> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://docs.mensajerodigital.app/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://docs.mensajerodigital.app/formularios/exportar-a-excel-las-tablas-de-todos-los-registros.md). # Exportar a Excel las tablas de todos los registros Cómo llevar a Excel el contenido de los campos Lista tipo Tabla de todos los registros de un formulario, en un solo archivo, con una hoja para leer y una hoja para analizar. El botón **Exportar registros** lleva a Excel una fila por registro. Eso funciona bien para los campos normales, pero no para un campo **Lista tipo Tabla**: sus filas no caben en una celda. Hasta ahora, para sacarlas había que abrirlas registro por registro y exportar cada tabla por separado. El botón **Exportar tablas** resuelve eso: un solo archivo con las filas de **todos** los campos tipo tabla de **todos** los registros. {% hint style="info" %} Esta exportación es independiente de **Exportar registros**. No la reemplaza: una trae los campos normales y la otra el contenido de las tablas. Lo habitual es usar las dos. {% endhint %} ### 1. Requisitos | Condición | Detalle | | ---------------------------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | El formulario debe tener al menos un campo **Lista tipo Tabla** | Si no lo tiene, no hay nada que exportar y el botón no aparece. | | El formulario debe estar sobre el modelo nuevo de almacenamiento | Es el de los formularios creados en los últimos meses. En los anteriores el contenido de las tablas no queda consultable en bloque. | {% hint style="warning" %} **Si el botón no aparece, es por una de esas dos razones.** La forma más rápida de saber si su formulario está sobre el modelo nuevo es mirar, en la pantalla de registros, el selector **Mostrando datos de: Versión…** — solo aparece en esos formularios. Si necesita esta exportación en un formulario antiguo: se resuelve pasando el formulario al modelo nuevo, para esto puede crear un nuevo formulario basado en uno antiguo: {% endhint %} ### 2. Cómo se hace 1. Entre al módulo de formularios y busque el formulario. 2. Presione **Ver registros del formulario**. ![](https://2099257791-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-LT3uJQOuTNAS8sLraYy%2Fuploads%2FTIOQCIZZk8PeinfJ1It7%2Fimage.png?alt=media\&token=6a9f2568-13b3-40cf-9005-036321c3b3ed) 3. Presione **Exportar tablas**, al lado de **Exportar registros**.\ ![](https://2099257791-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-LT3uJQOuTNAS8sLraYy%2Fuploads%2Fr4lApBfppD6pRsAVwDmp%2FCaptura%20de%20pantalla%202026-09-21%20a%20la\(s\)%203.48.22%E2%80%AFp.m..png?alt=media\&token=17b22c37-3d14-4865-b70d-4af04dadf175) 4. El archivo se genera en el servidor y se descarga solo. Mientras tanto el botón muestra **Generando…** {% hint style="info" %} La exportación respeta **los filtros que tenga aplicados en la grilla** y la **versión** seleccionada en **Mostrando datos de**. Si filtra por una fecha, un responsable o un valor de campo, el archivo sale con esos mismos registros. Es la forma recomendada de acotar exportaciones grandes. {% endhint %} ### 3. Qué trae el archivo El archivo trae **las dos formas del mismo dato**, porque sirven para cosas distintas. #### 3.1. La hoja «Tablas» — para leer e imprimir Es la primera hoja. Va registro por registro: una banda gris con los datos del registro y, debajo, un bloque por cada campo tipo tabla de ese registro, con sus encabezados, sus filas numeradas y sus totales.
La banda de cada registro trae el **radicado** (si el formulario radica), la **fecha**, el **nombre** y la **identificación** de quien lo diligenció. #### 3.2. Una hoja por cada campo tabla — para filtrar y analizar Después viene una hoja por cada campo tipo tabla. Cada fila de la tabla es una fila de la hoja, y va precedida por las columnas que identifican su registro: | Radicado | Fecha de registro | Identificación | Nombre | # | …las columnas de su tabla… | | -------- | ----------------- | -------------- | ------ | - | -------------------------- |
Esta es la hoja que sirve para **filtrar, ordenar y hacer tablas dinámicas**: por eso los datos van planos y la fila de encabezados queda congelada al desplazarse. {% hint style="info" %} La columna **#** es el número de la fila **dentro de su registro**. Sirve para reconstruir el orden en que se diligenció la tabla. {% endhint %} #### 3.3. Por qué son hojas separadas y no una sola Porque **cada campo tipo tabla tiene sus propias columnas**. Un formulario puede tener una tabla de seis columnas (fecha, proveedor, NIT, factura, valor, tipo de gasto) y otra de cuatro, con nombres y tipos distintos. Juntarlas en una sola hoja obligaría a poner todas las columnas de todos los campos en la misma fila, casi todas vacías. #### 3.4. Cuál usar | Si necesita… | Use la hoja… | | -------------------------------------------------------------------- | ------------ | | Leer el detalle de un trámite, imprimirlo o anexarlo a un expediente | **Tablas** | | Sumar, contar o promediar por concepto | la del campo | | Filtrar por un valor, una fecha o un responsable | la del campo | | Hacer una tabla dinámica | la del campo | | Ver de un tirón todo lo que trajo un registro | **Tablas** | ### 4. Detalles del archivo | Aspecto | Comportamiento | | ---------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Filas vacías** | Se descartan. La tabla siempre deja una fila en blanco al final mientras se diligencia, y esa fila no es un dato. | | **Registros sin filas** | Si un registro no tiene ninguna fila en ninguna de sus tablas, se omite. Al final de la hoja **Tablas** queda una línea diciendo cuántos se omitieron. | | **Totales** | Van en la hoja **Tablas**, debajo de cada bloque, en las columnas configuradas para totalizar. **No** se repiten en las hojas por campo: en una hoja que se va a filtrar, un total fijo al final termina mostrando un número que no corresponde a lo filtrado. Ahí el total se saca con una tabla dinámica o con `SUBTOTAL`. | | **Fechas y números** | Salen con su tipo real, no como texto: se pueden ordenar y sumar. Las columnas de fecha de la tabla quedan como fecha, sin hora; la **Fecha de registro** lleva fecha y hora. | | **Columnas de Operación Numérica** | Salen con el valor calculado. | | **Columnas de Archivo adjunto** | Salen con el **nombre** del documento. El archivo se descarga desde el registro o desde el radicado, no desde la hoja de cálculo. | | **Radicado** | La columna aparece solo si el formulario genera radicado. En los formularios que solo guardan registros no existe ese dato, y por eso no se incluye. | | **Nombre del archivo** | `Tablas-.xlsx` | #### 4.1. Los nombres de las hojas Cada hoja se llama como el **título del campo** tipo tabla, con tres ajustes que impone Excel: * Se recorta a 31 caracteres, que es el máximo que Excel admite. * Se reemplazan los caracteres que Excel no permite en un nombre de hoja (`\ / ? * [ ] :`). * Si dos campos tienen el mismo título, al segundo se le agrega `(2)`, al tercero `(3)`, y así. {% hint style="info" %} Si un campo tipo tabla tiene un título que no sirve como nombre (por ejemplo un punto, o está vacío), su hoja se llama **Tabla 2**, **Tabla 3**… según la posición del campo en el formulario. Es una buena señal de que a ese campo le falta un título decente en el editor: el título también es el encabezado que ve quien diligencia. {% endhint %} ### 5. Las tres exportaciones, comparadas | Exportación | Dónde está | Qué trae | | ------------------------------------ | ------------------------------------------------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Exportar registros** | Pantalla de registros | Una fila por registro, con los campos normales. En la columna de un campo tipo tabla muestra **(ver Exportar tablas)**, porque sus filas no caben en una celda. | | **Exportar tablas** | Pantalla de registros | Las filas de los campos tipo tabla de **todos** los registros. Es la de esta página. | | **Exportar a Excel** sobre una tabla | Visor de datos de un registro, y ventana **Ver más** del explorador | Solo esa tabla, de ese registro. Sale con el mismo formato que la plantilla de importación, así que se puede ajustar y volver a cargar. | ### 6. Límites | Límite | Valor | | -------------------------- | ----------- | | Filas de tabla por archivo | **200.000** | {% hint style="warning" %} Si la exportación pasa de ese tope, el sistema no genera un archivo a medias: avisa y le pide acotar. Use los filtros de la grilla o un rango de fechas y repita la exportación por partes. {% endhint %} ### Preguntas frecuentes **No veo el botón «Exportar tablas».** O el formulario no tiene ningún campo tipo tabla, o está sobre el modelo anterior de almacenamiento. Revise el punto 1. **Me dice que no hay registros que exportar con los filtros aplicados.** El filtro que tiene puesto en la grilla no está dejando ningún registro. Quítelo o ajústelo. **Me dice que ningún registro tiene filas con datos en sus campos tipo tabla.** El formulario tiene el campo configurado, pero nadie ha llenado filas todavía, o las que hay quedaron en blanco. **Exporté y en el archivo hay menos filas de las que veo en el formulario.** Se descartan las filas completamente vacías. Al diligenciar, la tabla siempre muestra una fila en blanco lista para escribir, y quien llena el formulario suele dejarla ahí. **En la hoja del campo no aparece la columna Radicado.** Ese formulario no genera radicado: solo guarda registros. No es un dato que falte, es un dato que no existe para ese formulario. **¿Puedo volver a importar estas hojas al formulario?** No. Estas hojas están hechas para leer y analizar, y traen columnas de identificación del registro que la importación no espera. Para el ida y vuelta use el **Exportar a Excel** de una tabla concreta, que sale con el mismo formato que la plantilla. **Necesito el archivo automáticamente, no descargándolo a mano.** Para llevar los registros a otro sistema de forma continua, lo indicado son los [Webhooks](/formularios/webhooks-enviar-los-registros-de-un-formulario-a-otro-sistema.md), no esta exportación.