Series y subseries
Para crear un proceso es importante definir las series y las subseries, porque será la forma en que se clasificarán los documentos y al igual tambien la forma de búsqueda en Mensajero digital.
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Para crear un proceso es importante definir las series y las subseries, porque será la forma en que se clasificarán los documentos y al igual tambien la forma de búsqueda en Mensajero digital.
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Si vas a realizar un proceso por ejemplo de Solicitudes de Créditos, lo ideal es tener una seríe y subserie así: Serie: Solicitudes y Subserie: Créditos.
Si vas a realizar un proceso para ingresar a Mensajero Actas del comité de crédito, lo ideal es tener una seríe y subserie así: Serie: Actas y Subserie: Comité de Crédito.
Si vas a realizar un proceso para Modificar Ahorros, lo ideal es tener una seríe y subserie así: Serie: Modificación y Subserie: Ahorros.
Si vas a realizar un proceso para Solicitar un Permiso Laboral, lo ideal es tener una seríe y subserie así: Serie: Solicitudes y Subserie: Permiso Laboral.
Si vas a realizar un proceso para Solicitudes de Vacaciones, lo ideal es tener una seríe y subserie así: Serie: Solicitudes y Subserie: Vacaciones.
Una vez entendido esto, vamos a aterrizar los conceptos:
Esta opción es genérica para todos las empresas de Mensajero Digital.
Y son clasificadores, requeridos para poder crear los procesos y luego para la búsqueda de documentos.
Serie: Es es un clasificador principal, ejemplo: Facturas, actas, solicitudes. tambien llamado en algunas opción como Tipo documento.
Subserie: Es un clasificador secundario (tambien llamado Asunto en algunas opciones). Que depende de la Serie. Ejemplo:
Si la serie es Facturas: las subseries podrían ser: Servicios públicos, arriendos, servicios Facturas si lo necesitas más generico.
Si la serie es Solicitudes: las subseries podrían ser: De Servicio, vacaciones.
Si la serie es Actas: las subseries podrían ser: Comité de gerencia, Comité SSST.
Para crear un proceso, debe tener primeramente creadas las series y la subseries.
A cada proceso se le debe asignar una serie y una subserie.
Entonces tenga en cuenta lo siguiente: Si va a crear procesos por ejemplo:
Nombre del proceso: Cuentas por pagar proveedores
La seríe podria ser como se buscaría una factura de un proveedor, es decir, no se buscaria una factura como Seríe: Cuentas por pagar proveedor y Subserie: Servicios Públicos, Lo adecuada seria buscar por Seríe: Facturas y Subserie: Servicios Públicos.
Para ingresar a crear y/o buscar series y subseries, ingrese a la opcion siguiente:.
Al seleccionar las opciones indicadas, saldrá la siguiente pantalla, donde se presentan todas las seríes que ya estan creadas por otros usuarios.
Por eso, antes de crear una serie, debe buscar si ya existe o no, ingresando los datos en la siguiente opción.
Si no la encuentra, puedes crear una nueva serie presionando el botón Negro Agregar Serie (Tipo de Documento)
Luego, ingresa el nombre de la Nueva Serie y presiona el botón negro, para guardar.
Si encuentra la serie, das clic en el + y buscas si ya existe la Subserie, si no existe la puedes crear, dando clic en el botón negro Agregar Subserie.
Listo, si encuentra la serie y subserie o fueron creadas, ya puedes ira a crear el proceso.
IMPORTANTE: Como se haya creado el proceso y asignado a este la serie y la subserie, así es como podrás buscar documentos en Mensajero Digital, porque se guardar según la seríe y la subserie.
