Entidades

Las entidades en Mensajero Digital, pueden ser empleados, proveedores, clientes, empresas, en general de quien usted reciba o envié documentos.

CREAR UNA NUEVA ENTIDAD

Ingresa a Panel de control/Entidades

Una vez ingreses, te sale la siguiente pantalla

Presiona en el botón de agregar entidad y abajo ingresa los datos reales de la persona o empresa, los cuales pueden ser:

Le pedirá ingresar los siguientes datos:

• Número de identificación: Se debe ingresar el número de identificación sin espacios y sin caracteres especiales. Requerido.

• Nombres Requerido.

• Teléfono .

• EMail.

Pero si previamente selecciona el botón Habilitar Campos SICSES

Le saldrá esta pantalla:

Y se le activarán un grupo adicional de campos en su mayoría según el formato SICSES de la Supersoliaria (Archivo Asociados - Colombia), Excepto los campos: Primer y Segundo apellido y código de municipio.

• Tipo de identificación: Saldrá una lista desplegable

• Número de identificación: Se debe ingresar el número de identificación sin espacios y sin caracteres especiales. Requerido.

• Nombres Requerido.

• Fecha de ingreso: Es la fecha de ingreso a la entidad

• Teléfono Requerido.

• Dirección

• Asociado: Aplica solo para entidades solidarias, he indica si la persona es asociada de la entidad. y permite solo dos estados Si o No en selección única.

• Activo: Indica si esta activo o no y permite solo dos estados Si o No, en selección única.

• Actividad económica: Saldra una lista desplegable

• EMail. Requerido.

• Genero: Saldrá una lista desplegable.

• Empleado: : Saldrá una selección única, con dos posible opciones, Si o No.

• TipoContrato: Saldrá una lista desplegable.

• NivelEscolaridad: Saldrá una lista desplegable.

• Estrato: Saldrá una lista desplegable.

• NivelIngresos: Saldrá una lista desplegable.

• FechaNacimiento

• EstadoCivil: Saldrá una lista desplegable.

• MujerCabezaFamilia: Saldrá una selección única, con dos posible opciones, Si o No.

• Ocupacion: Saldrá una lista desplegable.

• Sector Economico: Saldrá una lista desplegable.

• Jornada Laboral: Saldrá una lista desplegable.

• Fecha de Retiro (ExAsociado)

• AsistioUltAsamblea: Saldrá una selección única, con dos posible opciones, Si o No.

Paso seguido presionas el botón guardar .

EDITAR UNA ENTIDAD

Si necesitas modificar datos de una entidad creada, puedes ingresar a Panel de control/Entidades buscar la entidad por cualquiera de los filtros, así:

Una vez la encuentres, podrás dar clic en el bón de editar

Podrás cambiar el nombre, teléfono y correo electrónico y no podrás modificar el número de identificación. Si deseas que esa entidad no siga apareciendo. Puedes hacer dos cosas: Pones una incidencia y nuestra área de soporte, inactivará esta entidad o le agregas la palabra Borrar ya que periódicamente nuestra área de soporte, va revisando entidades y las que aparezcan con esta palabras, se inactivan.

IMPORTAR ENTIDADES

Las entidades, son particulares por cada empresa que usa Mensajero Digital, para ello podrá realizar una de las siguientes opciones:

1. Actualizar manualmente una a una todas las entidades.

2. Cuando una factura llega por medio del robot de escucha del correo electrónico, automaticamente crea la entidad, en caso de no existir.

3. Cuando una persona completa un formulario, automaticamente crea la entidad, en caso de no existir.

4. O puede importar sus entidades, presionando este botón

   

Una vez se presione este botón, saldra la siguiente pantalla:

1. Está opción le muestra cual debe ser la estructura del archivo. Formato CSV. que en el caso de las entidades solidarias equivale al archivo sicses. Este es un archivo de ejemplo, para poder importar datos, el cual puede descargar, completar la información e importar:

712B

ArchivoSicsesEjemplo.csv

1. Le permite importar masivamente sus entidades.

2. Le permite observar el estado de sus importaciones.

Al importar el archivo, Mensajero Digital toma uno a uno, cada registro y si algún dato de una entidad, ( entidad, telefono, email) ha cambiado, lo actualiza y si no existe lo crea.

Importante:

Pueden descargar todos los registros exitosos del módulo de entidades y actualizarlos con nuevos asociados y datos. Sin embargo, si desean que el sistema inactive a un asociado y le impida completar un formulario, deben incluirlo en el archivo y, en el campo "Es asociado", asignarle el valor 2. De esta manera, el asociado quedará inactivo y no podrá completar formularios.

A los asociados que esten como inactivos, les saldrá la siguiente ventana:

FECHA DE ACTUALIZACIÓN

Al final trae un campo en donde se indica la fecha de actualización de datos, por parte de quien completo la información.

EXPORTAR A EXCEL

Cuando desee, puede exportar todos los registros a Excel.