Migrar un formulario al nuevo formato
Cómo pasar un formulario del formato anterior al nuevo formato de formularios, qué se conserva y qué debe revisar después.
Mensajero Digital tiene un nuevo formato de formularios. Los formularios creados antes de este cambio usan el formato anterior, que dejará de recibir soporte próximamente.
Migrar consiste en crear una versión nueva del formulario a partir del anterior. La plataforma copia su estructura y su configuración, y deja los dos formularios vinculados para que pueda pasar de uno a otro.
¿Por qué migrar?
Los registros se consultan y se exportan más rápido, incluso en formularios con miles de envíos.
Las mejoras nuevas de formularios se construyen sobre el nuevo formato.
El formato anterior dejará de recibir soporte próximamente.
¿Cómo sé si un formulario usa el formato anterior?
En el módulo de formularios, los formularios del formato anterior muestran la etiqueta Formato anterior a la derecha de su nombre.
Para ver solo esos formularios, use el filtro que está sobre el listado: Todos, Formato nuevo o Formato anterior. Cada opción muestra cuántos formularios hay en la carpeta que está viendo.
Al abrir sus registros o al editarlo, verá además un aviso en la parte superior: Este formulario usa el formato anterior.
Antes de empezar
Necesita el permiso Crear y editar formularios o ser administrador general. Sin ese permiso verá el aviso y la etiqueta, pero no podrá crear la versión nueva.
Si el enlace o el código QR del formulario ya están publicados (página web, correos, impresos), no tiene que cambiarlos: en el paso 2 puede hacer que lleven automáticamente a la versión nueva.
Paso a paso
1. Inicie la migración
Puede hacerlo desde cualquiera de estos lugares:
Desde el listado de formularios: pase el mouse sobre la etiqueta Formato anterior; cambiará a Crear versión nueva →. Haga clic en ella.
Desde el menú de acciones (⋮) del formulario en el listado: seleccione Crear versión nueva.
Desde el aviso, en los registros o en el editor del formulario: presione Crear versión nueva.
2. Revise el asistente
Se abre el asistente de Crear nuevo formulario con todo precargado:
Basado en formulario existente ya tiene seleccionado su formulario anterior.
Título del formulario trae el mismo nombre, para que sus usuarios lo reconozcan. Puede cambiarlo si lo desea.
La casilla Esta es la versión nueva de «…» viene marcada. Déjela así: es la que vincula los dos formularios.
La casilla Redirigir el enlace público de «…» a esta versión (Recomendado) también viene marcada. Con ella, los enlaces y códigos QR que ya compartió llevan al formulario nuevo desde el momento en que lo guarde. Vea Enlace público y código QR.
Si desmarca Esta es la versión nueva de «…», el formulario nuevo se crea como una copia independiente: no quedará vinculado al anterior y no podrá pasar de uno a otro ni redirigir el enlace público.
Presione Siguiente y luego Aceptar.
3. Revise la configuración y guarde
El formulario nuevo ya tiene la estructura, la apariencia, el proceso, la firma electrónica, los correos y los permisos del anterior. No necesita seleccionar el proceso de nuevo: puede confirmarlo en la pestaña Flujo y Firma Electrónica.
Revise los puntos de Qué se copia y qué debe revisar y presione Guardar Formulario.
Qué se copia y qué debe revisar
Páginas, secciones y campos, incluidas las condiciones para mostrarlos
Webhooks configurados en el formulario
Apariencia: colores, logo, cabecera y textos
Integraciones o sistemas externos que usen el número del formulario
Proceso, fondo y procesos seleccionables
Los registros anteriores no se copian: se quedan en el formulario anterior
Tareas que disparan el formulario y seguimiento
Enlace público y código QR: el formulario nuevo tiene los suyos; si no activó la redirección, vea Enlace público y código QR
Firma electrónica: tipo, medio de notificación e idioma
Notificaciones por correo y mensajes personalizados
Accesibilidad y permisos por usuario, disponibilidad y visibilidad en radicación
Carpeta del explorador de formularios, versión y consecutivo (continúa la numeración)
Después de migrar
Pasar de un formulario al otro
Los dos formularios quedan vinculados:
En el formulario anterior aparece el aviso Este formulario ya tiene una versión nueva, con el botón Ir a la versión nueva. En el listado, su nombre se ve atenuado y la etiqueta cambia a Reemplazado por versión nueva →, que lleva directamente a la versión nueva.
En la versión nueva, bajo el título, aparece Versión nueva de «…» con el enlace Ver registros anteriores. En el listado se ve como cualquier otro formulario del nuevo formato.
El formulario anterior queda de solo lectura
Al abrir el editor del formulario anterior, el botón de guardar dice Solo lectura: los cambios que haga allí no se aplican a la versión nueva. Desde el aviso puede ir directamente a Ir a editar la versión nueva. Si necesita un ajuste puntual en el anterior mientras termina la migración, use Editar esta versión de todas formas.
Enlace público y código QR
El formulario nuevo tiene su propio enlace público. Si dejó marcada la casilla Redirigir el enlace público… (Recomendado) en el asistente, no tiene que hacer nada: quien abra el enlace o el código QR anterior llega automáticamente al formulario nuevo, y los envíos quedan en la versión nueva.
Puede activar o desactivar la redirección en cualquier momento desde los registros del formulario anterior, con el interruptor Redirigir el enlace público a la versión nueva.
Preguntas frecuentes
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