⚒️Crear formularios
Para crear un nuevo formulario, debe dar clic el botón Crear nuevo formulario, al presionarlo saldrá la siguiente ventana.
Una vez presione el botón Aceptar Saldrá el Constructor del formulario.
Mostrando las diferentes opciones para configurar:
TITULOS Y DESCRIPCION
Pödrás cambiar el nombre del formulario o cambiar el nombre del botón al final del formulario.
Título del botón que procesa el formulario: Cambiar el texto que aparece en el botón al final del formulario, que cuando se presiona, se finaliza el formulario.
Crear saltos de página
Si presionas tres veces este botón, saldrá así la paginación.
Si deseas cambiar el nombre a la páginas, das clic en el encabezado de la paginación e ingresar el nombre corto y saldrá en la parte superior, nombrando la página.
Crear secciones
El paso siguiente es crear la Secciones, esta son agrupadores de datos y puedes crear los que desees en cada salto de página o sin utilizar paginación. Si presionas la opción
Debe anotarse que sale el texto Agregar sección en la página: Datos personales, porque esta paginado, sino se página, solo saldrá el botón simple de Agregar sección.
Si presiono dos veces este botón, para nuestro ejemplo, saldrá así:
En el campo Título de la sección, ingresa el nombre de la sección y el campo Página de la sección, asignarás la sección a una página determinada.
Para nuestro ejemplo, cree una sección por página y le cambien sus respectivos nombres.
Crear líneas y campos por línea
Está es otra de las grandes fortalezas de formularios, usted podrá crear diferentes líneas por sección y dentro de una linea, hasta 4 campos. Si presiona el botón
Saldrá la ventana, que le pregunta cuantos campos desea en la línea que va a crear:
Una vez indique cuantos campos, y presiona el botón Aceptar, se creará la linea.
Le recomendamos siempre crear 4 campos por línea, podrá borrar los campos de una misma línea que no requiera, pero no podrá insertar nuevos.
Si das clic sostenido sobre el campo, los puedes mover de posición en la misma linea.
Recuerda que puedes crear varios saltos de página y crear varias secciones y dentro cada sección, puedes crear varias líneas y dentro de cada línea puedes crear hasta 4 campos.
Configurar los campos
Ahora el paso siguiente es configurar los campos, si posicionas el mouse sobre un campo, saldrá lo siguiente:
Podrás poner el nombre del campo Título del campo, Texto de ayuda o place holder, poner obligatorio, que siempre que se ingrese este en mayúsculas el dato, Mostar dependiendo de otro campo o asociar a una plantilla de texto. Estos dos últimos se explicarán en otro item.
Ahora la opción Título de elemento o campo, se usa para configurar cada campo y puedes seleccionar cualquiera de estos tipos de campos.
El siguiente código permite que usted lo copie y lo pegue en su sitio web, para permitir incrustar el formulario en una página web, pero debe tener en cuenta que la opción Visible Público debe estar habilitada.
Si presionas clic en el siguiente enlace podrás ver un formulario, con todos los tipos de campos:
https://app.mensajero.digital/form/3862/kESgQqHzBZ
CONFIGURACIÓN CAMPOS REMITENTE
En está opción, configuro las campos obligatorios a completar en cada formulario como son:
Si cambio los datos, estos al igual se cambiaran de inmediato en el formulario.
Compare la imagen anterior con la siguiente e identifique los cambios.
UBICACIÓN DEL FORMULARIO
Si creo carpetas y subcarpetas, podrá ubicar en el la carpeta y/o subcarpeta que seleccione.
APARIENCIA GENERAL
Aqui podrá configurar de nuevo la apariencia del formulario, creada al inicio.
Mostrar logo de la empresa: Al ejecutar el formulario, si selecciona esta opción, le aparece el logo de lo contrario no sale.
COMPARTIR E INTEGRAR
Esta opción le permite visualizar el código QR, con el cual podrás compartir el formulario en edición.
Y si presionar el botón Copiar podrás entregar el código al diseñador de tu sitio web, para que el formulario quede integrado como un frame en el formulario, es una funcionalidad muy útil.
Asi quedaría un formulario integrado como frame a un sitio web. permitiendo completar el formulario, sin salirse de su sitio web.
OPCIONES ADICIONALES
Visible público: Active o inactive está función, para que el formulario este disponible al público para ingresar los datos del formulario, si selecciona esta opción, podrán personas externas a Mensajero Digital, completar la información, es decir, no se requiere ser usuario de mensajero digital. Ejemplo: Radicar facturas directamente por el proveedor.
Mostrar en radicación: Esta opción le permite que el formulario, sea completado sólo por usuarios de mensajero digital y saldrá disponible en radicación.
Un formulario, puede estar disponible público y disponible solo para radicación.
Mostrar fecha actual: Al ejecutar el formulario, si selecciona esta opción, le aparece la fecha actual de lo contrario no sale.
Mostrar versión: Al ejecutar el formulario, si selecciona esta opción, le aparece la versión de lo contrario no sale.
Para ejecutar el formulario, se debe presionar la flecha negra sobre la derecha.
Y paso seguido, el sistema le muestra el formulario y le indica que proceso dispara y regla.
Una vez terminó de configurar la parte inicial del formulario, usted debe presionar el botón guardar.
Condiciones y reglas
Al presionar esta opción saldrá el siguiente formulario:
Para configurar Reglas
Reglas: Para configurar las reglas, debe configurar lo siguiente:
Empresa del grupo: Usted debe seleccionar una empresa del grupo, sobre la cual se radicará el formulario y como tal saldrá filtrado en la bandeja de entrada.
Proceso que dispara: Debe seleccionar el proceso que va a disparar o ejecutar mensajero digital al momento de radicar el formulario.
Permitir realizar seguimiento por el usuario que radica el formulario: Al seleccionar esta opción, permitirá que personas usuarias o no de Mensajero Digital, puedan realizarse seguimiento al trámite del formulario.
El formulario requiere firma electrónica: Si se activa está opción, le permitirá que los formularios puedan firmar electrónicamente y con sustento normativo, los formularios. Se requiere tener está opción contratada.
Debe tener en cuenta lo siguiente: Al ejecutar un formulario con un solo proceso o un formulario con varios procesos vinculados, y en el caso último luego de seleccionar un proceso, saldrá en ambos casos la identificación de quién elabora el formulario.
Esto saldrá cuando se ejecute un formulario de cualquier tipo de radicado, menos de radicado tipo interno.
Paso seguido, debe seleccionar las siguientes opciones de la siguiente forma:
Aparecen cuatro opciones:
Debe elegir proceso en el formulario.
El formulario se debe ejecutar al seleccionar un radicado con una tarea específica asignada.
Permitir realizar seguimiento por el usuario que radica el formulario.
El formulario requiere firma electrónica.
Se pueden seleccionar al mismo tiempo las opciones 1 y 3 o la 2 y 3. Cada una funciona de la siguiente forma:
Al seleccionar la primera opción Debe elegir proceso en el formulario, sale el formulario de la siguiente forma:
Allí el usuario debe seleccionar los procesos que el usuario que va a completar en el formulario antes de radicarlo.
A medida que usted va seleccionando procesos, Mensajero le indica con una franja negra, cuáles procesos, ya han sido seleccionados. Y al momento de radicar el formulario, el formulario le permitirá seleccionar uno de los procesos y cuando lo seleccione, el sistema le mostrará a nombre de que usuario quedará radicado el documento y cual tarea se iniciará:
Si selecciona la segunda opción Permitir realizar seguimiento por el usuario que radica el formulario, Mensajero Digital, al momento de radicar el usuario el formulario le asignará un número, por medio del cual podrá consultar el estado del trámite y al correo le llegará una notificación cuando finalice el trámite.
Para hacer seguimiento, debe ir a la opción de Tablero y seleccionar la opción de Seguimiento de formulario e ingresar el código asignado por mensajero al radicado y luego presiona el botón consultar.
El sistema, le muestra la trazabilidad actual del trámite.
Ahora, el formulario puede dispararse en varias empresas de grupo, procesos y tareas. Puede eliminar la opción que no desee.
Si selecciona la opción El formulario requiere firma electrónica. le permitirá que los funcionarios de su empresa o personas externa y no usuarias de Mensajero Digital, puedan firmar formularios con Firma electrónica y Estampa de tiempo y con todo el Sustento normativo necesario. Esta opción le permitirá firmar pagarés, contratos laborales, entre proveedores, etc. con firma simple, que le llega un código OTP, que debe registrar el cliente que completa el formulario o Estándar en donde el cliente recita digito a digito la OTP ante una llamada telefónica que el cliente inicia.
Si su empresa no tiene contratado este servicio, saldrá el siguiente mensaje:
NOTIFICACIONES POR CORREO ELECTRÓNICO
Cuando se selecciona esta opción, permite activar las notificaciones. Por defecto vienen no activas.
Si las activas, aparecen asi. Importante presionar los botones Rellenar con datos de ejemplo y se presentará como completar estas notificaciones. Importante en los campos direcciones de correo electrónico, se debe poner uno o varios correos, separados por coma (,) a quién internamente le debe llegar esta notificación.
Puede cambiar los textos de notificacióin, si desea.
La notificación izquierda le notifica por correo electrónico a un funcionario interno, que llego un formulario radicado en Mensajero Digital y la notificación derecha notifica por correo electrónico al cliente que completo el formulario, pero solo notifica cuando el proceso de trámite del formulario ha finalizado.
ALGUNOS TIPOS DE CAMPOS
Campo de texto: Permite ingresar datos de tipo alfabético y números.
Campo de fecha: Permite ingresar datos de tipo fecha.
Campo de hora: Permite ingresar datos de tipo hora.
Campo de número: Permite ingresar datos de tipo número.
Correo electrónico: Permite ingresar datos de tipo correo electrónico y el sistema valida que sea un correo en formato válido.
Editor de textos: Este tipo de control, permite el ingreso de datos alfanuméricos extensos, pudiendo poner negrita, alinear, poner viñetas, numerar, aumentar o disminuir sangrías.
Documento adjunto: Permite que se le solicite al formulario adjuntar un documento, pueden haber varios por fila.
Lista de selección: Es para seleccionar una opción de las que se listan.
Se configura así:
Puedes importar un archivo para la lista desplegable.
Lista de Selección Dependiente
Este es un tipo de campo que le permite que al seleccionar una opción dentro de un campo tipo Lista de Selección, solo muestre los datos que dependen de la opción seleccionada.
Para explicar en detalle esta opción, se utilizará un campo de selección llamado Ciudad, el cual debe haber sido creado previamente. Y se va a crear campo de tipo Lista de Selección Dependiente llamado Almacén, así:
Cuándo seleccione Medellín en el campo Ciudad, sólo saldrá en el campo Almacén las opciones de Alpujarra, Poblado y si en el campo Ciudad se selecciona Bogotá sólo saldrá en el campo Almacén las opciones de Unicentro y Santa Fe y si en el campo Ciudad se selecciona Cali sólo saldrá en el campo Almacén las opciones de Juanchito, Centro y Los pinos.
Se verá configurado así:
Y se verá así, cuando vaya a completar el formulario:
Campo predefinido de radicación:
Esta opción es muy importante, porque si seleccionas un campo de este tipo, podrás tener en cuenta lo siguiente, si seleccionas:
Radicado de origen: Verificará al radicar un formulario, si la factura ya está radicada o no.
Nro de pedido OP, Comprobante de egreso, Not Crédito, EIN, Causación, Caja: Le permitirá agrupar todos los radicados que se radiquen y se visualicen como radicados relacionados.
Opción de chequeo múltiple: Permite la selección múltiple de opciones y se configura igual que lista de selección. (Importante: No debe ser requerido)
El usuario la ve así:
Opción de chequeo único:Permite la selección única de opciones y se configura igual que lista de selección.(Importante: No debe ser requerido)
El usuario la ve así:
Persona que debe realizar la firma electrónica: En esta opción, usted puede configurar hasta 6 personas para firmar un mismo documento, de forma asincronica, es decir no al mismo tiempo y Mensajero Digital le ira informando en su bandeja de trabajo quien va firmando y quien falta.
Recuerde que Mensajero Digital, par su sustento normativo, requiere almacenar el documento firmado.
Usted podrá predefinir quien por defecto siempre estará para la firma del documento y quien son opcionales, teniendo en cuenta que así esté predefinido, lo podrá cambiar.
Así saldrá en el formulario quien debe firmar el documento:
Al dar clic en el botón final del documento, Mensajero Digital enviará el documento al correo electrónico que se defina, según el formulario anterior y en el correo apenas el usuario le de clic en firmar, el sistema le hará una llamada para iniciar la firma del documento.
Espacio para huella: Permite un espacio para poner la huella. Esta opción se utilizará a futuro, cuando se permita imprimir el formulario.
Espacio para firma virtual: Esta es la opción más útil de formularios, ya que le permite la firma del formulario desde un dispositivo móvil o desde una tablet.
Se puede utilizar para entregar mercancía, dotación, muchos de los formatos de Seguridad y salud en el trabajo SST, recursos humanos, etc.
Planilla de texto: Es utilizado para declaraciones personales. Si observa los gráficos, se ha configurado una declaración que utiliza nombre y cédula y a medida que se completa el campo, formularios, va modificando el texto donde se puso el control modificable.
Se configura así:
No olvide que el identificador de cada campo, debe ir entre %, ejemplo %CEDULA%
Primero se configura en el campo donde se ingresa el dato.
Aquí se explica la opción pendiente de Asociar campo a plantilla de texto.
Así lo observa el usuario. Cuando va ingresando el nombre, formularios va modificando la declaración, lo mismo sucede con la cédula.
Cuando el cliente complete el nombre, en el campo contenido fijo, se podrá automáticamente.
Ejemplo para utilizar: Consentimientos informados, etc.
Lista tipo tabla: Es una opción muy útil, por cuando le permite tener tablas en sistema, de la siguiente forma:
AL editar este campo saldrá lo siguiente:
Es importante anotar, que los campos que va a crear allí, saldrán en el orden que se defina en una misma fila, separado por columnas.
Orden de las filas: Este será el orden de en el cual saldrán las columnas, lo puede cambiar si desea
Nombre de la columna: Titulo de la columna.
Tipo de campo: Tipo de campo entre los cuales existen: Texto, fecha, número, correo electrónico y operación numérica. Los tipos de campos iniciales son fáciles de entender, pero en el de operación numérica, es importante anotar que usted puede crear una operación matemática como desee, así Usted podrá crear una fórmula que tome valores de otras columnas y calcule el valor final y lo lleve a este campo. Por ejemplo si dese calcular el valor de cantidad * valor y el resultado quede en un campo llamado Total. Realmente usted puede formular utilizando lo siguiente operadores matemáticos: Suma +, Resta -, División /, Multiplicación *, Y paréntesis ( y ) y al lado de cada operador debe ir el nombre del identificador de cada campo. Como ejemplo de una formula es la siguiente: (col2*col3) + ((col2*col3) /col4 * 0.19). Si desea crear campos nuevos, debe dar clic al más +.
Ancho del campo: Es el ancho que tendrá la columna,
Es importante anotar, si observa los dos gráficos anteriores:
En el primer gráfico se observan cuatro líneas de campos, pero al ejecutar se observa una linea con cuatro columnas y en el campo cuatro (4) ira el resultado de la operación matemática.
A medida que completa la información, el sistema hace el calculo automatico.
A la izquierda de cada línea, existe el símbolo más +, al dar clic, podrán en tiempo real crear nuevas líneas.
Como se observa en el gráfico anterior, se visualiza como el campo LISTA TIPO TABLA se crearon más líneas y podrá dar clic en la x si se desea borrar la línea o clic en el + si se desea agregar nuevas líneas.
RECUERDE QUE EL COLOR DE TEXTO, DE SECCIÓN Y DE FONDO LOS PUEDEN CAMBIAR EN LA OPCIÓN CONDICIONES Y REGLAS.
Se da guardar y listo, queda configurado.
CAMPOS EVALUACION DE ESTRELLAS O DE ESCALA
Permite calificar servicio entre otros y se visualiza así:
En el archivo CSV, saldrá como número la respuesta
CAMPO ADJUNTAR IMAGEN
Se visualizará asi, pudiendo cambiar los tamaños de la imagen, segun su necesidad.
INSERTAR EL FORMULARIO EN SU SITIO WEB
Si desea que el formulario quede inserto en su sitio web como el frame, tan solo debe copiar el código que está en la parte superior, en el cuadro negro e incrustar en su sitio web. Entregue este código al diseñador de su sitio web, el sabrá como hacerlo.
O si lo que desea es un link o enviar por correo, tan solo ejecute el formulario y copie la dirección web.
Y envíela por correo a quién o quienes desee que completen el formulario.
O cree en su sitio web o una serie de opciones de texto que tengan el hipervinculo para cada formulario, según la dirección web de cada formulario que haya creado, mensajero Digital.
Formulario en la bandeja de trabajo
Podrá observar en la bandeja de trabajo los formularios una vez sean completados y radicados por una persona.
Si el radicado en la bandeja de trabajo tiene una radicado adjunto, aparecerá y la pestaña se llamará según el nombre que usted le haya puesto al formulario. Como aparece en el recuadro rojo.
Si el radicado no tiene formulario, la pestaña aparece desactivada.
Como se observa el formulario
Al presionar la pestaña del formulario, aparecerá los datos completados en el formulario
Descargar Formulario
Ya podrá descargar el formulario en PDF, si así lo desea.
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