El encabezado que se ve al diligenciar. Es obligatorio y no puede quedar vacío.
Tipo
Qué clase de dato se pide (ver 2.2).
Ancho %
Qué porcentaje del ancho de la tabla ocupa la columna. Entre todas deberían sumar 100.
Requerida
Marca la columna como de llenado obligatorio (ver 2.5).
Eliminar
Borra la columna. Es la papelera al final de la fila.
Junto al título aparece en gris el identificador de la columna (col1, col2, …). No se puede cambiar: es el nombre con el que se referencia esa columna dentro de las operaciones numéricas.
Los identificadores no se reordenan al mover las columnas ni se reutilizan al borrarlas. Es intencional: los registros ya guardados y las operaciones que usted haya escrito siguen apuntando a ellos. Por eso es normal ver una tabla cuyas columnas van col1, col2, col5.
2.2. Tipos de columna
Texto
Texto libre.
Lista de Selección
Una opción de una lista que usted define (ver 2.3).
Fecha
Una fecha, con calendario.
Numero
Un valor numérico.
Correo Electronico
Un correo, validado automáticamente.
Operación Numerica
No se digita: el sistema la calcula a partir de otras columnas (ver 2.4).
Archivo adjunto
Un archivo por fila (ver 2.6).
2.3. Columnas de Lista de Selección
Al elegir el tipo Lista de Selección aparece un botón al lado para configurar las opciones. Cada opción tiene dos partes:
Texto — lo que ve y elige quien diligencia (por ejemplo, Cédula de ciudadanía).
Código (opcional, para importar) — un valor interno equivalente (por ejemplo,
13).
El código es útil cuando la información viene de otro sistema. Si lo define, al importar un archivo la columna acepta tanto el texto como el código, y en ambos casos guarda el texto.
2.4. Columnas de Operación Numérica
Sirven para calcular un valor a partir de otras columnas de la misma fila. Se escribe la fórmula usando los identificadores de las columnas:
El resultado se muestra automáticamente y no se puede digitar ni importar: se recalcula solo cada vez que cambian las columnas de las que depende.
2.5. Columnas obligatorias
Al marcar Requerida, esa columna no puede quedar vacía. Con una precisión importante:
Las columnas obligatorias solo se exigen en las filas que tengan algún dato. Una fila completamente vacía se ignora al enviar. Esto es necesario, porque la tabla siempre muestra una fila en blanco lista para escribir; si esa fila se exigiera, ningún formulario con tabla se podría enviar.
Como consecuencia, se puede tener columnas obligatorias y aun así enviar el formulario sin ninguna fila. Si eso no es lo que quiere, marque además el campo como obligatorio: el editor se lo advierte y le ofrece el botón Exigir al menos una fila.
2.6. Columnas de Archivo adjunto
Una columna de tipo Archivo adjunto agrega un botón Adjuntar en cada fila. Sirve para el soporte que pertenece a ese elemento de la lista y no al trámite completo: el certificado de una persona, la ficha técnica de un producto.
Un archivo por fila.
Máximo 20 MB por archivo, con las mismas extensiones permitidas que el resto de adjuntos del formulario.
El archivo queda asociado a su fila y también aparece en los adjuntos del radicado.
Se puede reemplazar o quitar mientras se diligencia.
Una columna de archivo marcada como Requerida se exige al enviar el formulario, no al importar. Es a propósito: un archivo de Excel no puede traer documentos adentro, y el flujo normal es importar primero las filas y adjuntar los soportes después.
2.7. Permitir llenar la tabla desde un archivo
La casilla Permitir llenar la tabla desde un archivo agrega, para quien diligencia, un botón Importar desde archivo.
Viene desactivada. Actívela solo en tablas donde se esperen muchas filas: en una tabla de dos o tres, el botón solo estorba a quien diligencia.
Al activarla, el editor le recuerda las reglas que aplicarán: el máximo de filas, que los encabezados del archivo deben coincidir con los títulos de las columnas, que las columnas de Operación Numérica se ignoran, y que en las de Lista de Selección puede definir un código.
2.8. Validar antecedentes por fila
En las empresas que tienen habilitada la consulta de antecedentes, aparece la casilla Validar antecedentes por cada fila de la tabla. Con ella, cada fila se consulta contra las listas restrictivas.
Requiere marcar, en el selector Rol antecedentes de cada columna, exactamente una columna como Nombre y otra como Identificación.
Con esta opción activa el máximo baja de 100 a 20 filas, porque cada fila genera una consulta.
2.9. Avisos del editor
El editor le avisa antes de que el problema llegue al formulario publicado:
Los anchos no suman 100 %
Si se pasan, la tabla se desborda y aparece scroll horizontal; si no llegan, queda más angosta. Hay un botón Distribuir en partes iguales.
Marcó columnas obligatorias pero el campo no lo es
Se podrá enviar el formulario sin ninguna fila. Hay un botón Exigir al menos una fila.
Columnas sin título
Impide guardar el formulario. El título es el encabezado que se ve y el que debe traer el archivo al importar.
Tabla sin columnas
Impide guardar el formulario.
3. Cómo se diligencia el formulario
3.1. Agregar y eliminar filas
La tabla aparece con una fila en blanco. Debajo está el botón Agregar fila, y cada fila tiene su papelera para eliminarla.
Si elimina la última fila que queda, la tabla vuelve a mostrar una fila en blanco: nunca queda sin filas.
3.2. Importar las filas desde un archivo
Si el campo tiene activada la opción, aparece el botón Importar desde archivo, que abre un asistente de tres pasos.
Paso 1 — Archivo. Descargue la Plantilla Excel (.xlsx) o la Plantilla CSV. La plantilla se genera a partir de las columnas que usted configuró, así que siempre trae los encabezados correctos y en orden. Llénela y cárguela. Si ya tiene su propio archivo, puede saltarse la descarga: lo importante es que los encabezados coincidan.
Paso 2 — Revisión. El sistema le muestra qué encontró antes de tocar nada:
Faltan columnas — el archivo no trae algún encabezado esperado. Hay que corregirlo.
Se ignoraron algunas columnas — el archivo trae columnas de más. Solo es informativo.
Errores — una tabla con la fila, la columna, el valor y el motivo de cada error, que se puede descargar. Las filas con error no se importan, pero las demás sí.
La vista previa de las filas que quedaron listas.
Paso 3 — Aplicar. Elija qué hacer con lo que ya está en la tabla:
Reemplazar las filas actuales
Agregar al final de las filas actuales
3.3. Cómo debe venir el archivo
Encabezados
Deben coincidir con los títulos de las columnas. No importan mayúsculas, tildes ni el orden.
Formato
Excel (.xlsx) o CSV (.csv), máximo 5 MB. Del Excel solo se lee la primera hoja. El CSV admite ; o ,.
Fechas
dd/mm/aaaa.
Números
Sin puntos de miles (1500 o 1500,25). Si necesita el separador de miles, use el archivo de Excel.
Listas
Se acepta el texto de la opción o su código, si lo configuró.
Operaciones
Se ignoran: se calculan solas.
Archivos
No se pueden importar. Se adjuntan después, fila por fila.
Filas vacías
Se descartan sin avisar.
El archivo que se exporta tiene exactamente el mismo formato que la plantilla que se importa. Puede exportar un registro, ajustarlo en Excel y volver a cargarlo sin ningún trabajo de conversión.
3.4. Adjuntar el soporte de cada fila
Si la tabla tiene una columna de tipo Archivo adjunto, cada fila muestra su botón Adjuntar. El archivo se sube en el momento y queda asociado a esa fila.
4. Consultar y exportar la información
4.1. Ver los datos de un registro
Los datos de la tabla se ven completos en el visor de datos del formulario: desde Ver registros, desde el detalle del radicado en la bandeja de trabajo y desde el Repositorio. Los archivos adjuntos de cada fila aparecen como enlaces para abrirlos o descargarlos.
En el explorador de registros, la celda de un campo tabla se abre con la opción Ver más.
4.2. Exportar a Excel
En ambos lugares hay un botón Exportar a Excel sobre la tabla. El archivo trae:
Una hoja con los datos, con los mismos encabezados y en el mismo orden que la plantilla.
Fechas y números con su formato real, no como texto.
Si alguna columna muestra totales, una segunda hoja llamada Totales — se deja aparte a propósito, para que la primera hoja se pueda volver a importar sin tener que borrar nada.
4.3. En el PDF del formulario
La tabla se imprime como tabla en el PDF del registro, con sus totales. Las columnas de archivo salen como el nombre del documento enlazado.
5. Límites
Filas por tabla
100
Filas por tabla, con validación de antecedentes
20
Tamaño del archivo a importar
5 MB
Tamaño de un adjunto de fila
20 MB
Columnas
Sin límite técnico
El límite de filas aplica también cuando se agregan a mano: al llegar al tope, el botón Agregar fila avisa y no agrega más.
Aunque no hay límite de columnas, tenga presente que una tabla de muchas columnas es incómoda de llenar desde un celular. Si el formulario se va a diligenciar en móvil, procure no pasar de cinco o seis.
Preguntas frecuentes
No veo el botón «Importar desde archivo» en mi formulario. No aparece solo: hay que activar Permitir llenar la tabla desde un archivo en la configuración del campo y guardar el formulario.
Importé el archivo y algunas filas no entraron. Las filas con error no se importan, pero el paso de revisión le dice exactamente cuáles y por qué, y puede descargar ese listado. Corrija esas filas en el archivo y vuelva a cargarlo, o agréguelas a mano.
Las fechas quedaron corridas un día. Escriba las fechas en la plantilla como dd/mm/aaaa y, si usa Excel, deje que la celda quede con formato de fecha. Si el archivo trae la fecha como texto en otro formato, el asistente se lo reporta como error en vez de adivinar.
Un número con puntos de miles me dio error. En CSV, 1.500 es ambiguo: puede ser mil quinientos o uno con quinientos milésimas. El sistema prefiere avisar antes que adivinar. Escríbalo sin puntos (1500) o use el archivo de Excel, donde el número viaja como número.
Marqué columnas obligatorias y aun así se envió el formulario con la tabla vacía. Las columnas obligatorias se exigen dentro de cada fila diligenciada. Para exigir que haya al menos una fila, marque el campo como obligatorio.
¿Puedo subir los archivos de cada fila dentro del Excel? No. Un archivo de Excel no transporta documentos. Importe primero las filas y luego adjunte el soporte de cada una con el botón Adjuntar.
Cambié el título de una columna y las plantillas viejas dejaron de servir. Es esperado: los encabezados del archivo se emparejan con los títulos actuales. Descargue la plantilla otra vez después de cambiar títulos.
¿Puedo pasar de 100 filas? No. Es un tope pensado para que el formulario siga siendo utilizable y para que el envío no falle. Si necesita cargar volúmenes mayores de información, consúltenos: ese caso se resuelve mejor con una importación de datos, no con un formulario.
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