Formularios sin proceso ni radicado
Esta guía explica cómo configurar y usar los formularios que solo guardan la información diligenciada, sin crear radicado ni iniciar un proceso.
Normalmente, cuando alguien completa un formulario en Mensajero Digital se crea un radicado y se inicia el proceso asociado, con su tarea de inicio y su trámite en la bandeja de trabajo.
Hay formularios en los que eso no aporta nada: una encuesta, una inscripción a un evento, una actualización de datos, un formato de asistencia, un quiz. En esos casos usted no necesita tramitar nada; solo necesita recoger y consultar la información.
Para eso existe el modo registro: el formulario se diligencia igual, pero al enviarse solo se guarda el registro de lo respondido. No se crea radicado, no se dispara ningún proceso y no le llega una tarea a nadie.
Conceptos clave
Modo radicado
Comportamiento tradicional: al diligenciarse crea un radicado y dispara el proceso asociado.
Modo registro
Al diligenciarse solo guarda la información. Sin radicado, sin proceso y sin tareas.
Registro
Cada envío del formulario en modo registro. Es el equivalente del radicado, pero sin trámite.
Consecutivo
Número que identifica el registro ante la persona que lo diligenció. Reemplaza al número de radicado.
Código de seguimiento
Código con el que quien diligenció puede volver a consultar su registro.
Anular registro
Deja el registro por fuera de los listados sin borrarlo. Es el equivalente de "cancelar radicado".
1. Cuándo usar cada modo
¿Crea radicado?
Sí
No
¿Inicia un proceso y tareas?
Sí
No
¿Aparece en la bandeja de trabajo?
Sí
No
Identificador visible
Número de radicado
Consecutivo del formulario
Dónde se consulta
Bandeja de trabajo, Ver registros y el Repositorio
Ver registros y el Repositorio
Ejemplos
Solicitud de crédito, PQRS, contratación
Encuesta, inscripción, actualización de datos, quiz
Un formulario en modo registro sigue siendo un formulario completo: mantiene sus campos, secciones, validaciones, adjuntos, apariencia y la opción de insertarlo en su sitio web.
2. Configuración
La configuración la realiza quien diseña el formulario, en el editor de formularios.
2.1. Activar el modo registro
Entre al modo de edición del formulario.
Abra la pestaña Flujo y Firma Electrónica.
En la tarjeta Comportamiento al diligenciar, desmarque la casilla "Este formulario genera radicado y dispara un proceso".
Guarde el formulario.
La ayuda debajo de la casilla le confirma en qué modo quedó:
Marcada: "Al diligenciarse se creará un radicado y se iniciará el proceso asociado, con su tarea de inicio."
Desmarcada: "Al diligenciarse solo se guardará el registro, consultable en Ver registros. No se creará radicado ni se iniciará ningún proceso o tarea."
Al desmarcarla, la tarjeta Procesos y reglas asociados al formulario desaparece: en este modo no hay proceso que seleccionar.
El modo no se puede cambiar después de que el formulario tenga registros. Si el formulario ya fue diligenciado, la casilla queda bloqueada y aparece el aviso: "Este formulario ya tiene N registro(s), por lo que no se puede cambiar su comportamiento. Clone el formulario si necesita una versión con el otro comportamiento."
Esto protege la información ya recogida: los registros y los radicados se consultan de forma distinta, y mezclarlos en un mismo formulario dejaría datos inconsistentes. Si necesita el otro comportamiento, use Clonar formulario.
2.2. Opciones propias del modo registro
Al desmarcar la casilla aparecen dos opciones que solo existen en este modo:
Solicitar datos del remitente (documento y nombre)
Pide la identificación y el nombre de quien diligencia, como obligatorios, al inicio del formulario.
Solicitar correo electrónico para consultar el registro
Pide el correo y, al terminar, le muestra a la persona el enlace para consultar después lo que envió.
Solicitar datos del remitente decide además cómo se organizan los archivos en el Repositorio (ver el punto 4.3). Si va a necesitar consultar la información agrupada por persona o empresa, actívela.
2.3. Recomendado: active el consecutivo
Como en este modo no hay número de radicado, conviene activar el consecutivo para que la persona se lleve un número con el cual identificar su envío.
En el editor, en Opciones adicionales, active Manejar consecutivo (numérico) para el formulario. Vea Manejar consecutivos en formularios.
3. Lo que ve quien diligencia el formulario
El formulario se ve y se completa igual que cualquier otro. Los cambios son estos:
El botón de envío dice Enviar formulario en lugar de Radicar.
Al terminar aparece el mensaje de confirmación del formulario, sin número de radicado.
Si activó el consecutivo, se muestra el número del registro.
Si activó Solicitar correo electrónico para consultar el registro, se le pide el correo con el texto "Por favor ingrese un correo electrónico para poder consultar después la información que va a enviar" y, al final, recibe el enlace de consulta.
En este modo no hay estado del trámite que notificar, porque no hay proceso. El correo sirve para devolverle a la persona el enlace de su registro, no para avisarle avances.
4. Consultar los registros
4.1. Ver registros del formulario
Es el lugar principal de consulta. En Gestión de Formularios, ubique el formulario y entre a Ver registros. Verá la tabla con todos los envíos y una columna por cada campo del formulario.
Las acciones disponibles sobre cada fila cambian respecto a un formulario con radicado:
Mostrar datos del formulario
—
Ver información del ISP
Ver información del ISP
Cancelar radicado
Anular registro
Ver detalle del radicado
—
Las dos acciones que desaparecen abren el radicado, que aquí no existe. Los datos diligenciados los ve directamente en las columnas de la tabla.
Anular registro pide confirmación ("¿Está seguro de anular este registro? Dejará de aparecer en el listado.") y marca el registro como anulado. No borra nada: el registro se conserva, solo deja de aparecer en los listados y en el Repositorio.
4.2. Seguimiento por parte de quien diligenció
Si activó Solicitar correo electrónico para consultar el registro, la persona puede volver a ver lo que envió con el enlace o el código de seguimiento que recibió.
La pantalla de seguimiento muestra los datos diligenciados y sus adjuntos. No muestra número de radicado, fechas de trámite, estado ni comentarios, porque todo eso pertenece al proceso.
4.3. Repositorio
Los formularios en modo registro también aparecen en Repositorio → Formularios, junto con los demás. Un formulario aparece allí cuando tiene al menos un registro activo y usted tiene permiso para ver sus registros (según lo configurado en Visibilidad y Permisos del formulario).
Al abrir la carpeta del formulario, lo que encuentra adentro depende de si el formulario pide remitente:
Si pide datos del remitente: verá carpetas por cada persona o empresa que lo diligenció, igual que en un formulario con radicado. Si esa identificación ya existe como entidad registrada, se muestra el nombre de la entidad; si no, el nombre que escribió quien diligenció.
Si no pide datos del remitente: verá una carpeta por cada registro, nombrada
Registro <consecutivo>o, si el formulario no maneja consecutivo,Registro <código de seguimiento>. Sin identificación no hay persona por la cual agrupar.
Dentro de esa carpeta encontrará:
Datos del formulario — abre lo que la persona diligenció.
Los archivos adjuntos que se cargaron en el formulario.
En la carpeta de un registro el botón Agregar queda deshabilitado: esa carpeta es una vista de lo que se diligenció, no una carpeta de archivo donde se puedan guardar documentos nuevos. En las carpetas por entidad sí puede subir archivos y crear subcarpetas, como siempre.
4.4. Exportar a Excel
Los registros se exportan igual que los de cualquier formulario. Las columnas propias del radicado (número de radicado, estado del trámite, última tarea tramitada) no aplican y aparecen vacías o no se incluyen.
5. Qué sigue funcionando y qué no
Sí funciona en modo registro:
Todos los tipos de campo, secciones, páginas y validaciones.
Archivos adjuntos y su validación con Inteligencia Artificial.
Verificación de identidad por código OTP.
Consecutivo del formulario.
Evaluación de respuestas (examen o quiz).
Firma electrónica.
Notificaciones por correo electrónico al diligenciarse.
Webhooks.
Consulta en listas restrictivas del remitente, en las empresas que usan Inspektor.
Apariencia, ubicación en carpetas, compartir e insertar en su sitio web.
No aplica en modo registro:
Número de radicado y tipo de radicado.
Proceso, tarea de inicio, reglas y condiciones.
Bandeja de trabajo y trámite del documento.
Notificaciones de avance o de finalización del trámite.
Comentarios del radicado.
Creación o actualización automática de la entidad del remitente.
Preguntas frecuentes
Diligencié el formulario y no aparece en la bandeja de trabajo. ¿Es un error? No. En modo registro no se crea radicado, así que no hay nada que tramitar. Consúltelo en Ver registros o en el Repositorio.
Necesito que este formulario ahora sí dispare un proceso, pero la casilla está bloqueada. Es intencional: el formulario ya tiene registros. Use Clonar formulario para crear una versión con el otro comportamiento y comparta el nuevo enlace.
¿Puedo recuperar un registro que anulé? Anular no borra el registro; solo lo saca de los listados. Comuníquese con el administrador del sistema para reactivarlo.
Mi formulario en modo registro no aparece en el Repositorio. Verifique tres cosas: que tenga al menos un registro sin anular, que el formulario esté activo, y que usted tenga permiso para ver sus registros en Visibilidad y Permisos.
¿Por qué unos formularios muestran carpetas de entidades en el Repositorio y otros carpetas de registros? Depende de la opción Solicitar datos del remitente. Sin identificación de quien diligencia no hay forma de agrupar por persona, así que cada registro se muestra como su propia carpeta.
¿Puedo pedir la firma electrónica en un formulario sin proceso? Sí. La firma electrónica funciona igual; lo que no ocurre es el trámite del radicado posterior.
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