🎡5. Procesos
Si sigues estos pasos, crear un proceso es muy simple, al final veras un video que resume todo lo aqui descrito.
Terminología
Lo primero es tener clara la terminología y que item anteriores incluso se explico y son requisito para poder configurar los procesos.
Serie documental (Tipo documental /Documento): Unidades documentales de estructura y contenido homogéneos emanadas de un mismo sujeto productor.
Por ejemplo:
Actas
Contratos.
Subserie documental (asunto): Unidades documentales que forman parte de una serie identificadas de forma separada por sus características específicas.
Por ejemplo:
Serie: Acta:
Subserie: Comité de crédito
Comité de Gerencia
Contratos
Subserie: De Arriendo
De Servicios
Empresas del grupo: Mensajero digital es un software multiempresa, por ello puedes crear varias empresas y luego restringir quien podrá ver información de cada empresa.
Dependencias Son las áreas de cada empresa, que agrupan personas, también puede ser llamadas departamentos o secciones. Estas se crean por empresa.
Usuarios Son las personas que tienen acceso a Mensajero Digital, para realizar trámites o consultar. Las personas que completan la información en un formulario, no se asume como usuario de Mensajero Digital.
Nombre del proceso
Es el nombre que le vas a asignar al proceso.
Ejemplo:
Solicitudes de crédito
Debes tener claro que se solicitara lo siguiente:
La empresa
La dependencia
La serie que le asignaras.
La subserie
Reglas o Tareas
Son las actividades positivas o negativas que tiene el proceso, se sugiere crear en infinitivo por cuanto son actividades a realizar. Se pueden extender en texto, para ser más específicos.
Debes tener claro que se solicitara lo siguiente:
Que usuario la realizará
A quien le notificará en caso de atraso
Que tiempo le vas a asignar para el tramite, en minutos, horas o días.
Ejemplo del nombre de una regla:
Revisar solicitud de crédito
Analizar solicitud de crédito
Condiciones de una regla
Son las respuestas que puede tener una regla, saldrán en la bandeja de trabajo como una lista desplegable, sobre cada regla o tarea
Se sugiere crear en pasado por cuanto son actividades realizadas.
Debes tener claro que se solicitara lo siguiente:
Que regla dispara cada condición
Si finaliza ahí el proceso
Si requiere que se adjunte un documento
Si requiere que se ingrese un comentario.◦
Ejemplo:
Revisar solicitud de crédito
Datos correctos, se envía para análisis
Datos incorrectos, se rechaza solicitud
Analizar solicitud de crédito
Crédito viable, se envía para aprobación
Crédito no viable, se notifica al cliente.
Debes tener esto claro para configurar ahora si el proceso
Cual es el tipo de serie y subserie que requieres, revisar si existe o debes crearlo.
Para que empresa vas a crear el proceso
Que dependencia le vas a asignar
Crear los usuarios que van a acceder al proceso
Como se va a llamar el proceso
Cuales son todas las tareas positivas y negativas del proceso
Quien hará cada tarea.
Cuanto tiempo le vas a asignar a cada tarea
A quien le debes notificar si el usuario encargado de la tarea se atrasa.
Cuales son las condiciones que tiene cada tarea.
Para configurar configurar procesos, Mensajero Digital, lo hará de una forma muy simple. Ingrese a la opción de gestión de procesos y rutas.
Para configurar los procesos en Mensajero digital, usted debe configurar en el siguiente orden:
Procesos
Reglas del proceso
Condiciones de las reglas
Vamos a configurar un proceso de Cuentas por Pagar como ejemplo
Debes tener en cuenta, como estan distribuidas las ventanas:
Un proceso se compone de tres etapas y se crean en el siguiente orden.
Nombre del proceso
Reglas o tareas
Condiciones
1. Procesos
Lo primero es crear el proceso, dando clic en el botón Nuevo proceso.
Y a continuación saldrá el siguiente formulario:
Ahora debe crear el proceso, ingresando los siguientes campos:
Nombre del proceso
Descripción del proceso
Empresa: Aquí selecciona su empresa o una de las empresas del grupo
Dependencia: Aquí selecciona la dependencia a la cual pertenece este proceso.
Importante: Todos los documentos que se radiquen en este proceso, quedaran asignados a esta dependencia y solo podrán ver los documentos, quienes tengan asignada esta dependencia.
Selecciona el tipo de radicado que utilizará en el proceso, teniendo en cuenta lo siguiente:
Tipos de radicado que pueden utilizarse en un proceso:
Interno: Es cuando es un documento que se tramita entre los usuarios de mensajero digital.
Externo: Cuando es un documento que se tramita por un usuario de mensajero y será enviado a personas o entidades externas.
No radicadable: Es un documento que la entidad recibe de una persona o entidad externa.
Facturas: Es un documento factura que la entidad recibe de una persona o entidad externa.
Recibido: Es un documento que la entidad recibe de una persona o entidad externa diferente a factura.
Serie (Tipo de documento): Selecciona el tipo de documento que utilizará el proceso, si no aparece lo puede crear en Series y Subseries
Subserie (Asunto): Selecciona el asunto que utilizará el proceso, si no aparece lo puede crear en Series y Subseries
Debe adjuntar un documento al radicar: Si lo selecciona no le permitirá radicar un nuevo documento, si no adjunta el documento. SOLO SELECCIONAR ESTA OPCIÓN, CUANDO NO VA A UTILIZAR FORMULARIOS EN EL PROCESO.
Permite enviar notificación al finalizar el proceso: Esto le permitirá enviar notificaciones al finalizar los trámites o cuando inician. Se explicará más adelante.
IMPORTANTE: La empresa, serie y subserie, deben ser diferentes para cada proceso, lo que se recomienda es crear una serie y subserie para cada proceso, aunque si la serie existe, solo crear una nueva subserie.
Para nuestro ejemplo: Debe haber completado algo así:
Luego presione el botón guardar proceso y espere a que Mensajero Digital, genere una ventana avisando que el proceso fue creado con éxito.
Ahora debes buscar el proceso, para asignarle las Reglas o Tareas. y das clic sobre el proceso y el cambia a verde, indicando que esta seleccionado.
2. Reglas o tareas del proceso
Que es una regla?: Son las actividades en infinitivo, que le indican a la persona que recibe el documento, que es lo que debe hacer.
Lo ideal es tener en un documento, todas las tareas posibles que tendrá su proceso.
Para nuestro ejemplo, se tendrán las siguientes tareas:
Recibir y verificar facturas
Aprobar por Gerencia Comercial
Aprobar por Gerencia de Compras
Aprobar por Gerencia de Tecnología
Aprobar Gerencia General
Causar factura.
Pagar Factura
Factura rechazada se notifica al proveedor
Un mismo proceso puede tener N reglas, pero debe tener como mínimo una regla declarada Tarea de Inicio. Cuando se radica un documento en mensajero digital, ya sea por medio de radicación general (Se debe seleccionar un proceso antes) o por medio de un formulario (Que debe tener un proceso asignado al formulario), Mensajero digital, buscará el proceso y buscará la tarea de inicio e iniciará a tramitar el documento con esta regla.
Las reglas no tienen que estar en orden, pueden tener cualquier orden, lo que indica por donde inicia el proceso, es por la tarea de inicio que se haya configurado.
Importante: Primero se deben crear todas las reglas del proceso y luego las condiciones de cada regla, teniendo en cuenta que puede crear luego nuevas reglas, si lo requiere.
Para configurar las reglas debe tener esto en cuenta:
Debes tener seleccionado el proceso
Puedes observar en la parte central que aparece el nombre del proceso
a empresa del proceso
La dependencia a la cual se le asigno el proceso y sus documentos
El tipo de radicado
La serie (Tipo de documento)
La subserie (Asunto)
Y para crear la regla, presiona el botón de Regla.
Y saldrá el siguiente formulario:
Los datos de ingreso son:
Es tarea de inicio: Todo proceso debe tener una tarea de inicio, si no la tiene el proceso no funcionará. Esta es la tarea con la cual inicia el proceso.
Tarea: Describa la tarea que realizará el usuario, no es necesario resumir, escriba detallando lo que el usuario hará en el sistema al ejecutar esta regla. Se recomienda poner en función de lo que el usuario deba realizar. Ejemplo: Causar factura e ingresar al ERP y adjuntar causación.
Responsable principal: Es el usuario encargado de ejecutar la tarea y debe estar creado en Mensajero Digital.
Notificar a: Es el usuario a quién se le notificará si el responsable principal se atrasa en el trámite de la regla. Debe ser usuario de Mensajero Digital y la notificación es por medio de la opción notificaciones.
Costo y tiempo: Ingresar aqui el costo en pesos, miles o millones, como desee, indicando para usted, cuanto es el costo de que el funcionario asignado, trámite esta tarea.
Unidad de tiempo: Es el tiempo en minutos, días u horas que tiene el usuario responsable para tramitar la tarea, antes de declararla como vencida y que le notifique por medio de Mensajero Digital el atraso de un responsable principal.
Proceso y tarea que dispara: Seleccionar esta opción solo si la regla no tiene condiciones. Si no tiene condiciones, seleccione a qué otro proceso dispara el sistema y seleccione la tarea que dispara. Esto indica que cuando el usuario tramite esta regla, Mensajero Digital traslada el radicado al proceso y tarea que dispara seleccionado y quedará en la bandeja del responsable principal.
Agregar responsable adicional: Por defecto Mensajero Digital, asignará la tarea al responsable principal, pero si agrega más responsable, nuestro sistema asignará los documentos en orden de llegada, uno a uno a cada responsable principal y luego a cada uno de los adicionales e inicia de nuevo con el responsable principal. Esto distribuye la carga de trabajo de manera equitativa.
Luego dar Guardar regla y esperar a que el sistema le notifique que la regla ha sido guardada.
Para nuestro ejemplo, las reglas se verán de la siguientes forma:
Si desea modificar la regla, la busca y le da un clic en ella y puede buscarla y :
Una vez tiene creada todas las reglas, puede iniciar a crear las condiciones de una regla. Recuerde que puede agregar nuevas en cualquier instante.
3. Condiciones de una regla
Las condiciones, se deben poner en pasado, ya que indican que fue lo hizo (En pasado) el funcionario. en esta regla.
Ejemplos de condiciones:
Factura aprobada
Acta aprobada
Factura causada y se adjunto la causación.
Factura aprobada y se envía a causación a contabilidad
Factura rechazada y se envía a Dirección sistemas.
Se notificó al cliente del pago de la factura
Importante las condiciones obligatoriamente disparan una regla o finalizan el proceso.
Seleccione el proceso, si no lo ha seleccionado antes.
Seleccione (Clic) a la regla a la cual le va asignar condiciones y luego presione el botón de Nueva condición. En verde estará el proceso y la regla seleccionadas y sobre las cuales se les creará la condición
Saldrá el siguiente formulario:
Complete el formulario de la siguiente manera:
Los datos que debe ingresar son:
Condición: Nombre de la condición. Se recomienda poner en pasado, Ejemplo: Factura aprobada o Factura rechazada.
Debe adjuntar documento: Le exige al usuario adjuntar un documento para poder tramitar la regla.
Debe agregar comentario: Le exige al usuario poner un comentario para poder tramitar la regla.
A continuación debe seleccionar el proceso que debe dispara al seleccionar esta condición y luego la regla del proceso. Se recomienda seleccionar el mismo proceso en el cual esta creando las reglas y seleccionar la regla que continua, luego de tramitar esta regla y que cumpla con la condición seleccionada. Aunque puede seleccionar otro proceso diferente y dispara una regla de ese proceso.
Finaliza el proceso y archiva el radicado. Si lo selecciona, ahí termina el trámite (El proceso) y no dispara proceso, ni tarea. Usted puede tener varias condiciones que finalizan el trámite.
Al dar guardar condición, van apareciendo las condiciones de la regla.
Puede buscar condiciones en filtro.
Adicional puede
Borrar la condición al dar clic en la papelera roja.
Editarla al dar clic en lápiz en el recuadro negro a la derecha de cada regla.
Es importante anotar que cada regla debe tener todas las condiciones posible de trámite de una regla, tanto las positivas como las negativas. Ejemplo Factura aprobada o Factura rechazada.
Se recomienda, luego de esto verificar que cada regla, tenga condiciones y que todas las condiciones disparen a una regla. Es decir que todas las reglas y condiciones estén conectadas.
Para poder ver como funciona, usted debe radicar un documento por:
Por Radicación general en el proceso que se creó y el sistema, le completa los datos de tipo de radicado, tipo de documento, asunto y responsable principal, esto no puede ser cambiado en ningún momento, porque si se hace, Mensajero Digital no va a encontrar una tarea de inicio con esas características y dispara tarea cero, es decir sin tarea. En este caso debe cancelar el documento y radicar de nuevo.
Por medio de un formulario, también se puede radicar.
Cuando radique un documento en el proceso, el radicado va a la bandeja del responsable principal y allí podrá tramitar el documento.
En la bandeja de trabajo en la pestaña Información y trámites del radicado, se observará sobre cada documento, el proceso, la tarea pendiente y las condiciones de la tarea.
En la imagen inferior, estos datos son:
Proceso: Proceso Rápido
Tarea: Tramitar documento
Condiciones: Documento Aceptado y la otra condición es Documento Rechazado
4.Configurar Notificaciones
Edita el proceso.
Selecciona la opción Permite enviar notificación al finalizar el proceso.
El formulario se modificará de la siguiente forma, exponiendo opciones adicionales:
Si presiona el botón Rellenar plantilla con datos de ejemplo.
Le mostrará como completar los datos de notificación.
Debe ingresar un correo electrónico de su empresa a quien le notifique que finalizo el trámite de un documento. Siempre le enviará un correo a este correo electrónico, cuando finalice un trámite de un documento.
Si desea que le notifique a la persona que completo el formulario, debe seleccionar la opción Incluir correo electrónico de la entidad remitente, pero para que le notifique, debe revisar en Panel de control opción Entidades, busca la entidad y cuando la encuentre, debe verificar que esta tenga un correo electrónico registrado, si lo tiene le notificará cuando finalice el trámite, si no lo tiene puede registrarlo.
En la opción Asunto del correo debe poner el asunto con el cual se enviará el correo, allí puede utilizar información dinamica o estatica, utilizando cualquiera de estas opciones:
Numero del radicado,utilice %radicado%
Número de Documento(Rad. Origen, Factura), %documento%
Remitente, %remitente%
Enlace para ver mas detalles, %enlace%
Ejemplo para asunto:
Su proceso de pago de factura, ha finalizado.
Su proceso de pago de la factura Nro %documento% ha sido finalizado
Estimado %remitente% observe aqui cambios en su análisis
En Mensaje del Correo, puede:
Saludos, %remitente%
El proceso Cuentas por pagar, con numero de radicado %radicado% para el documento %documento%, ha sido finalizado. Puede ver los detalles y realizar seguimiento en el siguiente enlace:
%enlace%
Cordialmente,
Puede poner enlaces a otros formularios, imagenes, etc
Trazabilidad de cambios
Esta funcionalidad permite registrar los cambios que realice un funcionario en la configuración de los procesos, reglas y condiciones.
Tan solo debe presionar uno de los botones marcados en rojo en la gráfica.
Y saldrá quién realizó la modificación, cuando y la hora.
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