Firma documentos externos

Para enviar a firmar documentos externos, lo podrá realizar de dos formas:

1. Desde la bandeja de trabajo en el radicado en trámite.

2. Desde el panel de firmas electrónicas.

A continuación se explica cada una:

• Desde la bandeja de trabajo en el radicado en trámite. Aplica para documentos que están relacionados con un radicado en particular.

En un radicado se adjunta un documento.

Luego debes seleccionar el documento adjunto que vas a firmar. y presionas el botón Enviar a firma.

Seleccionas el medio de notificación y envio de OTP.

Luego agregas hasta 5 firmastes.

Seleccionas Iniciar proceso de firma electrónica.

Listo, una vez se complete la firma del documento, saldra en el mismo radicado.

Firma electrónica pendiente.

Si sale este mensaje, indica que el radicado aún no ha sido firmado y aún no tiene validez.

Firma anulada por una de las partes: Saldrá así.

Firma completada: Ya el documento tiene validez

Para consultar en que estado va, puede ingresar a la opción Firmas electrónicas.

• Desde el panel de firmas electrónicas: Aplica para enviar a firmar documentos que no estan relacionados con un radicado en particular.

Selecciona la siguiente opción:

Saldrá la siguiente ventana:

Presione el botón Seleccione un documento PDF para enviar a firmar.

Una vez suba el archivo le saldrá una ventana en la cual debe seleccionar el medio de envio de notificación de firma y código OTP.

Una vez seleccionado el medio de notificación y envio de OTP, podra agregar hasta 5 cinco firmantes. Y luego enviar a firmar.

Existen cuatro opciones en el tablero:

Borrador: Son aquellos que aún no se la configurado el medio de notificación o los firmantes. Los puede completar, presionando el botón amarillo.

En proceso: Podrá ver aquellos documentos que estan en proceso de firma. En amarillo, aun no ha firmado el usuario y en verde si ya firmo.

Podrá ver la trazabilidad de firma de cada persona.

Podrá reenviar a firmar, solo se lo enviará a quienes no hayan firmado.

Podrá cancelar el proceso de firma. Siempre y cuando no haya sido firmado.

Rechazados, podrá ver los documentos que fueron rechazados por uno de los firmantes o por la entidad.

Firmados: Podra ver los documentos firmados por los usuarios y descargar el documento original o el documento firmado o ver la trazabilidad.

Asi se ve un documento firmado:

Si presiona la opcion marcada en rojo, podra ingresar a verificar la autenticidad del documento firmado y comparar con el original. Funciona igual si se lee el QR.