👨🏫TERMINOLOGIA BÁSICA
Antes de iniciar a configurar Mensajero Digital, es importante que reconozcas su entorno y algunos términos en nuestra plataforma.
Los conceptos que se relacionan a continuacion con la gestión documental y la radicación de documentos en empresas u organizaciones. Son términos son clave en el manejo eficiente de la información, garantizando su adecuado registro, clasificación, seguimiento y almacenamiento. A continuación se explicará cada uno y los debe tener en cuenta para todo el uso de Mensajero Digital:
Usuarios: Las personas que tengan usuario y contraseña para acceder a Mensjaro Digital.
Quienes no son considerados Usuarios: Los clientes, asociados, proveedores y empleados que no tengan usuario y contraseña para ingresar a Mensajero, no son considerados usuarios, así completen información en formularios.
Entidades: Los clientes, asociados, proveedores y empleados que no tengan usuario y contraseña para ingresar a Mensajero, no son considerados usuarios, así completen información en formularios. Y en Mensajero Digital son considerados ENTIDADES.
Radicado: Es todo documento que ingresa a Mensajero Digital, para que sea tramitado.
Tipos de radicados:
Radicación Interna: La radicación interna se refiere al registro de documentos generados dentro de una organización. Estos documentos pueden ser comunicaciones, informes, memorandos, actas, o cualquier otro tipo de información que circule entre departamentos o empleados. Su radicación garantiza el control y trazabilidad de la documentación dentro de la institución. Ejemplos: Memorandos enviados entre áreas. Actas de reuniones internas. Informes de gestión.
Radicación Externa: La radicación externa corresponde al registro de documentos que entran o de salen de la organización dirigidos a Entidades (terceros, como clientes, proveedores, o entidades externas). Este proceso permite llevar control sobre toda la información que entra o sale de la organización. E importante, estos radicados, normalmente, no estan relacionados con sus procesos misionales en Mensajero Digital. Ejemplos: Correspondencia oficial de una autoridad gubernamental, correspondencia recibida de clientes o proveedores de tipo generico, envío de cartas o informes a otras empresas o entidades gubernamentales.
Facturas: Que se reciben y son documentos financieros que la organización recibe de entidades (proveedores o contratistas), relacionados con compras de bienes o servicios. Ejemplos: Facturas por servicios contratados (energía, telecomunicaciones, etc.). Facturas de proveedores de productos.
No radicables: Los documentos no radicables son aquellos que no necesitan ser registrados formalmente en el sistema de gestión documental. Generalmente, se trata de información transitoria o que no tiene valor archivístico, legal o contable, por lo que no se considera necesario su seguimiento. Ejemplos: Publicidad recibida. Documentación de consulta que no requiere ser archivada. Correo electrónico personal o informal.
Recibidos Los documentos recibidos son todos aquellos documentos que la organización recibe de entidades y están relacionados con sus procesos misionales y estos deben ser radicados y clasificados para su gestión, asignación y seguimiento. Ejemplos: . Solicitudes de crédito, modificaciones de ahorro, legalizaciones de viáticos, vinculaciones, actualización de datos, pagarés, cartas de instrucción, libranzas, inventarios, cierres de caja, solicitudes de vacaciones, solicitudes de permisos, contratos laborales o con proveedores.
Series : Las series documentales son categorías o grupos de documentos que se generan y reciben en el marco de una misma actividad o función dentro de la organización. Cada serie agrupa documentos de contenido similar, con características comunes y que se gestionan de manera conjunta. Ejemplos: Series de "Contratos" (que incluirían todos los contratos firmados por la organización). Series de "Correspondencia". Series de Solicitudes (Que incluirian todas las solicitudes).
Subseries : Las subseries documentales son subdivisiones de una serie documental. Agrupan documentos más específicos dentro de una serie principal, para mejorar su clasificación y gestión. Las subseries permiten organizar la documentación de manera más detallada. Ejemplos: Dentro de la serie de "Contratos", podrían existir subseries como "Alquiler", "Suministro" o "Laborales". Dentro de la serie "Correspondencia", se pueden tener subseries como "Interna" y "Externa". Dentro de la seríe "Solicitudes" Podrían existir subseries como: "Crédito"; "Modificaciones de Ahorro"
Formularios Digitales: Un formulario digital es un documento en línea diseñado para recopilar información de manera estructurada. Permitiendo a las entidades ingresar datos en campos predefinidos, como nombres, direcciones, correos electrónicos, respuestas a preguntas o cualquier otro tipo de información relevante. Ejemplo: Encuestas, solicitudes de crédito, pagarés, cartas de instrucción, vinculaciones, etc.
Procesos (Workflow - Flujos de trámite): Es un conjunto de Reglas (tareas) o actividades secuenciales organizadas que permiten llevar a cabo un proceso de forma eficiente y automatizada, estableciendo el orden en el que se deben realizar las acciones, los responsables de cada paso y las reglas o condiciones para avanzar al siguiente paso. Los procesos son esenciales para estandarizar actividades, mejorar la eficiencia y asegurar que se sigan las pautas establecidas. Y Mensajero Digital ofrece a sus usuarios, Procesos ilimitados.
Las Reglas (tareas) y condiciones (salidas) son elementos fundamentales dentro de un Proceso (workflow o proceso de gestión), ya que determinan las acciones que deben ejecutarse y las reglas que guían la transición entre una tarea y otra. Aquí te explico ambos conceptos en detalle:
Reglas: Son todas las posibles tareas (Acciones o actividades) que se deben realizar dentro de un proceso. Cada tarea puede ser ejecutada por una persona y será asignada por mensajero digital, a medida que el trámite avance, pero deben configurarse previamente. Las tareas pueden ser simples o complejas, dependiendo del proceso, y pueden involucrar distintas áreas de la organización y adicional se controla el tiempo de trámite. Se recomiendan poner EN INFINITIVO, por cuanto son actividades a realizar: Ejemplos de tareas: , Aprobar y/o Rechazar una solicitud de crédito, Realizar la consulta en listas restrictivas o vinculantes, Generar Acta de comité de crédito, Revisar si el cliente tiene pagaré electrónico firmado o enviar Pagaré para firma en caso de no tenerlo, Firmar contrato, Revisar datos y adjuntos de una solicitud de crédito. Siempre debe haber una tarea de inicio.
Condiciones (salidas): Las condiciones o salidas de las tareas determinan qué ocurre después de que una tarea se completa. Estas condiciones pueden ser reglas lógicas que guían el flujo del proceso, tomando decisiones sobre qué tarea sigue, si se debe escalar a un nivel superior, o si el proceso se termina. Se puede configurar si se exige comentario, adjunto de un documento o si finaliza el proceso. Se recomienda nombre en pasado por cuanto se está informando la tarea realizada. Ejemplo:
Sobre la tarea Aprobar y/o Rechazar una solicitud podrian crearse varias condiciones, tales como:
Solicitud Aprobada.
Solicitud rechazada.
Solicitud se envía a comité de crédito para su analisis.
Solicitud tiene adjuntos y datos de la solicitud errados
El cliente, desiste de la solicitud.
Sobre la tarea Realizar la consulta en listas restrictivas o vinculantes podrian crearse varias condiciones, tales como:
Consulta en listas restrictivas y/o vinculantes, sin novedades. Se envia a ingreso.
Consulta en listas restrictivas y/o vinculantes, con novedades no importantes. Se envia a gerencia para su analisis y/o aprobación de ingreso.
Consulta en listas restrictivas y/o vinculantes, con novedades importantes. Se se rechaza ingreso.
El cliente desiste de la solicitud.
Sobre la tarea Generar Acta de comité de crédito podrian crearse varias condiciones, tales como:
Acta generada, se envia para firmar electrónicamente por sus integrantes.
Acta no generada definitivamente
Sobre la tarea Revisar si el cliente tiene pagaré electrónico firmado o enviar Pagaré para firma en caso de no tenerlo, Firmar contrato, Revisar datos y adjuntos de una solicitud de crédito podrian crearse varias condiciones, tales como:
Cliente tiene pagaré electrónico firmado, se autoriza continuar el proceso.
Cliente no tiene pagaré electrónico firmado, se envia al área respectiva para que se firme el pagaré.
Sobre la tarea Revisar datos y adjuntos de una solicitud de crédito podrian crearse varias condiciones, tales como:
Datos y adjuntos de la solicitud de crédito estan correctos, se autoriza continuar con el proceso.
Adjuntos de la solicitud de crédito estan correctos y los datos de la solicitud de crédito estan incorrectos, se rechaza solicitud y se envia para notificación al cliente.
Los datos de la solicitud de crédito estan correctos y los adjuntos de la solicitud de crédito No estan correctos, se envia a subsanar documentos adjuntos y notificar al asociado.
Documentos subsanados por el cliente, se revisa de nuevo los datos y adjuntos y estan correctos, se autoriza continuar con el proceso.
El cliente desiste de la solicitud de crédito.
Radicar: Es la acción de ingresar un documento a Mensajero Digital, para que sea tramitado. Y siempre que un documento sea radicado, se asigna a una cédula o un Nit. Existen tres formas de radicar documentos en Mensajero Digital:
Radicación general: Es un proceso interno que se realiza por un usuario para ingresar manualmente un documento y activar un proceso de trámite o no activar un proceso de trámite. Ejemplo: actas, cartas que llegan a la empresa, cartas que serán enviadas a entidades, correspondencia interna o externa.
Radicación desde un formulario: Es un proceso mediante el cual una entidad ingresa los datos en campos de un formulario digital y una vez lo envia, son recibidos en el sistema de gestión documental, como Radicados y como tipo de radicado Recibido, permitiendo que la información capturada en dicho formulario sea procesada, almacenada y utilizada para iniciar o no un proceso de trámite. Al radicado recibido, se le asigará automáticamente la Serie y Subserie que este configurada en el proceso asignado.
Radicación de una factura, desde el Robot de Escucha de Correo: Es un proceso automatizado en el que mensajero digital, mediante el uso de nuestro robot de escucha de correos electrónicos, analiza los correos electrónicos recibidos en la empresa, exclusivo actualmente en correos de gmail e identifica las facturas adjuntas o incluidas en los correos, y las ingresa automáticamente en mensajero digital, activando automaticamente un proceso de trámite. Este proceso permite que las facturas sean registradas y clasificadas sin intervención manual, facilitando el control y seguimiento del proceso de pago.
Logica de distribución: Cuando las facturas se radican automaticamente (Ingresan) desde el Robot de escucha de correo electrónico a mensajero digital se puede activar un proceso configurado previamente, según el numero de identificación del proveedor. Teniendo en cuenta que mensajero Digital extrae el PDF y lee el xml para realizar la radicación.
Almacenamiento ilimitado: Si Mensajero Digital ofrece a sus usuarios, almacenamiento ilimitado.
Entendido estos conceptos, ahora puedes iniciar a configurar Mensajero Digital
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