Como crear un proceso
Para Crear un proceso,
Pasos para crear un proceso
Para crear un proceso, debe tener claro lo siguiente:
Que nombre le va a asignar al proceso: Debe ser claro. Ejemplo: Cuentas por pagar, Solicitudes de crédito.
La empresa del grupo: Como mensajero digital es multiempresa, usted debe asignar el proceso a una empresa.
La dependencia: Será a esta dependencia a la cual se le asignará el documento (Radicado) y sólo los usuarios asginados a esta dependencia podrán ver los radicados (Documentos).
Tipo de radicado: Aqui se tienen cinco opciones, debes seleccionar el que más se acerque a su necesidad en el proceso a crear.
Interno: Son todos los radicados (Documentos) que se crean internamente y se tramitan interno. Ejemplo Actas, informes, presentaciones. Solo es para trámite o almacenamiento interno, entre usuarios de Mensajero Digital.
Externo: Son los documentos que se crean internamente, se radican en mensajero digital, para que le asigne un número de radicado y luego lo envies a una persona o empresa externa a su empresa.
Recibido: Son todos los documentos o formatos que recibes para trámite, ejemplo: Solicitudes de crédito, pagaré, cartas de instrucción, registro de inventarios, legalizaciones de víaticos. En general, todo formato que haya completado otra persona y se lo envia a usted, ya sea en un formulario en mensajero digital, un pagaré firmado, etc.
Facturas: Son facturas que se reciben de proveedores.
No Radicables: Son para registrar el ingreso a su empresa, de libros, revistas, invitaciones, etc.
Usuarios Son las personas que tienen acceso a Mensajero Digital, para realizar trámites o consultar. Las personas que completan la información en un formulario, no se asume como usuario de Mensajero Digital.
NO SE PUEDE REPETIR LA SERIE Y LA SUBSERIE EN VARIOS PROCESOS, PORQUE DUPLICARIA VISUALMENTE LOS RADICADOS, AUNQUE NO ESTEN REPETIDOS REALMENTE. SOLO ES VISUAL. Si esta situación se presenta, debes seguir los siguientes pasos: Corregir Duplicidad visual de radicados.
CREAR EL PROCESO
Ingresa a las siguientes opciones, demarcadas en rojo.
Y saldrá la siguiente ventana, donde se debe ingresar todos los datos del proceso y presionar el botón Guardar Proceso.
Una vez completado, se veria de la siguiente forma:
Una vez creado, se verá así:
Paso siguiente, debe dar clic sobre el proceso y se le activará la seccion de Reglas o tareas. Que está en la parte central
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