Exportar a Excel las tablas de todos los registros

Cómo llevar a Excel el contenido de los campos Lista tipo Tabla de todos los registros de un formulario, en un solo archivo, con una hoja para leer y una hoja para analizar.

El botón Exportar registros lleva a Excel una fila por registro. Eso funciona bien para los campos normales, pero no para un campo Lista tipo Tabla: sus filas no caben en una celda. Hasta ahora, para sacarlas había que abrirlas registro por registro y exportar cada tabla por separado.

El botón Exportar tablas resuelve eso: un solo archivo con las filas de todos los campos tipo tabla de todos los registros.

Esta exportación es independiente de Exportar registros. No la reemplaza: una trae los campos normales y la otra el contenido de las tablas. Lo habitual es usar las dos.

1. Requisitos

Condición	Detalle
El formulario debe tener al menos un campo Lista tipo Tabla	Si no lo tiene, no hay nada que exportar y el botón no aparece.
El formulario debe estar sobre el modelo nuevo de almacenamiento	Es el de los formularios creados en los últimos meses. En los anteriores el contenido de las tablas no queda consultable en bloque.

Si el botón no aparece, es por una de esas dos razones. La forma más rápida de saber si su formulario está sobre el modelo nuevo es mirar, en la pantalla de registros, el selector Mostrando datos de: Versión… — solo aparece en esos formularios.

Si necesita esta exportación en un formulario antiguo: se resuelve pasando el formulario al modelo nuevo, para esto puede crear un nuevo formulario basado en uno antiguo:

https://docs.mensajerodigital.app/formularios/crear-formulario-basado-en-la-estructura-de-otro-formulario-existente

2. Cómo se hace

1. Entre al módulo de formularios y busque el formulario.

2. Presione Ver registros del formulario.

   
3. Presione Exportar tablas, al lado de Exportar registros.

4. El archivo se genera en el servidor y se descarga solo. Mientras tanto el botón muestra Generando…

La exportación respeta los filtros que tenga aplicados en la grilla y la versión seleccionada en Mostrando datos de. Si filtra por una fecha, un responsable o un valor de campo, el archivo sale con esos mismos registros. Es la forma recomendada de acotar exportaciones grandes.

3. Qué trae el archivo

El archivo trae las dos formas del mismo dato, porque sirven para cosas distintas.

3.1. La hoja «Tablas» — para leer e imprimir

Es la primera hoja. Va registro por registro: una banda gris con los datos del registro y, debajo, un bloque por cada campo tipo tabla de ese registro, con sus encabezados, sus filas numeradas y sus totales.

La banda de cada registro trae el radicado (si el formulario radica), la fecha, el nombre y la identificación de quien lo diligenció.

3.2. Una hoja por cada campo tabla — para filtrar y analizar

Después viene una hoja por cada campo tipo tabla. Cada fila de la tabla es una fila de la hoja, y va precedida por las columnas que identifican su registro:

Radicado	Fecha de registro	Identificación	Nombre	#	…las columnas de su tabla…

Esta es la hoja que sirve para filtrar, ordenar y hacer tablas dinámicas: por eso los datos van planos y la fila de encabezados queda congelada al desplazarse.

La columna # es el número de la fila dentro de su registro. Sirve para reconstruir el orden en que se diligenció la tabla.

3.3. Por qué son hojas separadas y no una sola

Porque cada campo tipo tabla tiene sus propias columnas. Un formulario puede tener una tabla de seis columnas (fecha, proveedor, NIT, factura, valor, tipo de gasto) y otra de cuatro, con nombres y tipos distintos. Juntarlas en una sola hoja obligaría a poner todas las columnas de todos los campos en la misma fila, casi todas vacías.

3.4. Cuál usar

Si necesita…	Use la hoja…
Leer el detalle de un trámite, imprimirlo o anexarlo a un expediente	Tablas
Sumar, contar o promediar por concepto	la del campo
Filtrar por un valor, una fecha o un responsable	la del campo
Hacer una tabla dinámica	la del campo
Ver de un tirón todo lo que trajo un registro	Tablas

4. Detalles del archivo

Aspecto	Comportamiento
Filas vacías	Se descartan. La tabla siempre deja una fila en blanco al final mientras se diligencia, y esa fila no es un dato.
Registros sin filas	Si un registro no tiene ninguna fila en ninguna de sus tablas, se omite. Al final de la hoja Tablas queda una línea diciendo cuántos se omitieron.
Totales	Van en la hoja Tablas, debajo de cada bloque, en las columnas configuradas para totalizar. No se repiten en las hojas por campo: en una hoja que se va a filtrar, un total fijo al final termina mostrando un número que no corresponde a lo filtrado. Ahí el total se saca con una tabla dinámica o con SUBTOTAL.
Fechas y números	Salen con su tipo real, no como texto: se pueden ordenar y sumar. Las columnas de fecha de la tabla quedan como fecha, sin hora; la Fecha de registro lleva fecha y hora.
Columnas de Operación Numérica	Salen con el valor calculado.
Columnas de Archivo adjunto	Salen con el nombre del documento. El archivo se descarga desde el registro o desde el radicado, no desde la hoja de cálculo.
Radicado	La columna aparece solo si el formulario genera radicado. En los formularios que solo guardan registros no existe ese dato, y por eso no se incluye.
Nombre del archivo	Tablas-<nombre del formulario>.xlsx

4.1. Los nombres de las hojas

Cada hoja se llama como el título del campo tipo tabla, con tres ajustes que impone Excel:

• Se recorta a 31 caracteres, que es el máximo que Excel admite.

• Se reemplazan los caracteres que Excel no permite en un nombre de hoja (\ / ? * [ ] :).

• Si dos campos tienen el mismo título, al segundo se le agrega (2), al tercero (3), y así.

Si un campo tipo tabla tiene un título que no sirve como nombre (por ejemplo un punto, o está vacío), su hoja se llama Tabla 2, Tabla 3… según la posición del campo en el formulario. Es una buena señal de que a ese campo le falta un título decente en el editor: el título también es el encabezado que ve quien diligencia.

5. Las tres exportaciones, comparadas

Exportación	Dónde está	Qué trae
Exportar registros	Pantalla de registros	Una fila por registro, con los campos normales. En la columna de un campo tipo tabla muestra (ver Exportar tablas), porque sus filas no caben en una celda.
Exportar tablas	Pantalla de registros	Las filas de los campos tipo tabla de todos los registros. Es la de esta página.
Exportar a Excel sobre una tabla	Visor de datos de un registro, y ventana Ver más del explorador	Solo esa tabla, de ese registro. Sale con el mismo formato que la plantilla de importación, así que se puede ajustar y volver a cargar.

6. Límites

Límite	Valor
Filas de tabla por archivo	200.000

Si la exportación pasa de ese tope, el sistema no genera un archivo a medias: avisa y le pide acotar. Use los filtros de la grilla o un rango de fechas y repita la exportación por partes.

Preguntas frecuentes

No veo el botón «Exportar tablas». O el formulario no tiene ningún campo tipo tabla, o está sobre el modelo anterior de almacenamiento. Revise el punto 1.

Me dice que no hay registros que exportar con los filtros aplicados. El filtro que tiene puesto en la grilla no está dejando ningún registro. Quítelo o ajústelo.

Me dice que ningún registro tiene filas con datos en sus campos tipo tabla. El formulario tiene el campo configurado, pero nadie ha llenado filas todavía, o las que hay quedaron en blanco.

Exporté y en el archivo hay menos filas de las que veo en el formulario. Se descartan las filas completamente vacías. Al diligenciar, la tabla siempre muestra una fila en blanco lista para escribir, y quien llena el formulario suele dejarla ahí.

En la hoja del campo no aparece la columna Radicado. Ese formulario no genera radicado: solo guarda registros. No es un dato que falte, es un dato que no existe para ese formulario.

¿Puedo volver a importar estas hojas al formulario? No. Estas hojas están hechas para leer y analizar, y traen columnas de identificación del registro que la importación no espera. Para el ida y vuelta use el Exportar a Excel de una tabla concreta, que sale con el mismo formato que la plantilla.

Necesito el archivo automáticamente, no descargándolo a mano. Para llevar los registros a otro sistema de forma continua, lo indicado son los Webhooks, no esta exportación.