Mas de formularios

Mensajero digital, tiene una gran funcionalidad, la cual le permite crear diferentes tipos de formulario, desde simples hasta complejos.

Lo primero que debe tener en cuenta es lo siguiente:

1. Debe crear carpetas y subcarpetas dentro de cada carpeta, hasta máximo un nivel. Esto para organizar su formularios, así:

1. Al presionar la opción formularios , sale la imagen anterior y allí seleccionar la opción Crear Carpeta. Y saldrá la siguiente ventana.

1. Y la carpeta se listara a mano izquierda y si quiere crear subcarpetas, presione la siguiente opción.

1. Una vez se crean las carpetas, puede iniciar a crear formulario, para ello seleccione el botón Crear nuevo formulario.

1. Y saldrá la siguiente opción:

1. Allí debe ingresar los siguientes campos:

   1. Título del formulario.

   2. SubTitulo de formulario

   3. Título del botón que procesa el formulario

   4. Descripción del formulario

Observe un ejemplo de ingreso de datos y podrá relacionar en como se observa en el formulario en tiempo real, luego de presionar el botón Guardar Formulario. Si analiza la imagen siguiente. Observará a su izquierda el formulario en diseño y la derecha una visualización previa.

Y al dar guardar formulario saldrá la siguiente ventana:

Se recomienda grabar, cada que cree o configure un campo.

Ejecutar formulario: Le permite ver como quedo el formulario en ejecución.

Continuar editando: Le permite continuar creando y configurando campos.

Listar formularios: Lo lleva al listado principal de formularios.

Diseño de formularios

Las opciones que se tienen en el diseño de formularios son las siguientes:

1. TÍTULOS Y DESCRIPCIÓN

   1. Lo debes ejecutar como se explicó antes.

2. CONFIGURACIÓN CAMPOS REMITENTES

   1. Al seleccionar esta opción, sale lo siguiente:

Recuerde que debe asignarle un proceso al formulario, que tenga tarea de inicio y condiciones

1. Cuando salen los campos del remitente, salen una ayudas debajo del campo, las cuales usted podrá modificar según su necesidad: Por ejemplo donde dice Nit, Cédula, DNI...... podría cambiarlo par que aparezca Ingrese su número de cédula

1. UBICACIÓN DEL FORMULARIO: Permite ubicar el formulario en una carpeta y subcarpeta

2. 
3. APARIENCIA: Permite configurar colores corporativos, si desea que aparezca el logo, títulos, alineación títulos, descripción, etc.

4. 
5. COMPARTIR / INTEGRAR: Si desea que el formulario quede integrado como FRAME en su sitio web, comparta este código con su diseñador.

6. 
7. OPCIONES ADICIONALES: Le permite poner el formulario como Visible Público o si quita esta opciòn, serà privado. Poner adicional Versiòn del formulario y mostrar y la fecha actual.

8. 
9. CONDICIONES Y REGLAS: En esta opción se configura el proceso o los procesos que activará su formulario, una vez se esté completando.

10. Opción Empresa del grupo: Se selecciona una de la empresas creadas en panel de control opciòn Empresas.

11. Una vez seleccionada la empresa, podrá dar clic repetidamente en los procesos que se requiere que se activen cuando se inicie a completar el formulario.

    1. Si es un solo proceso: Se observará así:

       1. 
       2. Por defecto siempre saldrá la cédula y el nombre, esto es requerido.

    2. Si es con varios procesos, debe seleccionar la opción Debe elegir proceso en el formulario y se observará así al configurar:

    3. 
    4. Y podrá seleccionar varios procesos, que se ejecuten con el formulario.

    5. Y visualmente al ejecutar el formulario, se verá de la siguiente manera:

    6. 
    7. Y al seleccionar el proceso, saldrá igual que el punto 3.

12. NOTIFICACIONES POR CORREO ELECTRÓNICO:

Primero debe seleccionar en condiciones y reglas, que se permita realizar seguimiento al formulario.

1. Luego ingresa a la opción Notificaciones por correo electrónico y activa las opciones que desea utilizar.

1. Permite que cada que se complete el formulario por una persona, se notifique a correo electrónicos asignados y configurar el texto de notificación. Al presionar esta opción, saldrá la siguiente ventana:

1. Por defecto, no viene activado. Si activa una opción u otra saldrà de la siguiente manera:

1. La Plantilla para el envío de respuestas por correo al diligenciar el formulario permite configurar a quien le notifica, cuando se completa un formulario.

   1. En Direcciones de correo electrónico, puede agregar un correo o varios separados por coma.

   2. En el Asunto, Puede agregar el remitente y/o el titulo del formulario en los campos Asunto y/o Mensaje, escribiendo %remitente% para el Remitente y %tituloFormulario% para el Titulo del Formulario. También es posible agregar un enlace para ver la información diligenciada, insertando en el cuerpo del Mensaje el parametro %enlaceFormulario%

   3. En Mensaje puede escribir el mensaje que siempre le saldrá a quien le notificará mensajero digital, puede utilizar todos estos componentes.
2. La Plantilla para el envío de respuestas por correo al finalizar trámites permite configurar a quien le notifica cuando finalice el trámite del formulario, cuando se completa un formulario.

   1. En Direcciones de correo electrónico, puede agregar un correo o varios separados por coma.

   2. En el Asunto, Puede agregar el remitente y/o el titulo del formulario en los campos Asunto y/o Mensaje, escribiendo %remitente% para el Remitente y %tituloFormulario% para el Titulo del Formulario. También es posible agregar un enlace para ver la información diligenciada, insertando en el cuerpo del Mensaje el parametro %enlaceFormulario%

   3. En Mensaje puede escribir el mensaje que siempre le saldrá a quien le notificará mensajero digital, puede utilizar todos estos componentes.

Opciones adicionales de formularios

mensajero digital, al listar todos los formularios, tiene las siguiente opciones sobre cada formulario:

Lo primero que el sistema le genera por formulario, es una estadística, de cada formulario, cuantos formularios se han diligenciado, cuantos están en trámite, cuantos han sido tramitados y cuantos están cancelados.

Permite generar un informe con todos los datos que respondió la persona en el formulario y muestra los gráficos tipo png y firmas que se completaron y podrá exportar a un formato csv sin graficos. Un ejemplo del reporte, se ve de la siguiente manera:

Si utiliza la opción superior Mostrando desde - hasta, podrá generar el informe por rango de fechas, teniendo en cuenta que si el formulario fue modificado, deberà generar el reporte, según las fechas de modificación, es decir un reporte como estaba anteriormente en su rango de fechas y otros informe en el estado actual. Presionando el botón que está en negro con el visado en blanco.

Si presiona este botón podrá editar el formulario.

Si presiona esta opción, saldrá el formulario, tal y como fue diligenciado. Así como ejemplo:

Si presiona esta opción, podrá exportar el informe a excel. y le saldrá la siguiente ventana:

Si presiona la opción generar, le genera el archivo en excel. Con todos los campos que tiene el formulario y que son hábiles para generar en el excel. Así como ejemplo:

Si presiona esta opción, se ejecuta el formulario

Permite compartir por correo electrónico o whatsapp un formulario para que el usuario complete la información. Formularios es 100% responsive.

Le permite editar el formulario.

Le permite borrar un formulario.

Le permite clonar un formulario.

Si sea opción, QR del formulario,si desea compartirlo y ejecutarlo en otro dispositivo.

Le permite ejecutar el formulario

• Un formulario puede ejecutarse en:

  • Por la opción ejecutar formulario.

  • Cuando ejecuta un formulario, puede copiar la dirección y enviarla por whatsapp, por correo electrónico o mensaje de texto y quien le de clic, lo podrá ejecutar.

  • Como un frame integrado a su sitio web.

  • o en bandeja de trabajo, en la opción radicar por medio de formulario.

Diseño de campos del formulario

Un formulario está diseñado por Secciones y líneas y dentro de las líneas debe seleccionar el número de campos de va a tener una sección en una línea. Máximo 4 campos por línea. Observar el siguiente gráfico.

Encabezado: Se edita al formulario y se ingresa a la opción APARIENCIA y se da clic al botón Cambiar imagen de cabecera para el formulario

Descripción del formulario: Se edita al formulario y se ingresa a la opción TITULOS Y DESCRIPCIÓN y se ingresa la descripción en la opciòn Descripciòn del formulario

Secciones: Sobre la derecha en la previsualización del formulario, existe un botón llamado Agregar sección, si lo presiona, agrega una sección y si desea cambiar el titulo de la sección o borrar, presione unos de estos dos botones

Al configurar una sección, puede indicar si esta secciòn se activa en una tarea particular del proceso o se evidencia cuando se está completando el formulario. Está opción se utiliza para que el cliente complete una informaciòn y otras secciones se completan interno.

Como ejemplo: Así aparece el formulario al completarse por el usuario.

Así se observa en la bandeja de trabajo.

Cuando se vaya a tramitar la tarea en dicho paso, saldrá el siguiente mensaje:

Se debe presionar el botón Diligenciar, para completar los datos de la sección. y saldrá una ventana con los campos a completar, que en nuestro caso, se verà de la siguiente manera:

CREAR LÍNEAS Y CAMPOS

Para crear una línea y sus campos, se presiona el botón Agregar línea.

Y saldrá la siguiente ventana, donde debe seleccionar el número de campo que desea, máximo 4.

Se pueden crear las líneas que se desee, pero máximo 4 campos por línea, los tipos de campos posibles son: Los tipos posible de campos son:

1. Texto: Permite ingresar datos de tipo alfa númerico

2. Fecha: Permite poner campos de tipo fecha.

   • 
3. Hora: Puede poner campos de tipo hora.

   • 
4. Número: Pude ingresar campos de tipo numérico. Para el campo número debe configurar adicional el valor mínimo que se permite al ingresar al completar el formulario, por defecto el sistema trae cero y también debe configurar el valor máximo, por defecto el sistema trae 999.999.999, adicional debe indicar si permite o no decimales.

1. Correo Electrónico: Puede poner campos de tipo correo electrónico y el sistema verifica que tenga un formato válido.

2. Editor de textos: Puede poner un campo tipo editor de texto.

   • 
3. Documento adjunto: Puede solicitar que se adjunte un documento del pc de usuario o si esta en celular, tome un documento de su celular o tome una foto que adjunta automáticamente.

4. 
5. Lista de selección: Campos que se despliegan y puede seleccionar una opción.

6. 
7. Lista de selección dependiente: Campos que se despliegan, según la información de otro campo de tipo selección única. Para ello debe:

   1. Crear un campo inicial, de los tipos indicados, que llamaremos Departamento donde vive y tendrá dos opciones Antioquia y Bogotá: En opciones de lista ponelas opciones que desea, escribiendo la opción y luego presionando el signo + para agregar o también puede eliminar.

   2. 
   3. Crea un campo tipo Lista de Selección Dependiente el cual llamaremos Ciudad, y se pretende que si se selecciona Antioquia, Salga Medellín y Poblado y se selecciona Bogota, salga Chía y Sopó. Debe seleccionar el campo asociado que en nuestro caso es Departamento donde vive , luego la opción de lista de la cual depende, que en nuestra caso sería Antioquia y en Valor opción pongo Medellín y luego el signo +, luego selecciono de nuevo Antioquia y en valor opción escribo El poblado y para Bogotà, selecciono Bogota y en valor opción pongo Chía y el signo + y luego selecciono Bogota y en el valor opción pongo Sopó y luego el signo +. y se vería así:
   4. Y en el formulario se verìa así:

      1. Si selecciono Antioquia:

         1. 
      2. Si selecciono Bogotá:

         1. 
8. Campo predefinido de radicación: Esta opción, le permite seleccionar campos de radicación como Radicado de origen, orden de compra, comprobante de egreso, etc, y los valores que allie se pongan en el formulario, saldrán el los campos de radicación y se podr{a vincular radicados, automáticamente, por los campos que están asignados para eso.

9. Opción de chequeo múltiple:

10. Opción de chequeo único:

11. Persona que debe realizar la firma electrónica:

12. Espacio para huella: Es un campo para que salga un recuadro en pantalla, por si desea imprimir el formulario, para que le pongan la huella físicamente.

13. Espacio para firma virtual: Un espacio para que quien complete el formulario, puede poner con el mouse su firma o si es desde el celular, la pueda poner con el dedo.

    1. 
14. Contenido fijo:

15. Lista tipo tabla:

16. Términos y condiciones: Este tipo de campo, se requiere cuando van texto muy largos y explícito para termino y condiciones, tipo Habeas data y la persona que completa el formulario debe dar clic en aceptar. Al crear un campo de este tipo, se observará así: Obviamente con los texto que usted ingrese:

    1. 
    2. Al ejecutar el formulario se observara de la siguiente manera:

    3. 

Una vez creado los campos, se deben configurar, para que se visualicen, sino se configuran no se observan en el formulario. Existen cinco opciones:

1. Configurar: Podrá a mano izquierda:

   • Seleccionar el tipo de campo

   • Poner el título

   • Poner el texto de Texto de ayuda (Placeholder)

   • Seleccionar si lo d esea obligatorio o no.

   • Mostrar dependiendo de otro campo: Esta opción solo funciona con campos que dependen de tipo Lista de selección, Chequeo único y chequeo múltiple.

   • Ejemplo usted tiene un campo tipo género, donde al presionar sale Femenino y Masculino y desea que cuando se seleccione Femenino salga un campo que pregunte por su esposo y si si sale masculino salga un campo que pregunte por su esposa.

   • Lo primero es configurar es crear tres campos, así:

   • Género: De tipo lista chequeo único. ( Debe ser Lista selección, chequeo múltiple)

     • 
   • Nombre de su esposo: Campo tipo texto. (Puede ser otro tipo de campo)

   • Nombre de su esposa: Campo tipo texto. (Puede ser otro tipo de campo)

     • 
     • Al visualizar el formulario, se observará de la siguiente manera:

   • 
   • Al seleccionar femenino, saldrá así:

     • 
   • Al seleccionar masculino, saldrá así:

     • 
2. Borrar Campo: Se borra el campo.

3. Mover campo: Se da clic sostenido sobre el campo a mover y lo puede cambiar de lugar en la misma línea.

4. Borrar línea: Borra una línea completa y sus campos.

5. Mover línea: Se da clic sostenido sobre el signo + y puede cambiar de lugar en la misma sección.

6. Cómo puede visualizar en el siguiente gráfico:

7. 

Campo calificación de estrellas: Este campo permite que el usuario que completa el formulario, evalué un aspecto que desea su entidad evaluar. Debe configurar el valor máximo de evaluación. Para este caso seleccionamos 7.

y cuando se ejecuta el formulario se observará así:

Campo calificación a escala: Este campo permite que el usuario que completa el formulario, evalué un aspecto que desea su entidad evaluar. Debe configurar el valor mínimo y el valor máximo de evaluación. Para este caso seleccionamos valor mínimo 1 y valor máximo 10.

y cuando se ejecuta el formulario se observará así: