Importar destinatarios
Cargue desde un archivo de Excel o CSV la lista de personas que deben firmar, en vez de agregarlas una por una.
Cuando un documento lo deben firmar muchas personas —una convocatoria, un acta con todos los asistentes, un paquete de contratos—, escribir uno por uno el nombre, el correo y el celular es lento y se presta a errores de digitación.
La carga masiva de destinatarios le permite subir un archivo de Excel (.xlsx) o CSV (.csv) con la lista completa. Mensajero Digital lo revisa, le muestra quiénes quedaron listos y qué filas tienen problemas, y solo entonces los agrega al proceso de firma.
Cómo importar la lista
1. Abra la carga masiva
Ingrese a Firmas electrónicas, presione Enviar documento para firma y avance hasta el paso Agregar destinatarios. Presione el botón Carga masiva.
2. Descargue la plantilla
En la ventana que se abre, presione Plantilla Excel (.xlsx) o Plantilla CSV (.csv). La plantilla trae los encabezados en el orden correcto y una fila de ejemplo que puede reemplazar.
Si ya tiene su propio archivo con los datos, puede saltarse este paso: lo importante es que los encabezados coincidan con los de la plantilla.
3. Diligencie el archivo
Una fila por persona. Las columnas se explican en Las columnas del archivo.
4. Cargue el archivo
Presione Seleccionar archivo (o arrastre el archivo al recuadro). Mensajero Digital lo lee al instante.
5. Revise antes de agregar
Debajo aparece el resultado de la lectura:
Un aviso verde con cuántos destinatarios quedaron listos de cuántas filas encontradas.
Una tabla de errores, si los hay, con la fila, la columna, el valor y el motivo.
La previsualización de los destinatarios que se van a agregar, con el canal por el que se les notificará y la validación de identidad que se les exigirá.
6. Agregue los destinatarios
Presione Agregar N destinatario(s). Quedan en la lista del paso 2, donde puede editar cualquier dato antes de continuar.
Las columnas del archivo
Nombre completo
Sí
El nombre de la persona que firma.
Correo electrónico
Si no se ingresa Celular
El correo al que se le notifica.
Indicativo
No
Indicativo del país, con el signo + (por ejemplo +57). Si la deja vacía se asume +57.
Celular
Si no se ingresa el Correo
El número, sin el indicativo.
Validación de identidad
No
Qué se le pide a esa persona para comprobar quién es. Vacía = solo el código OTP.
Tipo de identificación
Según la validación
CC, CE, NIT, PAS, PER, SSN o DL. También acepta el nombre completo, por ejemplo Cédula de ciudadanía.
Número de identificación
Según la validación
El número del documento. No importa si lleva puntos o guiones: se limpian solos.
Cada fila necesita al menos el correo o el celular. Es el dato por el que se le avisa a la persona que tiene un documento para firmar; sin ninguno de los dos, esa fila no se puede agregar.
Los encabezados no distinguen mayúsculas ni tildes, y se aceptan algunos nombres alternativos de uso común (Correo, Email, Teléfono, Celular, Cédula, Documento), por si reutiliza un archivo que ya tenía.
Cómo se decide el canal de notificación
No hay una columna para el canal: lo decide el dato que traiga cada fila.
Correo y celular
Correo electrónico
Solo correo
Correo electrónico
Solo celular
El canal queda a la vista en la columna Canal de la previsualización y en la lista de destinatarios, donde puede cambiarlo en cualquier momento antes de enviar.
Validación de identidad
En la columna Validación de identidad escriba, por cada persona:
OTP (o la celda vacía)
Solo el código de un solo uso que se le envía al correo o al celular.
Documento
Además fotografía su documento de identidad y se comprueba que el número coincida con el que usted registró.
Documento y rostro
Además graba un video selfie: se comprueba que hay una persona real y que su rostro coincide con el documento.
Documento y Documento y rostro exigen el tipo y el número de identificación en esa misma fila: sin ellos no hay contra qué cotejar lo que el firmante fotografíe, así que la fila queda marcada como error.
La validación de identidad tiene un costo adicional por firmante, independiente de la firma. Consulte Facturación firmas electrónicas, validaciones entre otros.
Por eso la plantilla viene con OTP en la fila de ejemplo: la exigencia se pide de forma explícita y nunca se activa sola por el hecho de que la fila traiga un número de documento.
Si una fila trae el tipo y el número pero su validación quedó en OTP, esos datos no se usan y la ventana se lo indica, para que nadie dé por hecho que se está cotejando algo que no se coteja.
Si su entidad no tiene habilitada la validación de identidad, las tres columnas se ignoran y también se le avisa.
Qué pasa con las filas que tienen errores
Las filas con error no se agregan; las demás sí. Así una cédula mal escrita no le obliga a repetir toda la carga.
En la tabla de errores verá el número de fila, la columna, el valor y el motivo. Con Descargar errores obtiene esa misma lista en un CSV para corregir el archivo y volver a cargarlo.
Los motivos más frecuentes son:
Falta el nombre completo.
La fila no trae correo ni celular.
El correo no tiene un formato válido.
El número de celular no corresponde al indicativo (por ejemplo, un celular colombiano que no tiene 10 dígitos).
El correo o el celular ya están en la lista, o están repetidos dentro del mismo archivo.
La validación de identidad no se reconoce, o pide documento sin tipo y número.
Límites
Hasta 50 destinatarios por proceso de firma, contando los que ya tenga agregados.
El archivo puede pesar hasta 5 MB.
Del archivo de Excel solo se lee la primera hoja.
El CSV admite
;o,como separador.
Preguntas frecuentes
¿Puedo importar y además agregar destinatarios a mano? Sí. La importación agrega a los que ya tenga en la lista, y después puede seguir usando Agregar destinatario.
¿Puedo importar dos archivos seguidos? Sí. El segundo se suma al primero, y si alguien viene repetido —por correo o por celular— se le avisa y no se duplica.
¿Qué pasa con la fila en blanco que aparece al abrir el paso? Se reemplaza por los destinatarios importados, para no dejar una fila vacía que impida continuar.
¿El orden del archivo se respeta? Sí. Los destinatarios quedan en el mismo orden del archivo, y si usa Firmar en orden ese será el turno de cada uno. Puede reordenarlos arrastrándolos en la lista.
¿Puedo usar la carga masiva con la firma en lote? Sí. Los destinatarios importados firman todos los documentos del lote, igual que si los hubiera agregado a mano. Consulte Firma en lote.
Última actualización