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# Migrar un formulario al nuevo formato

Cómo pasar un formulario del formato anterior al nuevo formato de formularios, qué se conserva y qué debe revisar después.

Mensajero Digital tiene un **nuevo formato de formularios**. Los formularios creados antes de este cambio usan el **formato anterior**, que dejará de recibir soporte próximamente.

Migrar consiste en crear una **versión nueva** del formulario a partir del anterior. La plataforma copia su estructura y su configuración, y deja los dos formularios vinculados para que pueda pasar de uno a otro.

## ¿Por qué migrar?

* Los registros se consultan y se exportan más rápido, incluso en formularios con miles de envíos.
* Las mejoras nuevas de formularios se construyen sobre el nuevo formato.
* El formato anterior dejará de recibir soporte próximamente.

{% hint style="info" %}
Migrar no borra nada. Los registros que ya recibió el formulario se conservan en el formulario anterior y los puede seguir consultando en cualquier momento.
{% endhint %}

## ¿Cómo sé si un formulario usa el formato anterior?

En el módulo de formularios, los formularios del formato anterior muestran la etiqueta **Formato anterior** a la derecha de su nombre.

Para ver solo esos formularios, use el filtro que está sobre el listado: **Todos**, **Formato nuevo** o **Formato anterior**. Cada opción muestra cuántos formularios hay en la carpeta que está viendo.

<figure><img src="https://2099257791-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-LT3uJQOuTNAS8sLraYy%2Fuploads%2FnztqSYZ0KGQ3oGFT1vSH%2F8.jpg?alt=media&#x26;token=5c4b5830-99b6-4cc4-8345-8fd5051edf9b" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Al abrir sus registros o al editarlo, verá además un aviso en la parte superior: **Este formulario usa el formato anterior**.

<figure><img src="https://2099257791-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-LT3uJQOuTNAS8sLraYy%2Fuploads%2Fld3qbjIUBHUwjKBKewv2%2F2.jpg?alt=media&#x26;token=52f06c8c-33db-43cb-914d-14ac6c91593d" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Antes de empezar

* Necesita el permiso **Crear y editar formularios** o ser administrador general. Sin ese permiso verá el aviso y la etiqueta, pero no podrá crear la versión nueva.
* Si el enlace o el código QR del formulario ya están publicados (página web, correos, impresos), no tiene que cambiarlos: en el paso 2 puede hacer que lleven automáticamente a la versión nueva.

## Paso a paso

### 1. Inicie la migración

Puede hacerlo desde cualquiera de estos lugares:

* **Desde el listado de formularios**: pase el mouse sobre la etiqueta **Formato anterior**; cambiará a **Crear versión nueva →**. Haga clic en ella.
* **Desde el menú de acciones** (**⋮**) del formulario en el listado: seleccione **Crear versión nueva**.
* **Desde el aviso**, en los registros o en el editor del formulario: presione **Crear versión nueva**.

<figure><img src="https://2099257791-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-LT3uJQOuTNAS8sLraYy%2Fuploads%2FuZOpDFHDnqOs6DjB77SG%2F3.jpg?alt=media&#x26;token=ffa0ed34-fe27-4cb6-baaa-24d8110242de" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### 2. Revise el asistente

Se abre el asistente de **Crear nuevo formulario** con todo precargado:

* **Basado en formulario existente** ya tiene seleccionado su formulario anterior.
* **Título del formulario** trae el mismo nombre, para que sus usuarios lo reconozcan. Puede cambiarlo si lo desea.
* La casilla **Esta es la versión nueva de «…»** viene marcada. Déjela así: es la que vincula los dos formularios.
* La casilla **Redirigir el enlace público de «…» a esta versión (Recomendado)** también viene marcada. Con ella, los enlaces y códigos QR que ya compartió llevan al formulario nuevo desde el momento en que lo guarde. Vea [Enlace público y código QR](#enlace-publico-y-codigo-qr).

<figure><img src="https://2099257791-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-LT3uJQOuTNAS8sLraYy%2Fuploads%2F2D4o21HgJgv3MZMoMMIV%2F9.jpg?alt=media&#x26;token=367231cb-0493-4e0a-8ebf-08672aaafecc" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="warning" %}
Si desmarca **Esta es la versión nueva de «…»**, el formulario nuevo se crea como una copia independiente: no quedará vinculado al anterior y no podrá pasar de uno a otro ni redirigir el enlace público.
{% endhint %}

Presione **Siguiente** y luego **Aceptar**.

### 3. Revise la configuración y guarde

El formulario nuevo ya tiene la estructura, la apariencia, el proceso, la firma electrónica, los correos y los permisos del anterior. **No necesita seleccionar el proceso de nuevo**: puede confirmarlo en la pestaña **Flujo y Firma Electrónica**.

<figure><img src="https://2099257791-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-LT3uJQOuTNAS8sLraYy%2Fuploads%2FbkM4cMseH331XfamzTWy%2F5.jpg?alt=media&#x26;token=dbeafaca-9108-4a4a-9ffb-6c3c3c766133" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Revise los puntos de [Qué se copia y qué debe revisar](#que-se-copia-y-que-debe-revisar) y presione **Guardar Formulario**.

## Qué se copia y qué debe revisar

| Se copia automáticamente                                                              | Debe revisarlo o configurarlo                                                                                                                                   |
| ------------------------------------------------------------------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| Páginas, secciones y campos, incluidas las condiciones para mostrarlos                | **Webhooks** configurados en el formulario                                                                                                                      |
| Apariencia: colores, logo, cabecera y textos                                          | Integraciones o sistemas externos que usen el número del formulario                                                                                             |
| Proceso, fondo y procesos seleccionables                                              | **Los registros anteriores no se copian**: se quedan en el formulario anterior                                                                                  |
| Tareas que disparan el formulario y seguimiento                                       | **Enlace público y código QR**: el formulario nuevo tiene los suyos; si no activó la redirección, vea [Enlace público y código QR](#enlace-publico-y-codigo-qr) |
| Firma electrónica: tipo, medio de notificación e idioma                               |                                                                                                                                                                 |
| Notificaciones por correo y mensajes personalizados                                   |                                                                                                                                                                 |
| **Accesibilidad y permisos** por usuario, disponibilidad y visibilidad en radicación  |                                                                                                                                                                 |
| Carpeta del explorador de formularios, versión y consecutivo (continúa la numeración) |                                                                                                                                                                 |

## Después de migrar

### Pasar de un formulario al otro

Los dos formularios quedan vinculados:

* En el **formulario anterior** aparece el aviso **Este formulario ya tiene una versión nueva**, con el botón **Ir a la versión nueva**. En el listado, su nombre se ve atenuado y la etiqueta cambia a **Reemplazado por versión nueva →**, que lleva directamente a la versión nueva.
* En la **versión nueva**, bajo el título, aparece **Versión nueva de «…»** con el enlace **Ver registros anteriores**. En el listado se ve como cualquier otro formulario del nuevo formato.

<figure><img src="https://2099257791-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-LT3uJQOuTNAS8sLraYy%2Fuploads%2FdnnQQ0Ks27BYzOYn3WBC%2F11.jpg?alt=media&#x26;token=74bd3c67-1636-43ca-bc8c-8b9c5ea1461d" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

<figure><img src="https://2099257791-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-LT3uJQOuTNAS8sLraYy%2Fuploads%2FzNAJnescASi7f8f8Kg0Y%2F7.jpg?alt=media&#x26;token=56e51e6d-2029-4ce2-b331-a53fe2910798" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### El formulario anterior queda de solo lectura

Al abrir el editor del formulario anterior, el botón de guardar dice **Solo lectura**: los cambios que haga allí no se aplican a la versión nueva. Desde el aviso puede ir directamente a **Ir a editar la versión nueva**. Si necesita un ajuste puntual en el anterior mientras termina la migración, use **Editar esta versión de todas formas**.

### Enlace público y código QR

El formulario nuevo tiene su propio enlace público. Si dejó marcada la casilla **Redirigir el enlace público… (Recomendado)** en el asistente, no tiene que hacer nada: quien abra el enlace o el código QR anterior llega automáticamente al formulario nuevo, y los envíos quedan en la versión nueva.

Puede activar o desactivar la redirección en cualquier momento desde los registros del formulario anterior, con el interruptor **Redirigir el enlace público a la versión nueva**.

{% hint style="info" %}
Si la redirección está desactivada, los dos formularios reciben envíos por separado. Le recomendamos mantenerla activa.
{% endhint %}

## Preguntas frecuentes

<details>

<summary>¿Se pierden los registros del formulario anterior?</summary>

No. Se conservan en el formulario anterior y los puede consultar, filtrar y exportar como siempre. Desde la versión nueva llega a ellos con **Ver registros anteriores**.

</details>

<details>

<summary>¿Puedo seguir usando el formulario anterior?</summary>

Sus registros se pueden consultar siempre. Para recibir envíos nuevos le recomendamos la versión nueva, con la redirección del enlace público activa: el formato anterior dejará de recibir soporte próximamente.

</details>

<details>

<summary>¿Puedo editar el formulario anterior después de migrar?</summary>

Queda de solo lectura para evitar que se hagan cambios en el formulario equivocado. Si lo necesita, use **Editar esta versión de todas formas** desde el aviso del editor; los cambios no se aplican a la versión nueva.

</details>

<details>

<summary>¿Cómo sé cuántos formularios me faltan por migrar?</summary>

En el filtro sobre el listado, la opción **Formato anterior** muestra cuántos hay en la carpeta que está viendo. Al pasar el mouse sobre ella verá cuántos no tienen versión nueva todavía y cuántos ya fueron reemplazados.

</details>

<details>

<summary>¿Los reportes incluyen los registros de los dos formularios?</summary>

No. Cada formulario tiene sus propios registros y reportes: los envíos anteriores a la migración están en el formulario anterior y los nuevos en la versión nueva.

</details>

<details>

<summary>No veo la opción «Crear versión nueva»</summary>

Necesita el permiso **Crear y editar formularios** o ser administrador general. Si el formulario ya tiene una versión nueva, la opción no aparece: en su lugar verá **Ir a la versión nueva**.

</details>

<details>

<summary>¿Qué pasa si creé la versión nueva sin la casilla marcada?</summary>

El formulario quedó como una copia independiente, sin vínculo con el anterior. Puede eliminarlo y repetir la migración con la casilla **Esta es la versión nueva de «…»** marcada.

</details>

## Ver también

* [Crear formulario basado en la estructura de otro formulario existente](https://docs.mensajerodigital.app/formularios/crear-formulario-basado-en-la-estructura-de-otro-formulario-existente)
* [Manejar consecutivos en formularios](https://docs.mensajerodigital.app/formularios/manejar-consecutivos-en-formularios)