Firma en lote
Envíe varios documentos PDF en un solo proceso de firma, y decida qué documentos firma cada destinatario.
La firma en lote le permite enviar a firmar varios documentos PDF en un solo proceso. Los destinatarios reciben una sola notificación, revisan los documentos que les corresponden y los firman en una sola sesión, con un único código OTP.
Es útil cuando un mismo grupo de personas debe firmar varios documentos relacionados —un contrato con sus anexos, un paquete de boletas, las actas de una misma reunión— y también cuando una persona debe firmar todos los documentos y cada uno de los demás solo el suyo: por ejemplo, el representante legal firma los 50 contratos y cada contratista firma el propio.
¿Los documentos ya están adjuntos a radicados? Envíelos a firmar directamente desde la Bandeja, sin descargarlos ni volver a subirlos, y al firmarse cada radicado mostrará su propio documento firmado. Vea Enviar a firmar desde la bandeja de radicados.
Requisitos de los documentos
Hasta 50 documentos por lote.
Cada documento debe ser PDF y pesar como máximo 20 MB.
Los documentos no pueden estar protegidos con contraseña ni tener ya una firma electrónica.
Si alguno de los archivos no cumple, Mensajero Digital le avisa cuáles no se agregaron y por qué, y agrega el resto.
Cómo enviar un lote a firmar
1. Ingrese al módulo de firmas
Ingrese a Firmas electrónicas y presione Enviar documento para firma.
2. Prepare los documentos
En el primer paso del asistente seleccione la opción Varios en lote.
%Captura: paso 1 del asistente con las pestañas "Un documento" y "Varios en lote", esta última seleccionada%
Presione Seleccionar archivos (o arrastre los PDF al recuadro) y agregue los documentos. Puede seleccionar varios a la vez y volver a agregar más después.
Cada documento aparece en una lista con su número, cantidad de páginas y tamaño. El nombre que se muestra es el que verán los firmantes: puede editarlo en cada fila. Para quitar un documento, use el ícono de la papelera.
En Datos del documento escriba el Nombre del lote (es el nombre del proceso), y si lo desea un asunto y una fecha de vencimiento.
3. Agregue los destinatarios
Agregue los firmantes igual que en un documento individual: nombre, canal de notificación (correo electrónico, SMS o WhatsApp) y, si aplica, la validación de identidad.
Salvo que reparta los documentos, todos los destinatarios firmarán todos los del lote.
Reparta los documentos entre los destinatarios
Hay dos formas de repartir un lote. Puede usar la que prefiera, y también mezclarlas.
Declararlo aquí, en el paso de destinatarios. En el panel Opciones adicionales de cada persona, la sección Documentos que firma le deja elegir entre:
Todo el lote: firma los N documentos. Es la opción por defecto.
Solo algunos: se despliega la lista de documentos del lote para que marque los que le tocan.
%Captura: panel "Opciones adicionales" de un destinatario, con "Documentos que firma" y las opciones "Todo el lote" y "Solo algunos" con la lista de documentos%
Cuando son muchos, marcarlos uno por uno no es práctico. Para eso, en la parte superior de la lista de destinatarios está el botón Repartir uno por documento, que asigna un documento a cada destinatario siguiendo el orden de la lista: el primero de la lista al primer documento, el segundo al segundo, y así.
Al presionarlo, Mensajero Digital le pregunta si repartir entre todos o dejar fuera al primer destinatario, que suele ser justamente quien firma el lote completo. Al terminar le indica a cuántas personas se les asignó documento y si sobraron destinatarios o documentos.
%Captura: botón "Repartir uno por documento" en la cabecera de Destinatarios y el diálogo que pregunta si dejar fuera al primero%
O repartir sobre la marcha, colocando las firmas. Si prefiere no declarar nada aquí, siga al paso 3 y coloque la firma de cada persona solo en los documentos que le tocan. Al presionar Enviar a firmar, el asistente le mostrará a quiénes les puso firma en unos documentos y en otros no, y le preguntará si deben firmar solo esos. Si responde que sí, ajusta el reparto por usted; si responde que no, vuelve al paso 3 para que complete las firmas que falten.
%Captura: diálogo "Hay destinatarios que no firman todo el lote", con la lista de personas y los botones "Sí, solo esos" y "No, voy a completar"%
Ningún documento puede quedarse sin quien lo firme, y ningún destinatario sin documento. Si al repartir alguno se queda sin nadie, el asistente se lo indica y no lo dejará enviar.
4. Coloque los campos en cada documento
En el tercer paso verá, a la izquierda, la lista Documentos con todos los PDF del lote. Seleccione un documento para verlo y coloque sobre él los campos (Firma, Nombre completo, Fecha o Caja de texto) de cada firmante, igual que en un documento individual.
Hay cuatro formas de colocar la firma de una persona, use la que le resulte más cómoda:
Arrastrar a la persona desde la lista Firmante hasta el punto del documento donde debe firmar. Su firma queda ahí.
Arrastrar el campo desde la paleta Agregar campos hasta el documento. El campo se crea para el firmante que esté seleccionado.
Hacer clic en el campo de la paleta y después clic en el documento, donde quiera ubicarlo.
Usar el atajo Colocar firma de ‹destinatario›, que aparece bajo cada persona que aún no tiene firma en ese documento: la ubica sola, repitiendo la posición que usó antes o al pie de la primera página.
También puede moverse entre documentos con las flechas anterior y siguiente que aparecen sobre el visor, junto al texto Documento X de N.
Cada documento debe tener un campo de Firma de cada destinatario que lo firma. En la lista de firmantes aparecen solo los que firman el documento que está viendo, así que no puede colocarle un campo a alguien a quien no le toca. Junto a cada documento verá un ícono verde cuando ya está completo, o uno ámbar si le falta alguna firma, y el contador X/N listos le indica cuántos documentos están completos.
El ámbar avisa, no bloquea: si esa persona no debe firmar ese documento, déjelo así y responda la pregunta al enviar.
Copiar campos a todos los documentos
Si todos los PDF tienen el mismo formato, no hace falta colocar los campos uno por uno. Ubique los campos en un documento y presione Copiar campos a todos: los campos de ese documento se copian a los demás en la misma página y en la misma posición.
Tenga en cuenta que:
La copia reemplaza los campos que ya tuvieran los otros documentos.
La posición se ajusta al tamaño de cada documento, así que un campo al pie de una hoja carta queda también al pie en una hoja oficio o A4.
Si repartió los documentos, la copia respeta el reparto: la firma de quien firma todo el lote se repite tal cual, y la de un destinatario individual se convierte en la del destinatario que le corresponde a cada documento. Así, colocando en el primer documento la firma de quien firma todo y la del individual, un solo clic deja listo el lote entero.
Si un campo está en una página que no existe en algún documento (por ejemplo, en la página 3 y el documento tiene 2), ese campo no se copia en él. Mensajero Digital le indica cuántos quedaron sin copiar para que los revise.
Después de copiar puede ajustar a mano cualquier documento.
5. Envíe el lote
Presione Enviar a firmar. Antes de enviar verá un resumen con la cantidad de documentos y de firmas que se van a descontar.
Enviar a firmar desde la bandeja de radicados
Si los documentos que quiere firmar ya están adjuntos a radicados, no hace falta descargarlos y volver a subirlos. Desde la Bandeja puede enviar a firmar un documento de cada radicado, y al firmarse cada radicado mostrará su propio documento firmado, además de verse en Firmas electrónicas → Documentos como cualquier otro lote.
1. Seleccione los radicados
En la Bandeja, marque la casilla de los radicados cuyos documentos quiere enviar a firmar (hasta 50). Al seleccionar al menos uno se habilita el botón de firma (el ícono de la pluma) en la barra superior, junto a Buscar.
2. Elija el documento de cada radicado
Al presionar el botón se abre la ventana Enviar a firmar N documentos, con una fila por radicado. Por defecto se toma el último PDF de cada radicado, marcado con la etiqueta Último.
Si un radicado tiene varios PDF, puede elegir otro en su lista desplegable. Cada opción muestra el nombre del archivo, su posición entre los adjuntos del radicado —por ejemplo Adjunto 7 de 10, la misma numeración del visor de adjuntos— y la fecha, para que pueda distinguirlos aunque tengan el mismo nombre. La fila que cambió se resalta, y con Volver al último deshace el cambio.
Solo se ofrecen PDF que se puedan firmar: se omiten los que ya están firmados electrónicamente o pendientes de firma. Los radicados que no tienen ningún PDF disponible aparecen en el recuadro Quedan fuera, con el motivo, y los demás se envían igual.
3. Complete el envío en el asistente
Presione Continuar. Se abre el asistente de firma con los documentos ya cargados: en Varios en lote si eligió varios radicados, o en Un documento si eligió uno solo. Cada documento lleva una etiqueta con el número de su radicado, y el lote se llama por defecto Firma de N radicados (puede cambiar el nombre).
Desde aquí todo funciona igual que en cualquier lote: agregue los destinatarios, reparta los documentos si hace falta, coloque los campos y envíe, como se explica en Cómo enviar un lote a firmar. Puede quitar documentos o agregar otros PDF desde su equipo; los que agregue a mano no quedan vinculados a ningún radicado.
Qué pasa en cada radicado
Al enviar, el adjunto queda marcado como Pendiente firma electrónica, y en la trazabilidad del radicado se registra quién lo envió a firmar y en qué lote.
Cuando se firma el lote, el adjunto pasa a Firmado electrónicamente y al abrirlo se ve su propio documento firmado, con la hoja de información de la firma. La trazabilidad registra que se completó la firma.
Si el proceso se rechaza o se cancela, el adjunto queda marcado como Firma anulada.
En la pestaña Información y Trámites del Radicado, el resumen de firmas electrónicas incluye el lote.
¿Cuántas firmas consume un lote?
Un lote descuenta una firma por cada documento que le toca a cada destinatario:
Firmas descontadas = suma de los documentos que firma cada destinatario
Si nadie tiene un reparto propio, eso equivale a número de destinatarios × número de documentos: un lote de 10 documentos con 2 destinatarios descuenta 20 firmas.
Con el lote repartido se descuenta solo lo que de verdad se firma. Por ejemplo, 50 documentos con 51 destinatarios —uno que firma los 50 y 50 que firman uno cada uno— descuenta 100 firmas, no 2.550.
El diálogo de envío le dice cuántas firmas se van a descontar antes de confirmar.
Consulte también Cómo se facturan las firmas electrónicas.
Firmar todo el lote con una sola firma
Por defecto, el firmante debe firmar cada documento por separado: dibuja su firma en el primero, pasa al siguiente y vuelve a firmar, hasta terminar el lote.
Si marca la casilla Firmar todo el lote con una sola firma en el primer paso del asistente, el firmante dibuja su firma una sola vez y esta se aplica automáticamente a todos los documentos que le tocan.
Para que firmar una sola vez no signifique firmar sin leer, el firmante debe abrir cada uno de los documentos antes de poder continuar al código OTP. Cada vez que abre un documento queda registrado en la trazabilidad del proceso, con la fecha, la hora, la dirección IP y el dispositivo.
Qué ve el firmante
El firmante recibe una sola notificación para todo el lote. Al abrir el enlace verá el nombre del lote y una barra para moverse entre los documentos, con el texto Documento X de N.
Solo ve los documentos que le tocan. Si usted repartió el lote y a esa persona le asignó un documento, abre su enlace y ve ese único documento, no los otros cuarenta y nueve.
Sin firma única, el firmante firma el primer documento y el sistema lo lleva al siguiente, hasta completar los suyos. No puede avanzar a un documento posterior mientras el actual tenga campos pendientes.
Con firma única:
Al abrir el enlace verá un aviso que le indica que firmará una sola vez y que su firma se aplicará a todos sus documentos, pero que antes debe abrir cada uno.
Dibuja su firma en el primer documento; la firma queda puesta en todos.
Mientras le falten documentos por abrir verá un aviso con la cantidad pendiente y el botón Revisar siguiente documento. En la barra de navegación, los documentos ya revisados aparecen con un ✓ y el contador Revisados X de N muestra su avance.
Cuando abre el último documento, el proceso continúa solo al código OTP.
En ambos casos, el firmante valida un solo código OTP para firmar todo lo que le corresponde.
Seguimiento del lote
En el listado de documentos
En Firmas electrónicas → Documentos, los procesos en lote se identifican con la etiqueta Lote · N, donde N es la cantidad de documentos.
En el detalle del proceso
Al abrir el proceso, debajo del nombre verá cuántos documentos tiene el lote y si se envió con una sola firma para todos.
En Visor del documento puede recorrer los documentos del lote con las flechas o seleccionando el documento que quiere ver. Cuando el lote tiene pocos documentos, se muestran como botones con su nombre; cuando son muchos, se elige de una lista desplegable. Los documentos ya firmados aparecen marcados con ✓.
En cada radicado
Si envió el lote desde la bandeja, cada radicado muestra el estado de firma de su adjunto, el documento firmado al terminar y las líneas de envío y firma en su trazabilidad. Vea Qué pasa en cada radicado.
Descargar los documentos
Al presionar Descargar (o Descargar firmado, cuando el proceso terminó) se abre una ventana con la lista de todos los documentos del lote, para que descargue el que necesite.
Certificado de evidencia
El certificado de evidencia de un proceso en lote incluye la sección Documentos del lote, con cada documento y su estado. Debajo de cada firmante se indica qué documentos firmó, de modo que en un lote repartido queda claro quién firmó qué.
Si el lote se envió con una sola firma, el certificado lo indica, y en la Trazabilidad aparece cada documento que abrió el firmante, con la fecha, la hora, la dirección IP y el dispositivo.
Expediente de cada firmante
Si el destinatario está identificado con su documento de identidad, los PDF firmados quedan archivados en su expediente del repositorio. En un lote repartido, a cada persona se le archivan solo los documentos que firmó.
Preguntas frecuentes
¿Puedo tener firmantes distintos para cada documento del lote? Sí. En Opciones adicionales de cada destinatario elija Solo algunos y marque los documentos que le tocan, use Repartir uno por documento para asignarlos en orden, o simplemente coloque la firma de cada quien donde corresponda y confirme la pregunta al enviar. Cada quien recibe únicamente sus documentos.
¿Puedo mezclar una persona que firme todo con otras que firmen uno cada una? Sí, es el caso más frecuente: deje a esa persona en Todo el lote y reparta los documentos entre las demás. Cada documento queda con dos firmas.
¿Puedo enviar a firmar documentos que ya están en radicados? Sí. Seleccione los radicados en la Bandeja y presione el botón de firma. Se toma el último PDF de cada radicado, o el que usted elija, y al firmarse cada radicado muestra su propio documento firmado. Vea Enviar a firmar desde la bandeja de radicados.
¿Por qué un radicado aparece en «Quedan fuera»? Porque no tiene adjuntos PDF, o porque todos sus PDF ya están firmados electrónicamente o pendientes de firma.
¿Qué pasa si el firmante rechaza? Se rechaza el proceso completo, es decir, todos los documentos del lote.
¿Puedo usar la firma en lote con firma en orden? Sí. Si activa la firma en orden, cada firmante recibe el lote cuando el anterior termina de firmarlo.
¿Puedo cambiar la opción de firma única después de enviar? No. La opción se define al enviar el lote y aplica a todo el proceso.
¿Cuándo se cierra el proceso? Cuando todos los destinatarios terminan de firmar lo que les corresponde. Los documentos firmados quedan disponibles al cerrarse el proceso, no uno a uno.
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