Cuidado al modificar un formulario

• Precaución al momento de modificar un radicado

  • Si vas a modificar solo el texto de un formulario, no tendrás problema.

  • Si va a modificar el nombre de un campo, pero continua con el mismo objetivo que creaste el campo, tampoco tendras problema.

  • ANOTACION IMPORTANTE:

    Si desea en un formulario: Borrar una fila, borrar un campo, borrar una sección, insertar un fila, cambio de orden de un campo, insertar una sección y/o cambio de orden en una sección, afectará el reporte que se genera de este formulario y podrá no visualizar históricos, por ello le recomendamos no modificar el presente formulario y mejor clonar para iniciar un nuevo grupo de registros y dejar el formulario actual con registros previos.

  • TEN EN CUENTA LO SIGUIENTE:

    • Reportes de formularios: Debes tener en cuenta que este reporte esta desde 2022, y por eso la información que trae es desde ese año y no anteriores. Para años anteriores debes consultar los formularios uno a uno.

    • Los reportes se generan basado en los CAMPOS de un FORMULARIO:

      • Si los formularios son modificados, a veces porque agregan campos, a veces eliminan, o modifican, los datos que se muestran en el reporte siempre van a estar basados en la última estructura que se guarda de un formulario. Si un formulario diligenciado hace un tiempo, tiene una estructura diferente a la actual, esto definitivamente va a afectar la forma en que se muestra en el reporte. La única forma de ver los datos tal cual se han diligenciado, si un formulario ha sufrido muchas modificaciones, es cargarlo de forma individual.

      • Cuando se diseña un formulario, se debe ser consciente que está basado en campos, como en las bases de datos, si yo estoy cambiando constantemente los campos de un formulario, esto me va a afectar todos los reportes asociados de ese formulario, ejm, yo tengo un formulario llamado Asociados, y si borró un campo del formulario llamado dirección, esa información de ese campo no me va a volver a aparecer, por más que yo después vuelva y cree un campo con el mismo nombre, solo aparecera la información que se ingrese a partir del momento en que volvió a crear el campo, y así pueden haber muchas situaciones que se generen a partir de modificar un formulario.

      • Si hay formularios diligenciados con estructuras muy diferentes, la unica forma de ver toda su informaicon original es cargandolo de manera individual, por ejemplo en la pestana Datos de Formulario de la bandeja.

    • En conclusión, lo que recomendaría es que si llevan un tiempo con un formulario y este tienen registros, y quieren modificar la estructura del formulario, lo mejor seria clonarlo y crear uno nuevo a partir de eso, con esto podrían llevar un control de versiones y un manejo adecuado de la información, ejemplo: si tengo un formulario llamado Solicitud de Crédito, y voy a hacer cambios en su estructura, debería clonarlo y crear uno nuevo Solicitud de Crédito v2, o algo por el estilo.

    • Lo otro es ser conscientes de los cambios que se realizan en los formularios, y no estar modificándose todo el tiempo, eso no es una buena práctica.